Software per cambi equipaggio per agenti e coordinatori
Seguite imbarchi e sbarchi con voli, hotel, trasporti, stato dell'immigrazione, documenti e costi, dentro la port call e il suo disbursement account.
Per chi è
- Gestite i cambi equipaggio come agenti marittimi, per uno o più armatori o ship manager
- Ogni rotazione significa voli, hotel, taxi e pratiche di immigrazione per ogni membro dell'equipaggio
- Gli equipaggi sono di più nazionalità, ciascuna con i propri documenti
- I piani cambiano quando la nave ritarda o un volo viene cancellato
- I costi di ogni cambio equipaggio devono arrivare nel disbursement account del principal
Il cambio equipaggio scorre in sottofondo finché qualcosa non si muove: la nave ritarda, un volo viene cancellato, manca un documento. A quel punto l'agente deve sapere, per ogni membro dell'equipaggio, su quale volo si trova, dove dorme, chi lo va a prendere e se l'immigrazione è a posto.
In molte agenzie queste informazioni stanno in fogli di calcolo, gruppi WhatsApp e una cartella per ogni marittimo, e i costi arrivano nel disbursement account solo se qualcuno li collega alla port call giusta.
In SupaMaritime Agent un cambio equipaggio è un servizio della port call. Elenca imbarchi e sbarchi con dati personali, di volo, hotel, trasporto e immigrazione, raccoglie i documenti del cambio e registra i costi per categoria. I totali confluiscono nel servizio di cambio equipaggio, che portate nella PDA o nella FDA insieme agli altri servizi.
Dove la giornata si rompe
Lo stato vive nella testa delle persone
Chi ha l'hotel, chi deve ancora avere un taxi, per chi l'immigrazione è completata: le risposte sono sparse tra messaggi, fogli di calcolo e la memoria di chi ha seguito lo scalo.
Documenti sparsi ovunque
Lettere di invito, OK to board, copie di passaporti e visti e crew list arrivano per email e WhatsApp e finiscono in cartelle diverse.
Cambi dell'ultimo minuto
La nave ritarda, un volo si sposta, notti in hotel e prelievi vanno modificati. Senza un unico elenco, ogni modifica si controlla persona per persona.
Costi che mancano nel DA
Voli, notti in hotel, taxi e diritti di immigrazione: alcuni arrivano nel DA, altri finiscono nelle spese generali dell'agenzia perché nessuno li ha collegati alla port call.
Più nazionalità per rotazione
Marittimi di paesi diversi richiedono documenti e pratiche diverse, e questo rende più difficile seguire lo stato di ciascuno.
Passaggi di consegne tra le parti
La società di crewing pianifica la rotazione, l'agente gestisce la parte portuale e la nave imbarca l'equipaggio. Ognuno tiene i propri registri, e i dettagli si perdono nel passaggio.
Costruito attorno al workflow, non aggiunto sopra
In SupaMaritime Agent un cambio equipaggio ha una propria schermata dentro la port call: imbarchi e sbarchi, dati di volo, hotel, trasporto e immigrazione, documenti e costi. Le azioni multiple aggiornano più marittimi insieme, ogni modifica viene scritta nella cronologia della port call, e i totali dei costi confluiscono nel servizio che fatturate in PDA o FDA.
Imbarchi e sbarchi per port call
Ogni cambio equipaggio elenca separatamente chi imbarca e chi sbarca, con nome completo, grado, nazionalità, data di nascita, numero di passaporto e note.
Dati di volo, hotel e trasporto
Registrate numero di volo, tratta, data e orari; nome dell'hotel con check-in e check-out; fornitore del trasporto e orario di prelievo, ciascuno con uno stato come prenotato, confermato o completato. Agent registra queste prenotazioni, non le effettua.
Stato dell'immigrazione
Seguite l'immigrazione di ogni marittimo come non necessaria, non richiesta, in corso o completata, con note su ciò che manca.
Documenti del cambio equipaggio
Allegate lettere di invito, OK to board, lettere di garanzia, copie di passaporti e visti, crew list e altri file al cambio equipaggio o al singolo marittimo.
Costi che arrivano nel DA
Registrate i costi per categoria (trasporto, hotel, immigrazione, agency fee, altro) con importi stimati ed effettivi in qualsiasi valuta. Se hanno la stessa valuta, i totali confluiscono nel servizio di cambio equipaggio, che portate nella PDA o nella FDA.
Aggiornamenti multipli e cronologia
Selezionate più marittimi e impostate trasporto, hotel o immigrazione in un colpo solo. Ogni modifica viene scritta nella cronologia della port call.
Esempio illustrativo: una rotazione di sei persone su una product tanker
Un'ipotetica product tanker fa scalo in un porto europeo e cambia sei marittimi: tre imbarcano arrivando in volo da paesi diversi e tre sbarcano e rientrano a casa. Chi imbarca ha bisogno di una notte in hotel, tutti e sei devono essere trasportati tra aeroporto, hotel e nave, e due richiedono pratiche di immigrazione. Poi la nave ritarda di un giorno.
Prima di SupaMaritime
Con SupaMaritime
La società di crewing invia per email l'elenco della rotazione in PDF, e l'agente lo ricopia in un foglio di calcolo.
Un servizio di cambio equipaggio sulla port call elenca tre imbarchi e tre sbarchi con grado, nazionalità, passaporto e dati di volo.
Lettere di invito e copie dei passaporti arrivano via WhatsApp ed email e vengono salvate in cartelle diverse.
Lettere di invito, OK to board e copie dei passaporti sono allegate al cambio equipaggio o a ogni marittimo.
Hotel e taxi sono seguiti nel foglio di calcolo e in una chat con la compagnia di taxi.
Hotel e trasporto vengono impostati per tutti gli imbarchi con un'azione multipla; gli stati mostrano che cosa è prenotato, confermato o completato.
Lo stato dell'immigrazione dei due marittimi è noto solo a chi se ne occupa.
L'immigrazione dei due marittimi passa da non richiesta a in corso a completata, con note lungo il percorso.
Quando la nave ritarda, l'agente passa in rassegna ogni marittimo per capire che cosa cambiare.
Dopo il ritardo, l'agente aggiorna date dell'hotel e orari di prelievo sulla stessa schermata, e la cronologia registra ogni modifica.
Le fatture di hotel, taxi e diritti di immigrazione arrivano nelle settimane successive e vengono abbinate alla port call a mano.
I costi sono registrati per categoria con importi stimati ed effettivi; il totale confluisce nel servizio di cambio equipaggio e viene portato nella FDA con gli altri servizi.
Fatti verificabili
Lettera di invito, OK to board, lettera di garanzia, copia del passaporto, copia del visto, crew list e altro.
Trasporto, hotel, immigrazione, agency fee e altro, ciascuna con importi stimati ed effettivi.
Costi in qualsiasi valuta; fatture e conti vengono convertiti in EUR con i cambi giornalieri della BCE.
Inglese, italiano, spagnolo, francese e tedesco.
Perché il cambio equipaggio è più difficile di altri servizi portuali
Una port call tipica ha pochi principal, un elenco finito di servizi e un insieme noto di formalità. Il cambio equipaggio aggiunge le persone: più marittimi di paesi diversi, ciascuno con il proprio viaggio, i propri documenti e i propri tempi. L'ETA della nave si sposta, i voli si spostano, e il comandante vuole comunque il nuovo ufficiale a bordo prima della partenza.
È un lavoro più vicino al coordinamento di viaggi che al resto dell'agenzia marittima: orari collegati, documenti con scadenze strette e continui cambi dell'ultimo minuto. Ciò che aiuta di più è un unico posto in cui lo stato di ogni persona sia visibile.
In SupaMaritime Agent quel posto è il servizio di cambio equipaggio sulla port call. Ogni marittimo ha una riga con lo stato di volo, hotel, trasporto e immigrazione. Quando la nave ritarda, vedete tutte le persone coinvolte su un'unica schermata e le aggiornate lì, una per una o con un'azione multipla. Agent non riprogramma nulla da solo: tiene il piano in un unico posto.
Documenti e stato fuori dalla casella di una sola persona
Anche i reparti che gestiscono i cambi equipaggio hanno turnover. Quando chi ha seguito una rotazione è assente, lettere di invito, conferma dell'hotel e orario del taxi non dovrebbero restare bloccati nella sua casella email o sul suo telefono.
In Agent i documenti sono allegati al cambio equipaggio o al singolo marittimo, le prenotazioni sono registrate su ogni persona, e la cronologia della port call mostra chi ha modificato che cosa. Le email a principal e fornitori si possono scrivere dalla port call e restano nel suo archivio email.
L'accesso segue i ruoli: gli admin decidono che cosa manager, member e viewer possono leggere, creare, modificare ed eliminare, e gli utenti possono proteggere l'accesso con l'autenticazione a più fattori.
Portare i costi del cambio equipaggio nel DA
Il cambio equipaggio genera molti costi piccoli: voli, notti in hotel, taxi, diritti di immigrazione, l'agency fee. Arrivano in momenti diversi, spesso dopo che la nave è partita, e ognuno va abbinato alla port call e al principal giusti.
In Agent ogni costo viene registrato sul cambio equipaggio appena è noto, con categoria, importo stimato, importo effettivo e valuta. Se tutti i costi hanno la stessa valuta, i totali confluiscono nel servizio di cambio equipaggio; se le valute sono miste, il servizio mostra il dettaglio invece di un totale fuorviante.
Il servizio di cambio equipaggio viene poi portato nella PDA o nella FDA insieme agli altri servizi. Il conto finale si può esportare in PDF, come XML FatturaPA per la fatturazione elettronica italiana o come CSV di scritture contabili per la vostra contabilità.
Lavorare con società di crewing, agenzie di viaggio e nave
Un cambio equipaggio coinvolge più parti: la società di crewing che pianifica la rotazione, un'agenzia di viaggi che prenota voli e hotel, a volte un'agenzia visti, e la nave stessa.
SupaMaritime Agent non si collega a sistemi di crewing, di viaggio o per i visti, e non ha API pubbliche. L'agente inserisce i dati confermati su ogni marittimo e allega i documenti ricevuti. Le email alle altre parti si possono inviare dalla port call, e i fornitori possono rispondere alle richieste di preventivo da un link senza account.
Per la nave, il link di condivisione in sola lettura della port call mostra ormeggi, servizi e consegne: il cambio equipaggio compare come riga di servizio, mentre crew list, costi e fornitori non vengono mostrati.
Come si confronta con le alternative
Usati da armatori e società di crewing per l'anagrafica dei marittimi, i contratti, i certificati e le paghe. SupaMaritime Agent copre la parte del cambio equipaggio che spetta all'agente in porto e non si collega a questi sistemi.
Prenotano voli e hotel. Agent non prenota viaggi: registrate su ogni marittimo i dati di volo e hotel confermati.
Flessibili e familiari. Lo stato di ogni persona, i documenti e i costi stanno in posti diversi.
Tenetelo per la contabilità. Agent esporta il conto finale come XML FatturaPA e come CSV di scritture contabili; non ha un collegamento diretto con i software contabili.
Domande frequenti
Quale software aiuta a gestire la logistica dei cambi equipaggio?
Come posso seguire visti e documenti dell'equipaggio?
Prenota i voli o si collega a sistemi di viaggio?
Come gestisco i cambi dell'ultimo minuto?
Che differenza c'è tra crew management e software per cambi equipaggio?
Come gestisce equipaggi di più nazionalità?
Posso usare il cambio equipaggio senza il resto della piattaforma?
Esiste un piano gratuito o una prova?
Vedila nel tuo workflow, non una demo generica
Ti mostreremo casi d'uso creato per i coordinatori dei cambi equipaggio.
Agent non ha un piano gratuito né prezzi pubblicati. I piani a pagamento (Starter, Pro con funzioni AIS, Enterprise) sono su richiesta: prenotate una demo e vi invieremo un preventivo.