Software per agenzie marittime ad alto volume
Per agenzie con molti scali aperti insieme: modelli condivisi, ruoli e cronologia su ogni scalo. Cosa fa Agent per un team numeroso e cosa non fa.
Per chi è
- La vostra agenzia gestisce un volume elevato di scali in uno o più porti trafficati
- Personale operativo e amministrativo lavora in parallelo su molti scali con più mandanti
- I mandanti si aspettano i conti esborsi in tempi brevi e fanno domande dettagliate
- Team diversi usano modelli di DA diversi e nei passaggi di consegne si perdono informazioni
- Volete un unico posto per vedere cosa è in corso e cosa è successo su ogni scalo
In un porto trafficato un solo ufficio d'agenzia può avere decine di scali aperti contemporaneamente, con operativo, amministrazione, documentazione, husbandry e cambi equipaggio che lavorano in parallelo.
A quella scala il problema non è tanto il singolo agente quanto il modo in cui il team lavora insieme: modelli condivisi, passaggi di consegne, un'amministrazione che lavora sugli stessi numeri dell'operativo e una traccia di ciò che è successo su ogni scalo. Molte agenzie tengono ancora insieme tutto questo con un vecchio gestionale, export su fogli di calcolo e cartelle condivise.
SupaMaritime Agent dà a un team numeroso una struttura comune: tipi di servizio, stati, sezioni del DA e modelli email definiti per tutta l'organizzazione, ruoli con una matrice dei permessi, una dashboard e una bacheca operativa aggiornate in tempo reale e una cronologia su ogni scalo. È un'applicazione web senza API pubblica né consolidamento multi-sede, e questa pagina dice dove si ferma.
Dove la giornata si rompe
Ogni desk ha il suo modello di DA
Il desk cisterne usa un foglio di calcolo, quello delle rinfuse un altro. Quando una nave cambia desk o un junior passa a un altro team, le differenze vanno tradotte a mano.
Nelle settimane intense le scadenze slittano
I mandanti si aspettano il PDA prima dell'arrivo e l'FDA poco dopo la partenza. Sono i passaggi manuali, come cercare modelli e fatture dei fornitori, a far arrivare in ritardo quei conti.
Gli agenti senior sono il collo di bottiglia
Ai junior non si affidano i conti con più mandanti, così gli agenti senior finiscono per rivedere tutto e le loro ferie diventano un rischio.
L'amministrazione lavora su export
L'operativo chiude gli scali nei fogli di calcolo e l'amministrazione estrae i numeri dopo. La chiusura di fine mese diventa un esercizio di riconciliazione.
Nessuna vista unica degli scali in corso
La direzione non vede gli scali in corso oggi senza chiedere a ogni desk.
Ricostruire uno scalo richiede scavare
Audit e domande dei mandanti obbligano a ricostruire cosa è successo su uno scalo partendo da email e cartelle personali.
Costruito attorno al workflow, non aggiunto sopra
SupaMaritime Agent dà a tutti in agenzia la stessa struttura: un record per scalo, gli stessi tipi di servizio e sezioni del DA, gli stessi modelli email e ruoli che decidono chi può vedere e modificare cosa. L'amministrazione lavora sulle voci del DA, sulle fatture e sui pagamenti registrati dall'operativo, e ogni modifica compare nella cronologia dello scalo.
Modelli per tutta l'organizzazione
Definite una volta per tutta l'agenzia i tipi di servizio con prezzo di vendita predefinito, gli stati dei servizi, le sezioni del DA e i modelli email in cinque lingue. Tutti creano servizi e conti dallo stesso catalogo.
Dashboard e bacheca operativa in tempo reale
La dashboard mostra scali attivi, navi in porto, arrivi nei prossimi sette giorni e il saldo da incassare dai mandanti. La bacheca operativa elenca servizi, attività e consegne raggruppati per scalo e si aggiorna mentre i colleghi lavorano.
Scali con più mandanti
Collegate più mandanti a uno scalo con le rispettive quote, suddividete le voci del DA tra di loro e producete PDA o FDA per singolo mandante o complessivo. Le email di PDA e FDA inviate dallo scalo vengono registrate.
Ruoli, permessi e cronologia
Ruoli admin, manager, membro e visualizzatore con una matrice dei permessi per risorsa, autenticazione a più fattori e una cronologia su ogni scalo che registra cosa è cambiato.
Radar portuale AIS (Pro)
Con il piano Pro vedete le navi in avvicinamento ai vostri porti entro un raggio che scegliete voi, le posizioni AIS sugli scali, un vessel tracker e lo storico degli scali per nave. Non incluso nel piano Starter.
Passaggio alla contabilità
Generate l'XML FatturaPA dal DA finale ed esportate gli esborsi dell'FDA in CSV come scritture contabili (dare mandante, avere fornitore). Agent non ha API né connettori diretti verso SAP, NetSuite o Oracle.
Esempio illustrativo: una giornata intensa in una grande agenzia
Un caso ipotetico, non la storia di un cliente. Un'agenzia ha circa quaranta scali aperti tra i team container, cisterne e rinfuse. Tre navi ripartiscono i costi tra più mandanti, il direttore amministrativo ha bisogno di numeri per un consiglio di amministrazione e questa settimana entrano nuovi colleghi.
Prima di SupaMaritime
Con SupaMaritime
Ogni mattina il responsabile operativo passa di desk in desk per capire cosa sta succedendo.
Il responsabile operativo apre la dashboard e la bacheca operativa e vede in un unico posto scali in corso, arrivi imminenti e servizi aperti.
Ogni team tiene il proprio modello di DA, quindi un passaggio tra team significa riformattare.
Tutti i team usano gli stessi tipi di servizio e le stesse sezioni del DA definiti per l'organizzazione.
Gli scali a costi condivisi vengono ripartiti in un foglio di calcolo a parte, con quote inserite a mano.
Ogni scalo a costi condivisi ha i propri mandanti collegati con le quote; le voci del DA sono suddivise tra di loro e ciascuno riceve il proprio PDA e FDA.
L'amministrazione chiede i crediti per mandante e qualcuno inizia a mettere insieme gli export.
La dashboard mostra il saldo da incassare dai mandanti e ogni scalo contiene le proprie fatture e i propri pagamenti.
I nuovi colleghi imparano il modello di un team e non riescono facilmente ad aiutare un altro team.
I nuovi colleghi imparano un solo modo di lavorare, con ruoli che limitano cosa possono modificare mentre imparano.
Un mandante contesta un vecchio FDA e la risposta va ricostruita dalle email.
Per la contestazione sul vecchio FDA, cronologia, documenti e archivio email dello scalo mostrano cosa è stato inviato e quando.
Fatti verificabili
Obiettivo di disponibilità mensile previsto dalle nostre condizioni. È un obiettivo, non una garanzia; i crediti di servizio valgono solo se previsti dal vostro ordine.
Puntiamo a rispondere entro un giorno lavorativo, via email e nell'app, nei giorni lavorativi spagnoli dalle 09:00 alle 18:00 CET.
Esportate i vostri dati in qualsiasi momento, e i file nel formato originale, senza costi di export.
Admin, manager, membro e visualizzatore, con una matrice dei permessi per risorsa e autenticazione a più fattori.
Cosa aspettarsi da un software cloud per una grande agenzia
Molti gestionali d'agenzia in uso oggi sono stati progettati per server interni e per un piccolo gruppo di utenti esperti. Un'applicazione web in cloud cambia ciò che l'agenzia deve gestire da sé: nessun server da mantenere, aggiornamenti senza progetti di upgrade e accesso da qualsiasi browser.
SupaMaritime Agent è solo un'applicazione web in cloud; non esiste una versione on-premise. I server applicativi sono a Parigi e il database di Agent è a Londra (Regno Unito, coperto da una decisione di adeguatezza UE). I dati sono cifrati in transito e a riposo dai fornitori, i database vengono salvati ogni giorno e i backup conservati per sette giorni, e un accordo sul trattamento dei dati conforme al GDPR fa parte delle condizioni.
Conviene essere chiari su ciò che manca: Agent non ha API pubblica, né webhook, né connettori diretti verso ERP o port community system. I dati escono da Agent come documenti PDF, XML FatturaPA, export contabile CSV ed export completi in CSV, JSON o XLSX.
Standardizzare senza perdere le competenze dei singoli desk
Le grandi agenzie temono che un modello comune appiattisca ciò che ogni team sa. L'alternativa che la maggior parte ha oggi, un foglio di calcolo separato per desk, è più difficile da riconciliare e da passare a un collega.
In Agent la standardizzazione passa dal catalogo dell'organizzazione: tipi di servizio con prezzo di vendita predefinito, stati dei servizi, sezioni del DA, tipi di incarico (agenzia piena, husbandry o protettiva) e modelli email. I team possono aggiungere i tipi di servizio di cui hanno bisogno, per esempio una specifica perizia o un servizio di pulizia, e tutti vedono lo stesso elenco.
Agent non ha una struttura separata per desk o modelli per tipo di nave. Chi passa dalle cisterne alle rinfuse usa le stesse schermate e lo stesso catalogo, così la conoscenza sta nella configurazione condivisa e non nel foglio di calcolo di una sola persona.
Rispettare le scadenze dei mandanti sui conti esborsi
I mandanti giudicano le agenzie da quanto rapidamente e accuratamente inviano i conti esborsi e rispondono alle domande. Le scadenze saltano di solito per via dei passaggi manuali: trovare il modello giusto, aspettare la revisione di un agente senior, cercare una fattura del fornitore nelle caselle email.
Agent elimina alcuni di questi passaggi: i servizi arrivano dal catalogo condiviso, le voci del PDA vengono copiate nell'FDA, gli importi in altre valute usano il tasso BCE e il PDA o l'FDA si invia via email dallo scalo, con una traccia di cosa è stato inviato e a chi.
Agent non tiene traccia delle scadenze per mandante né misura il tempo per arrivare a PDA e FDA. La dashboard mostra gli arrivi imminenti e la bacheca operativa i servizi aperti: è lì che il team vede cosa fare dopo.
Introdurre Agent in un'agenzia di grandi dimensioni
Non indichiamo tempi standard di implementazione: la durata dipende dai vostri dati e dal vostro team. Il lavoro invece è prevedibile: dati anagrafici (porti, mandanti, fornitori, navi), catalogo di servizi e DA, ruoli e permessi e i dati aziendali che compaiono nei PDF.
Molte agenzie partono con un solo team su scali reali prima di estendere agli altri. Onboarding, migrazione dei dati e formazione sono inclusi solo se previsti dal vostro ordine; l'assistenza è via email e nell'app nei giorni lavorativi spagnoli e puntiamo a rispondere entro un giorno lavorativo.
A questa scala ci sono anche limiti da considerare. Agent funziona come un'unica organizzazione: non ha consolidamento multi-sede né reportistica di gruppo, e non ha un'API per alimentare un data warehouse. Se vi servono, parlatene durante la demo per valutare se fa al caso vostro.
Come si confronta con le alternative
Fornitore di software per agenzie portuali presente sul mercato da molti anni.
Software ERP per agenzie portuali.
Molte agenzie dei grandi porti usano software sviluppato localmente o regionale; conviene confrontarlo con gli stessi criteri.
Suite di software per ship management, rivolta soprattutto ad armatori e ship manager.
Domande frequenti
Cos'è un ERP per agenzie marittime?
In cosa differisce il software per grandi agenzie da quello per piccole agenzie?
SupaMaritime Agent può gestire migliaia di scali all'anno?
Come rispettano le grandi agenzie le scadenze dei mandanti sui conti esborsi?
SupaMaritime Agent si integra con SAP, NetSuite o Oracle?
Come può una grande agenzia ridurre il rischio quando un agente senior se ne va?
Più sedi possono lavorare nello stesso account SupaMaritime Agent?
Quali prezzi si applicano alle grandi agenzie?
Vedila nel tuo workflow, non una demo generica
Ti mostreremo casi d'uso creato per le agenzie dei grandi porti.
Agent non ha un piano gratuito né un listino pubblico. Starter, Pro (con le funzioni AIS) ed Enterprise sono su preventivo: prenotate una demo e vi invieremo un'offerta.