Software per agenzie marittime piccole e medie
Scali, PDA e FDA, cambi equipaggio, richieste di preventivo e consegne in un unico record per scalo, al posto di fogli di calcolo ed email sparse.
Per chi è
- Gestite un'agenzia marittima in uno o pochi porti
- Il vostro team segue navi mercantili di vario tipo: portarinfuse, cisterne, portacontainer, ro-ro o general cargo
- Preparate PDA e FDA in Excel e li inviate via email ai mandanti
- Alcuni scali hanno più di un mandante e i costi arrivano in valute diverse
- Volete un sistema che anche i colleghi junior possano usare senza rompere il processo
L'agente marittimo coordina l'arrivo della nave, le formalità con le autorità, i cambi equipaggio, i servizi di husbandry e i conti dovuti al mandante, spesso per più navi contemporaneamente e con richieste che cambiano di ora in ora.
In molte agenzie tutto questo passa ancora da Outlook, Excel e WhatsApp. Il risultato è noto: ogni agente ha il suo modello di DA, PDA e FDA vengono ricostruiti a mano e, quando chi ha seguito lo scalo è assente, nessun altro trova la pratica.
SupaMaritime Agent è un'applicazione web costruita attorno allo scalo. Servizi, conti esborsi, fatture, pagamenti, cambi equipaggio, documenti, consegne ed email stanno nello stesso record, con una cronologia di ogni modifica.
Dove la giornata si rompe
I modelli di DA si moltiplicano
Ogni agente ha il proprio modello Excel. La versione inviata al mandante non è sempre quella che vede l'amministrazione e la riconciliazione di fine mese richiede più tempo del dovuto.
Da PDA a FDA si riscrive tutto
Chiudere uno scalo significa copiare a mano il proforma nel conto finale, applicare i tassi di cambio e spiegare le differenze al mandante.
Le ripartizioni tra mandanti si fanno a mano
Quando i costi sono condivisi tra più mandanti, le quote finiscono spesso in un'altra scheda del foglio di calcolo, dove un numero sbagliato passa inosservato finché il mandante non chiede spiegazioni.
Il cambio equipaggio genera la sua burocrazia
Nomi, gradi, passaporti, voli e ricevute di chi imbarca e sbarca finiscono in cartelle e chat separate per ogni scalo.
L'email è l'unico archivio
Quando un agente se ne va, porta con sé ciò che sa di ogni mandante e di ogni scalo aperto. Non c'è una cronologia condivisa da passare a un collega.
I mandanti vogliono i conti in fretta
I mandanti si aspettano il PDA prima dell'arrivo e l'FDA poco dopo la partenza. Con passaggi manuali, in una settimana intensa quel lavoro slitta alla sera.
Costruito attorno al workflow, non aggiunto sopra
SupaMaritime Agent tiene un record per ogni scalo. Servizi e attività, PDA e FDA, fatture dei fornitori, pagamenti dei mandanti, cambi equipaggio, documenti e consegne stanno tutti in quel record e ogni modifica compare nella sua cronologia. Il team può anche registrare servizi, foto dei colli e messaggi vocali da Telegram; il bot chiede conferma prima di scrivere qualsiasi dato.
Scali in vista tabella, Kanban e calendario
Seguite ogni scalo nei suoi stati, dalla nomina al saldo. Una bacheca operativa raggruppa servizi, attività e consegne per scalo e un calendario mostra gli arrivi per mese o per settimana.
PDA e FDA con export PDF
Aggiungete le voci del DA per categoria, copiate le voci del PDA nell'FDA e adeguatele ai costi effettivi; l'FDA mostra lo scostamento rispetto al PDA. Esportate un PDF dettagliato o riepilogativo e inviatelo via email dallo scalo.
Costi ripartiti tra mandanti
Collegate più mandanti a uno scalo con la rispettiva quota, suddividete una voce del DA tra di loro e generate il PDA o l'FDA per un singolo mandante o per tutti insieme.
Cambi equipaggio con voli e costi
Registrate chi imbarca e chi sbarca con grado, nazionalità, passaporto e dati del volo, conservate i loro documenti nello scalo e seguite i costi stimati ed effettivi di ogni cambio equipaggio.
Fatture, pagamenti ed export contabile
Registrate fatture dei fornitori e pagamenti dei mandanti sullo scalo, con i tassi BCE giornalieri per le altre valute. Generate l'XML FatturaPA dal DA finale ed esportate gli esborsi dell'FDA in CSV come scritture contabili.
Radar portuale AIS e vessel tracker (Pro)
Con il piano Pro vedete le posizioni AIS sui vostri scali, le navi in avvicinamento ai vostri porti entro un raggio che scegliete voi, un vessel tracker, un pianificatore di rotte e i dati della nave per numero IMO. Non incluso nel piano Starter.
Esempio illustrativo: una portarinfuse con cambio equipaggio
Un caso ipotetico, non la storia di un cliente. Una portarinfuse fa scalo in un porto del Mediterraneo per sbarcare grano, con un cambio equipaggio di cinque persone. Due mandanti si dividono i costi portuali.
Prima di SupaMaritime
Con SupaMaritime
L'agente senior prepara il PDA in Excel e lo invia via email a entrambi i mandanti, che rispondono con modifiche in conversazioni separate.
Lo scalo viene creato alla nomina, con entrambi i mandanti e le rispettive quote.
Documenti dell'equipaggio e dati dei voli arrivano su WhatsApp dal comandante, dalla società di crewing e dall'agenzia viaggi.
I servizi vengono aggiunti dai tipi di servizio dell'agenzia, i preventivi ai fornitori vengono richiesti via email e il PDA viene esportato in PDF e inviato dallo scalo.
Le fatture per pilotaggio, rimorchio e diritti portuali arrivano in caselle email diverse e vengono abbinate allo scalo a mano.
I cinque membri dell'equipaggio vengono registrati con grado, nazionalità, passaporto e voli; documenti e costi stanno nel cambio equipaggio.
La quota di ciascun mandante viene calcolata in un'altra scheda del foglio di calcolo, inserita a mano.
Le fatture dei fornitori vengono registrate sullo scalo man mano che arrivano e gli importi in altre valute sono convertiti con il tasso BCE.
L'FDA aspetta l'ultima fattura e poi viene ricostruito partendo dal file del PDA.
Le voci del PDA vengono copiate nell'FDA e adeguate ai costi effettivi; ogni mandante riceve un FDA con le proprie voci e lo scostamento rispetto al PDA.
Quando l'agente senior è assente, nessun altro sa a che punto è la pratica.
Chiunque nel team può aprire lo scalo e leggerne la cronologia per vedere cosa è stato fatto e cosa resta in sospeso.
Fatti verificabili
Copiate le voci del PDA nell'FDA, inserite i costi effettivi e mostrate lo scostamento rispetto al PDA nel PDF.
I tassi di riferimento giornalieri della BCE convertono in EUR le voci del DA in altre valute.
XML della fattura elettronica italiana dal DA finale, più un export CSV degli esborsi dell'FDA come scritture contabili.
Inglese, italiano, spagnolo, francese e tedesco.
Perché gli ERP generici non si adattano a un'agenzia marittima
Gli ERP generici modellano ordini di acquisto, ordini di vendita, clienti e fornitori. Lo scalo è un'altra cosa: un evento con un inizio e una fine, i cui costi sono fatturati a uno o più mandanti ma pagati a molti fornitori, come autorità portuale, piloti, rimorchiatori, ormeggiatori e la stessa agenzia, con stime che cambiano tra proforma e conto finale e importi in più di una valuta.
Far entrare tutto questo in un ERP generico richiede di solito configurazioni su misura e spesso l'operatività torna ai fogli di calcolo, perché il sistema non rappresenta lo scalo come lo vivono gli agenti.
SupaMaritime Agent prende lo scalo come unità di lavoro. Servizi, conti esborsi, fatture, pagamenti, cambi equipaggio, documenti, consegne, email e cronologia sono tutti collegati allo scalo. Agent non è una contabilità generale: i conti finali passano al vostro software contabile come XML FatturaPA o come CSV di scritture contabili.
Cosa distingue il software per agenzie portuali dal software per agenzie marittime
I due termini si usano spesso come sinonimi. In pratica il software per agenzie portuali si concentra sul lavoro in porto: coordinamento di arrivo e ormeggio, formalità, servizi di husbandry, logistica a terra per i cambi equipaggio e contabilità degli esborsi. Il software per agenzie marittime può indicare la stessa cosa oppure una categoria più ampia che copre anche il lato armatoriale, come gestione dei viaggi e noleggio.
Se guadagnate compensi rappresentando armatori e operatori in porto, vi serve un software per agenzie portuali, ed è ciò che fa SupaMaritime Agent. Se gestite navi, vi serve un software di ship management. SupaMaritime Merchant copre manutenzione, dati dell'equipaggio e compliance per le navi mercantili; non gestisce noleggi né contabilità di viaggio.
Una prova pratica: se i conti esborsi sono il documento principale che consegnate ai clienti, siete un agente portuale e il modulo da valutare è Agent.
Come scegliere un software per agenzie portuali nel 2026
Partite dalle basi: il PDA prodotto dallo strumento è migliore dell'Excel che inviate oggi, l'amministrazione userà quei numeri per fatturare ai mandanti, i colleghi junior possono usarlo senza rompere il processo e il prezzo ha senso rispetto al numero di scali che gestite.
Poi guardate tre aspetti. Scali con più mandanti: dovete poter collegare più mandanti allo stesso scalo e ripartire i costi, non creare scali duplicati. Tassi di cambio: le voci in altre valute devono usare un tasso di riferimento pubblicato, come il tasso giornaliero della BCE, e non un tasso annuale fisso. Documenti: allegare una bolla di consegna o una fattura allo scalo deve essere rapido, altrimenti il team tornerà all'email.
Infine, la proprietà dei dati. Scali, mandanti e storico dei DA sono informazioni commercialmente sensibili. In SupaMaritime potete esportare i dati in CSV, JSON o XLSX e i file nel formato originale in qualsiasi momento, senza costi di export, e avete almeno 30 giorni dopo la fine del contratto per recuperare tutto. Un accordo sul trattamento dei dati conforme al GDPR fa parte delle condizioni.
Per iniziare: cosa comporta la configurazione
Agent non ha un piano gratuito né una prova gratuita: l'accesso parte da un piano a pagamento (Starter, Pro o Enterprise), con preventivo su richiesta. Una demo è il modo migliore per verificare se si adatta al modo in cui lavora la vostra agenzia.
La configurazione parte dai dati anagrafici: porti, mandanti, fornitori e navi, tipi e stati dei servizi, sezioni del DA e i dati aziendali, il logo e le coordinate bancarie che compaiono nei PDF. Poi invitate il team, assegnate i ruoli e chi lo desidera collega il bot Telegram.
Non serve un reparto IT, perché Agent funziona nel browser. Onboarding, migrazione dei dati e formazione sono inclusi solo se previsti dal vostro ordine. L'assistenza è via email e nell'app nei giorni lavorativi spagnoli e puntiamo a rispondere entro un giorno lavorativo.
Come si confronta con le alternative
Software cloud per agenzie portuali.
Piattaforma cloud per agenzie portuali.
Fornitore di software per agenzie portuali presente sul mercato da molti anni.
Software ERP per agenzie portuali.
Software per agenzie portuali posizionato sull'intelligenza artificiale.
Domande frequenti
Cos'è un software per agenzie portuali?
Che differenza c'è tra PDA e FDA?
Un software per agenzie portuali può gestire la ripartizione degli esborsi tra più mandanti?
Quanto costa SupaMaritime Agent?
Un software per agenzie portuali può gestire i tassi di cambio BCE?
Come tengono traccia dei cambi equipaggio gli agenti portuali?
SupaMaritime Agent si integra con i port community system?
Cosa cambia quando un'agenzia portuale abbandona Excel?
Vedila nel tuo workflow, non una demo generica
Ti mostreremo casi d'uso creato per agenti marittimi.
Agent non ha un piano gratuito né un listino pubblico. Starter, Pro (con le funzioni AIS) ed Enterprise sono su preventivo: prenotate una demo e vi invieremo un'offerta.