Software per albi e registri professionali del settore marittimo
Gestione accreditamenti dalla domanda al sigillo: documenti, referenze, fasi di revisione e una pagina pubblica che verifica un iscritto in pochi secondi.
Per chi è
- Ammettete iscritti solo dopo aver verificato certificati, esperienza e referenze
- Pubblicate un albo di periti accreditati, equipaggi o comandanti approvati, enti di formazione riconosciuti o fornitori qualificati
- Armatori, broker o assicuratori vi chiedono di confermare che una persona sia davvero iscritta
- Le domande arrivano via email con PDF allegati e i revisori lavorano su conversazioni inoltrate
- I certificati STCW, MCA o RYA scadono e ve ne accorgete quando se ne accorge un cliente
Un albo vale quanto la fiducia che ispira a chi non vi conosce. Quando un armatore incarica un perito, una società di gestione imbarca un comandante o un assicuratore accetta una perizia, la domanda è sempre la stessa: questa persona è davvero accreditata dall'ente che cita, oggi? Gli enti certificatori e i registri professionali del settore marittimo esistono per rispondere a questa domanda, e la maggior parte lo fa ancora a mano.
Dietro l'elenco pubblico di solito c'è una casella email piena di domande con allegati, un foglio di calcolo per sapere chi ha esaminato cosa, referenze sollecitate al telefono, una delibera annotata nel verbale e un PDF dell'albo esportato poche volte l'anno. Ogni passaggio funziona; è il collegamento tra i passaggi che si spezza. Un iscritto decaduto resta nel PDF, un logo continua a comparire su un sito dopo la fine dell'iscrizione, e il cliente che vuole verificare deve scrivere alla segreteria e aspettare.
SupaMaritime Guild è un software per albi e registri professionali costruito attorno a quella catena: la domanda con le sue evidenze, la revisione con revisori assegnati e referenze, la decisione, un sigillo verificabile, le qualifiche con le scadenze e una pagina pubblica di verifica che risponde dal dato aggiornato. È gestione accreditamenti pensata per gli enti marittimi, non un modello di attestato aggiunto a uno strumento generico.
Dove la giornata si rompe
Le domande vivono in una casella email
I moduli arrivano come allegati in formati diversi. Certificati, curriculum e prove di esperienza sono sparsi tra le email, e il fascicolo completo di un candidato esiste solo nella memoria di qualcuno.
I revisori lavorano su email inoltrate
Ogni revisore riceve una copia e commenta in risposta, poi la segreteria unisce i pareri a mano. Nessuno vede a colpo d'occhio quali domande aspettano chi, e a quale passaggio.
Le referenze si sollecitano al telefono
I referenti ricevono una email, se ne dimenticano e vanno ricontattati a mano. Quando la referenza arriva, finisce in un posto diverso dalla domanda a cui appartiene.
L'albo è un PDF che invecchia
L'elenco pubblicato viene esportato poche volte l'anno. Tra un'esportazione e l'altra mostra iscritti decaduti e non mostra chi è stato approvato la settimana scorsa.
Verificare significa scrivere alla segreteria
Il cliente che vuole confermare un accreditamento scrive all'ufficio e aspetta. Un logo copiato su un sito è identico a uno autentico, e nessuno sa quante volte qualcuno ha provato a verificarlo.
Le scadenze dei certificati passano inosservate
STCW, MCA, RYA e le patenti nazionali hanno una data di scadenza. Senza un registro che le segua, un certificato scaduto lo scopre un cliente, non l'ente che ne ha garantito il titolare.
Costruito attorno al workflow, non aggiunto sopra
SupaMaritime Guild segue un accreditamento dal primo modulo alla verifica pubblica. Domanda, documenti, referenze, revisioni e decisione restano in un unico fascicolo; l'approvazione crea l'iscrizione ed emette il sigillo; il sigillo rimanda a una pagina di verifica che legge lo stato dell'iscrizione nel momento in cui qualcuno controlla.
Domande online con documenti e referenze
Moduli di domanda progettati da voi, con caricamento dei documenti e campi per le qualifiche. La bozza si salva automaticamente e il candidato la riprende da un link. I referenti rispondono da un link personale, senza account, e la richiesta si reinvia dal fascicolo.
Fasi di revisione con revisori assegnati
Definite fino a otto fasi, per esempio verifica d'ufficio, referenze e delibera della commissione. I revisori assegnati vedono solo le proprie domande e compilano una revisione a checklist. Si approva solo dall'ultima fase, si respinge da qualsiasi fase.
Richiesta di integrazioni e decisione registrata
Chiedete al candidato ciò che manca e riprendete dalla stessa fase quando arriva. La decisione crea l'iscrizione, copia qualifiche e documenti nella scheda dell'iscritto, emette il sigillo e lo invita al portale.
Sigillo verificabile e pagina pubblica di verifica
Ogni iscritto approvato riceve un sigillo collegato a una pagina pubblica che mostra in tempo reale se l'iscrizione è in regola, con categoria e data di validità. Ogni verifica viene registrata e lo staff può rigenerare il codice per revocare quello precedente.
Registro qualifiche con promemoria di scadenza
Certificati STCW, MCA, RYA e nazionali con documento e data di scadenza. Schede per in scadenza, scaduti e da verificare; lo staff approva o respinge; il team riceve promemoria a 90, 30 e 7 giorni e il giorno della scadenza.
Un albo da incorporare e di cui fidarsi
Una directory pubblica con i soli dati consentiti dal consenso dell'iscritto e dalle vostre regole di visibilità, campi personalizzati, coda di approvazione per le modifiche al profilo, widget sigillo e domanda per il vostro sito, e registro di audit.
Un albo di periti nautici accreditati, esempio illustrativo: prima e dopo
Esempio illustrativo con un ente di fantasia. Un'associazione nazionale di periti navali tiene un albo di periti nautici accreditati consultato da armatori, broker e assicuratori. Le domande arrivano con regolarità, ognuna con prova delle qualifiche, due referenze professionali e una delibera della commissione, e i clienti chiedono via email di confermare gli accreditamenti.
Prima di SupaMaritime
Con SupaMaritime
Il candidato invia via email modulo, curriculum e certificati scansionati; la polizza assicurativa mancante arriva una settimana dopo in un'altra email e viene archiviata altrove.
Il candidato compila il modulo online, carica i documenti, salva la bozza e la completa più tardi: il fascicolo è intero in un solo posto.
La segreteria inoltra il fascicolo a due membri della commissione, che rispondono con commenti in conversazioni separate.
La domanda entra nella prima fase, verifica d'ufficio. Due membri della commissione vengono assegnati e vedono solo le domande loro assegnate.
I referenti ricevono una email, uno non risponde e il sollecito è una telefonata di cui non resta traccia.
I referenti ricevono un link personale e rispondono senza account; una richiesta in ritardo si reinvia dalla domanda.
La commissione approva in riunione; il PDF dell'albo sul sito cambia alla successiva esportazione trimestrale.
Manca un documento: parte una richiesta di integrazione, il candidato lo aggiunge e la revisione riprende dalla stessa fase, poi passa alla delibera della commissione.
Un armatore scrive per sapere se il perito indicato in una perizia è accreditato e attende la risposta della segreteria.
L'approvazione nell'ultima fase crea l'iscrizione, emette il sigillo e invita il perito al portale; il sigillo risulta valido da quel momento e il profilo compare in directory quando l'iscritto accetta di essere elencato.
Il certificato di un perito scade e l'associazione lo scopre mesi dopo, da un cliente.
L'armatore apre il link del sigillo e vede in tempo reale che l'iscrizione è in regola; la verifica viene registrata. Lo staff riceve promemoria a 90, 30 e 7 giorni dalla scadenza dei certificati.
Fatti verificabili
La pagina di verifica legge lo stato dell'iscrizione al momento del controllo: attiva o nel periodo di tolleranza risulta valida; decaduta, sospesa o con codice revocato no.
Giorni prima della scadenza di un certificato in cui il team riceve una notifica, una sola volta per ciascuna soglia.
Ogni verifica viene registrata con esito, orario e pagina di provenienza.
Fasi definite da voi secondo la vostra procedura, come verifica d'ufficio, referenze e decisione della commissione. L'approvazione è possibile solo dall'ultima fase.
Cosa deve fare la gestione accreditamenti per un albo marittimo
L'accreditamento è una catena di evidenze. Un perito navale, un comandante di yacht o un ente di formazione presenta domanda; l'ente verifica certificati, esperienza e referenze; una commissione decide; e la decisione diventa una dichiarazione pubblica su cui i clienti fanno affidamento. Il software per questo lavoro deve tenere ogni anello della catena in un unico fascicolo, perché il valore dell'albo dipende dalla possibilità di mostrare perché qualcuno ne fa parte.
In SupaMaritime Guild il modulo di domanda è vostro: i campi che vi servono, il caricamento dei documenti, campi qualifica legati ai tipi di qualifica che riconoscete e la categoria di iscrizione richiesta. Il candidato salva una bozza e la riprende quando vuole. Le referenze si richiedono via email con un link personale, e una referenza che non arriva si può richiedere di nuovo dalla domanda.
Lo staff segue le domande su una bacheca o in tabella, per stato e per fase, con documenti, referenze, revisioni e cronologia di ciascuna. Una volta inviato il modulo, nulla del candidato deve più vivere in una casella email.
Verifica di un iscritto in pochi secondi: come funziona il sigillo
Quando una domanda viene approvata, l'iscritto riceve un sigillo: un codice breve collegato a una pagina pubblica di verifica del vostro albo. Con il widget sigillo, incluso nel piano Free, l'iscritto può mostrarlo sul proprio sito, e il link può comparire su perizie, offerte e firme email.
Chi apre la pagina vede la risposta valida in quel momento. Risulta valido finché l'iscrizione è attiva o nel periodo di tolleranza, con nome, categoria, data di iscrizione e data fino a cui è in regola. Risulta non valido quando l'iscrizione è decaduta o sospesa, o quando il codice è stato revocato. La pagina non viene mai servita da una cache, e ogni verifica viene registrata con il suo esito.
Se un sigillo viene copiato o usato in modo improprio, lo staff rigenera il codice: il vecchio smette di funzionare e ne viene emesso uno nuovo. Un ente che stampa il link di verifica come codice QR su una targa, un attestato o una perizia offre ai clienti la stessa verifica dallo smartphone, senza telefonare alla segreteria.
Fasi di revisione, revisori e una decisione motivabile
Ogni ente certificatore ha la sua procedura, di solito scritta in uno statuto o in un regolamento: verifica d'ufficio della completezza, esame tecnico delle qualifiche, referenze e delibera di una commissione o di un consiglio. Guild vi permette di definire quella procedura in un massimo di otto fasi di revisione. Una domanda in revisione si trova sempre in una sola fase, avanza un passo alla volta e può essere approvata solo dall'ultima; una domanda chiaramente non ammissibile si può respingere in qualsiasi momento.
I revisori si assegnano per singola domanda, e un modulo può avere revisori predefiniti. Un revisore vede solo le domande a lui assegnate, compila una revisione su checklist (identità, qualifiche, documenti, referenze, categoria di quota) e controlla ogni documento. Quando manca qualcosa, la domanda torna al candidato con una richiesta di integrazione e, una volta completata, riprende dalla fase in cui si trovava.
La decisione chiude il cerchio. L'approvazione crea l'iscrizione, copia qualifiche e documenti del candidato nella scheda dell'iscritto, emette il sigillo, invita il nuovo iscritto al portale e comunica l'esito via email; il rigetto invia al candidato il vostro messaggio. I revisori occupano posti staff, e un ruolo personalizzato come una commissione di ammissione può essere limitato alle sole domande.
Software per albi e registri professionali: l'albo aggiornato dopo l'ammissione
L'ammissione è l'inizio, non la fine. Un albo di cui i clienti si fidano deve riflettere chi è ancora qualificato e ancora in regola. In Guild i certificati di ogni iscritto stanno in un registro qualifiche: STCW, MCA, RYA, ENG1 e patenti nazionali da un catalogo integrato, più i tipi che aggiunge il vostro ente, ciascuno con documento e data di scadenza. Gli iscritti caricano i certificati rinnovati dal portale e lo staff li approva o li respinge dal registro.
Il registro ha schede per i certificati in scadenza entro 90 giorni, già scaduti, da verificare e tutti. Il team riceve una notifica a 90, 30 e 7 giorni dalla scadenza e il giorno stesso. È lo stato dell'iscrizione a governare il sigillo: quando un'iscrizione decade dopo il periodo di tolleranza, o lo staff la sospende, la pagina di verifica smette di mostrarla come valida.
Ciò che vede il pubblico si controlla campo per campo. Gli iscritti scelgono se comparire nell'elenco e danno il consenso al profilo pubblico; l'ente definisce i propri campi, come categorie di perizia, classe di patente o zone coperte, con regole di visibilità, e può richiedere un'approvazione prima che le modifiche a campi selezionati vengano pubblicate. Importate da foglio di calcolo o da Wild Apricot con simulazione e annullamento entro 24 ore, ed esportate tutto in formati aperti con qualsiasi piano.
Come si confronta con le alternative
Piattaforma di credenziali digitali per attestati e badge. Adatta quando l'esigenza principale è emettere credenziali; Guild si concentra sulla procedura di ammissione e sull'albo che sta dietro la credenziale.
Piattaforma di badge digitali usata per credenziali professionali. Orientata a emettere e condividere badge più che a gestire domande, revisioni e un albo pubblico.
Piattaforma per la gestione dei soci di associazioni e non profit. Guild importa un'esportazione di Wild Apricot con simulazione, utile agli enti che vogliono trasferire il proprio albo.
Domande frequenti
Cos'è un software per la gestione accreditamenti?
Come fanno clienti e assicuratori a verificare un iscritto?
Ogni revisore vede tutte le domande?
Come si raccolgono le referenze?
Il sigillo conferma i singoli certificati, come STCW o MCA?
Un software per albi e registri professionali può convivere con il nostro sito attuale?
Guild gestisce la formazione continua o i procedimenti disciplinari?
Quanto costa?
Vedila nel tuo workflow, non una demo generica
Ti mostreremo casi d'uso per enti certificatori e albi professionali.
Iniziate con Free a 0 € e il widget sigillo; Pro a 199 € al mese aggiunge tre posti staff per i revisori, il widget domanda e il vostro dominio.