Software per federazioni di vela e circoli nautici affiliati
Affiliazioni e quote dei circoli, qualifiche di ufficiali e istruttori, iscrizioni alle regate con check-in offline e assemblee con deleghe ponderate.
Per chi è
- Guidi una federazione di vela nazionale o regionale, un'associazione di circoli nautici o un'associazione di classe
- I tuoi soci sono circoli, ciascuno con i propri referenti, oltre ai velisti iscritti individualmente
- I comitati regionali o zonali gestiscono una parte del lavoro e devono vedere i propri circoli
- Ufficiali di regata, giudici e istruttori hanno qualifiche che scadono
- Una volta l'anno i delegati dei circoli si riuniscono in assemblea e votano, spesso con deleghe
Una federazione di vela è un'associazione i cui soci sono, per lo più, altre associazioni. I circoli si affiliano e rinnovano ogni anno, ciascuno con un segretario, un presidente e un tesoriere che cambiano più spesso di quanto qualcuno aggiorni l'elenco. I velisti si iscrivono direttamente o tramite il proprio circolo. I comitati regionali organizzano il loro calendario. Ufficiali di regata e istruttori devono avere qualifiche valide. E una volta l'anno i delegati di tutti i circoli si riuniscono per approvare il bilancio ed eleggere il consiglio.
La maggior parte delle federazioni gestisce ancora tutto con un foglio Excel dei circoli, una casella email per i moduli di affiliazione, un estratto conto riconciliato a mano e deleghe cartacee contate all'ingresso. Il gestionale di un singolo circolo serve a poco, perché è pensato per un club e i suoi posti barca, non per un insieme di circoli. Serve un software per federazioni di vela: un gestionale per la federazione dei circoli nautici che tratti il circolo come socio, il comitato regionale come sezione e l'assemblea come riunione formale con un quorum.
SupaMaritime Guild gestisce questo livello federale: affiliazioni e quote, soci individuali, qualifiche, eventi e governance. Non è un software operativo per circoli: prenotazioni dei posti barca, cassa di bar e ristorante, turni del tender e fatturazione della marina restano negli strumenti che i tuoi circoli usano già.
Dove la giornata si rompe
L'elenco dei circoli vive in un foglio Excel
Ogni circolo ha segretario, tesoriere e presidente che cambiano dopo ogni elezione interna. La federazione se ne accorge quando un'email torna indietro, e tre comitati regionali tengono tre copie diverse.
I rinnovi di affiliazione si inseguono via email
Le lettere di rinnovo partono come allegati, i circoli pagano con bonifico e una causale vaga, e qualcuno abbina a mano ogni pagamento al circolo prima che la stagione possa iniziare.
I nuovi circoli presentano domanda con moduli PDF
Statuto, composizione del consiglio direttivo e lettera di supporto arrivano via email a pezzi. Il consiglio decide in riunione e nessuno sa dire, dopo, in quale fase si era fermata una domanda.
Le qualifiche degli ufficiali scadono senza che nessuno lo noti
Ufficiali di regata, giudici e istruttori sono tracciati in un foglio, quando lo sono. Una qualifica scaduta spesso emerge quando il bando di regata è già pubblicato.
La segreteria di regata dipende dal segnale
Le iscrizioni al campionato arrivano da moduli ed email, in segreteria arrivano liste stampate, e il wifi del circolo non raggiunge il pontile dove i velisti fanno davvero la fila.
Le deleghe in assemblea si contano su carta
I delegati arrivano con deleghe di altri circoli, il quorum si conta a mano all'ingresso e una votazione contestata si risolve discutendo su quale foglio di conteggio sia giusto.
Costruito attorno al workflow, non aggiunto sopra
SupaMaritime Guild offre alla federazione un unico registro per circoli e soci individuali, e vi collega tutto il resto: domande di affiliazione, fatture delle quote, qualifiche, iscrizioni agli eventi, campagne email e assemblea. Lo staff lavora in un'unica console, circoli e soci aggiornano i propri dati in un portale white-label, e i comitati regionali lavorano come sezioni della stessa federazione.
Circoli e soci individuali in un unico registro
I circoli sono soci-organizzazione con i propri referenti; i velisti sono soci individuali. Categorie, campi personalizzati e storico completo di ogni iscrizione, con un portale in cui i circoli tengono aggiornati i propri dati.
Domande di affiliazione con fasi di revisione
Modulo online con documenti e referenze, fasi di revisione conformi al tuo statuto (verifica della segreteria, comitato regionale, consiglio) e approvazione possibile solo nell'ultima fase. I circoli approvati ricevono un sigillo verificabile.
Quote di affiliazione e rinnovi automatici
Fatture di rinnovo emesse prima del nuovo periodo, pagamenti con carta e SEPA sul conto Stripe della federazione, solleciti, rimborsi ed export contabile per il commercialista.
Registro delle qualifiche di ufficiali e istruttori
Qualifiche di ufficiale di regata, giudice e istruttore con data di scadenza, promemoria allo staff a 90, 30 e 7 giorni e il giorno della scadenza, e verifica di ogni certificato caricato da parte dello staff.
Iscrizioni a regate ed eventi con check-in offline
Sessioni, biglietti per soci e non soci, liste d'attesa e iscrizioni di gruppo per le squadre dei circoli, biglietti con QR code, e un'app di check-in e un chiosco che funzionano anche senza connessione.
Assemblea, deleghe e voto segreto
Organi e riunioni con quorum congelato all'apertura, presenze con peso delle deleghe calcolato dal server, mozioni, voto segreto con ricevuta, verbali e registro numerato delle delibere. Nei piani Pro ed Enterprise.
Esempio illustrativo: una stagione in una federazione regionale di vela
Scenario illustrativo, non un caso cliente. Una federazione regionale di vela di fantasia conta 42 circoli affiliati, circa 3.000 soci individuali, quattro comitati regionali e 60 tra ufficiali di regata, giudici e istruttori. A giugno organizza un campionato giovanile e a novembre l'assemblea annuale, in cui i delegati dei circoli votano e possono portare deleghe di altri circoli.
Prima di SupaMaritime
Con SupaMaritime
Le lettere di rinnovo dell'affiliazione partono verso 42 segretari di circolo come allegati PDF; i bonifici vengono abbinati ai circoli a mano, in un foglio Excel, fino a marzo.
Le fatture di rinnovo vengono emesse automaticamente prima del nuovo periodo. I circoli pagano con carta o SEPA sul conto Stripe della federazione, e chi non ha pagato riceve i solleciti.
Due circoli hanno cambiato segretario dopo le proprie elezioni. La posta della federazione continua ad arrivare ai vecchi indirizzi finché qualcuno non se ne accorge.
Ogni circolo è un socio-organizzazione con i propri referenti. I segretari aggiornano i dati nel portale, e i campi scelti dalla federazione attendono l'approvazione dello staff.
Un nuovo circolo presenta domanda con un modulo PDF, lo statuto e una lettera del comitato regionale, sparsi in quattro email. La decisione del consiglio resta solo nel verbale.
Il nuovo circolo presenta domanda online con documenti e referenze. La domanda attraversa le fasi segreteria, comitato regionale e consiglio, e l'approvazione rilascia un sigillo verificabile.
L'elenco degli ufficiali è un foglio aggiornato due stagioni fa. Una settimana prima del campionato si scopre che il certificato di un giudice è scaduto.
Le qualifiche degli ufficiali sono nel registro con le relative scadenze. Lo staff vede il certificato del giudice tra quelli in scadenza 90 giorni prima e chiede in tempo quello rinnovato.
Le iscrizioni al campionato arrivano da un modulo web e via email; la segreteria lavora su una lista stampata e spunta i nomi a penna sul pontile.
I circoli iscrivono le proprie squadre come iscrizioni di gruppo. I velisti ricevono biglietti con QR code e i volontari li scansionano con l'app di check-in, che mette in coda i check-in offline e li sincronizza al ritorno del segnale.
In assemblea le deleghe si controllano su carta all'ingresso, il quorum si conta a mano e il verbale circola come file Word che continua a cambiare.
Presenze e deleghe vengono registrate prima dell'apertura, il quorum si congela all'apertura, le mozioni vanno a voto segreto con ricevuta e il verbale non si può più modificare una volta approvato.
Fatti verificabili
Giorni prima della scadenza, e il giorno stesso, in cui lo staff riceve un promemoria sulle qualifiche di ufficiali, giudici e istruttori.
Il peso di voto di ogni delegato è calcolato lato server dalle deleghe che porta, mai inserito a mano.
L'app di check-in e il chiosco continuano a leggere i QR code senza connessione e sincronizzano la coda quando torna il segnale.
Comitati regionali come sezioni: nessuna nel piano Free, 5 nel Pro, illimitate in Enterprise.
Gestire l'assemblea federale con deleghe ponderate e voto segreto
L'assemblea annuale è il momento in cui una federazione è più esposta. I delegati dei circoli approvano il bilancio, eleggono il consiglio e votano le modifiche ai regolamenti, e ciascuna di queste decisioni può essere contestata se in seguito si mettono in dubbio il quorum o una delega. Deleghe cartacee e conteggio a mano all'ingresso sono l'anello debole.
In Guild l'assemblea è una riunione di un organo di governance. I delegati vengono registrati come presenti prima dell'apertura, le deleghe sono associate al delegato che le porta e il peso di voto accanto a ogni nome è calcolato dal server a partire da quelle deleghe, con un limite per persona fissato nella regola del quorum. All'apertura il quorum si congela: la validità dell'assemblea è un fatto relativo a quel momento e non cambia man mano che le persone entrano o escono.
Le mozioni possono andare al voto, anche a scrutinio segreto. Nel voto segreto la federazione può contare ogni voto ma non vedere chi ha espresso quale scelta; ogni votante riceve una ricevuta, nessuno può votare due volte e le schede non si possono modificare né cancellare. Il verbale si scrive nella console e si blocca una volta approvato, e le decisioni entrano in un registro numerato delle delibere. Oggi il voto si esprime nella console dello staff: il portale dei soci non ha ancora una pagina di voto.
Iscrizioni e check-in in regata sul pontile, accanto al tuo software di classifiche
Un campionato ha due metà. Una è la regata vera e propria: iscrizioni per classe, percorsi, punteggi e classifiche. L'altra è tutto ciò che le sta intorno: chi si è iscritto, chi ha pagato, a quale circolo appartiene una squadra, chi è passato in segreteria, chi viene alla cena di premiazione. Guild non calcola punteggi e non pubblica classifiche: gestisce la seconda metà e lascia la prima al tuo software di gestione regate.
Ogni evento ha sessioni (i giorni di regata, il briefing, la cena), biglietti con prezzi per soci e non soci, capienza e liste d'attesa. Un circolo può iscrivere una squadra come iscrizione di gruppo gestita da una sola persona. Ogni iscritto riceve un biglietto con QR code, e i biglietti a pagamento vengono incassati sul conto Stripe della federazione.
In segreteria i volontari usano l'app di check-in sul telefono oppure un chiosco per il check-in autonomo. Entrambi continuano a funzionare quando il segnale cade sul pontile: i check-in restano in coda sul dispositivo e vengono sincronizzati in sicurezza al ritorno della connessione, senza doppie registrazioni. Le presenze per sessione alimentano poi le statistiche dell'evento e il confronto con l'edizione precedente.
Software per federazioni di vela: comitati regionali e circoli affiliati
La maggior parte delle federazioni di vela è una federazione due volte: i circoli sono raggruppati in comitati regionali o zone, e quei comitati hanno propri responsabili, calendario e corrispondenza. Il software di un singolo circolo non ha posto per questo livello, e un elenco soci piatto lo nasconde.
In Guild ogni comitato regionale è una sezione della federazione. Circoli e soci individuali appartengono a una sezione, elenchi e contatori ne tengono conto, e le campagne email si possono segmentare per sezione, categoria o paese, con il consenso verificato al momento dell'invio. Ruoli personalizzati come delegato regionale o tesoriere hanno la propria griglia di permessi, e ogni ruolo della console occupa una postazione del piano.
I circoli compaiono in una directory pubblica o riservata ai soci con mappa interattiva, così un velista trova un circolo affiliato lungo la costa e lo contatta tramite un modulo che non espone mai gli indirizzi. Directory, mappa, calendario eventi, modulo di domanda e sigillo si possono incorporare nel sito che hai già (tutti i widget e il dominio personalizzato dal piano Pro), e la piattaforma funziona in white-label con il tuo marchio e un'interfaccia in sei lingue.
Qualifiche sempre valide per ufficiali di regata, giudici e istruttori
Una federazione garantisce per le persone che nomina. Quando un ufficiale di regata dirige un campionato o un istruttore porta in acqua i ragazzi, la federazione sta implicitamente dicendo che la loro qualifica è valida. È una promessa difficile da mantenere quando i certificati vivono nelle caselle email personali e in un foglio che nessuno cura.
Guild tiene un unico registro delle qualifiche per l'intera federazione. I tipi di qualifica partono da voci predefinite come STCW, RYA e patenti nautiche, e la federazione può aggiungere i propri, come ufficiale di regata, giudice o i livelli di istruttore. Ogni qualifica ha data di rilascio e di scadenza, i soci caricano i certificati dal portale e lo staff li verifica o li respinge direttamente dal registro.
Il registro è organizzato attorno alla domanda che conta: chi sta per restare senza una qualifica valida. Qualifiche in scadenza, scadute e da verificare sono in schede separate, e lo staff riceve promemoria 90, 30 e 7 giorni prima della scadenza e il giorno stesso. Guild non gestisce corsi di formazione né crediti formativi: controlla che la qualifica sia valida e verificata.
Come si confronta con le alternative
Software generalista per la gestione soci di associazioni e club, non specifico per la vela. Guild importa direttamente un export di Wild Apricot e può affiancarlo con widget incorporabili durante la transizione.
Software per la gestione operativa quotidiana dei club privati. Categoria diversa da Guild: serve il singolo club, mentre Guild serve il livello federale sopra i circoli.
Piattaforma per iscrizioni e risultati delle regate. Copre la parte agonistica, che Guild non gestisce, quindi i due strumenti possono essere usati insieme.
Software per il calcolo dei punteggi di regata. Guild non ha un motore di punteggi o classifiche, quindi una federazione può tenere il proprio strumento e usare Guild per iscrizioni, check-in e comunicazioni.
Domande frequenti
Che cos'è un software per federazioni di vela?
Guild è un gestionale per la federazione dei circoli nautici o per un singolo circolo?
Circoli e velisti possono essere soci della stessa federazione?
Come si gestiscono i comitati regionali?
Come funziona il voto in assemblea, e i delegati possono votare dal proprio portale?
Guild calcola i punteggi delle regate o pubblica le classifiche?
Quanto costa Guild per una federazione di vela?
Possiamo importare l'elenco dei circoli da Excel e riprenderci i dati quando vogliamo?
Vedila nel tuo workflow, non una demo generica
Ti mostreremo casi d'uso per federazioni di vela.
Parti con Free, passa a Pro a 199 €/mese per governance e sezioni, oppure a Enterprise con più di cinque comitati regionali.