Software de cambios de tripulación para agentes
Sigue embarques y desembarques con vuelos, hoteles, transporte, estado de inmigración, documentos y costes, dentro de la escala y su cuenta de escala.
Para quién es
- Gestionas cambios de tripulación como agente portuario, para uno o varios armadores o gestores
- Cada relevo supone vuelos, hoteles, taxis y trámites de inmigración para cada tripulante
- Las tripulaciones tienen varias nacionalidades, cada una con su documentación
- Los planes cambian cuando el buque se retrasa o se cancela un vuelo
- Los costes de cada cambio de tripulación tienen que llegar a la cuenta de escala del principal
El cambio de tripulación funciona en segundo plano hasta que algo se mueve: el buque se retrasa, se cancela un vuelo, falta un documento. Entonces el agente tiene que saber, para cada tripulante, en qué vuelo va, dónde duerme, quién lo recoge y si la inmigración está resuelta.
En muchas agencias esa información está en hojas de cálculo, grupos de WhatsApp y una carpeta por tripulante, y los costes llegan a la cuenta de escala solo si alguien los vincula a la escala correcta.
En SupaMaritime Agent un cambio de tripulación es un servicio de la escala. Lista embarques y desembarques con sus datos personales, de vuelo, hotel, transporte e inmigración, guarda los documentos del cambio y registra los costes por categoría. Los totales se suman en el servicio de cambio de tripulación, que llevas a la PDA o a la FDA junto con los demás servicios.
Dónde se rompe el día
El estado vive en la cabeza de las personas
Quién tiene hotel, quién necesita aún un taxi, a quién le falta la inmigración: las respuestas están repartidas entre mensajes, hojas de cálculo y la memoria de quien llevó la escala.
Documentos dispersos
Cartas de invitación, OK to board, copias de pasaportes y visados y listas de tripulación llegan por correo y WhatsApp y acaban en carpetas distintas.
Cambios de última hora
El buque se retrasa, un vuelo cambia, hay que modificar noches de hotel y recogidas. Sin una sola lista, cada cambio se revisa persona por persona.
Costes que faltan en la DA
Vuelos, noches de hotel, taxis y tasas de inmigración: unos llegan a la DA y otros acaban en los gastos generales de la agencia porque nadie los vinculó a la escala.
Varias nacionalidades por relevo
Tripulantes de distintos países necesitan documentación y trámites distintos, y eso hace más difícil seguir el estado de cada uno.
Traspasos entre las partes
La empresa de crewing planifica el relevo, el agente gestiona la parte portuaria y el buque embarca a la tripulación. Cada uno lleva sus propios registros, y los detalles se pierden entre ellos.
Construido en torno al flujo, no añadido encima
En SupaMaritime Agent un cambio de tripulación tiene su propia pantalla dentro de la escala: embarques y desembarques, datos de vuelo, hotel, transporte e inmigración, documentos y costes. Las acciones masivas actualizan a varios tripulantes a la vez, cada cambio se escribe en la cronología de la escala, y los totales de costes pasan al servicio que facturas en la PDA o la FDA.
Embarques y desembarques por escala
Cada cambio de tripulación lista por separado a quien embarca y a quien desembarca, con nombre completo, rango, nacionalidad, fecha de nacimiento, número de pasaporte y notas.
Datos de vuelo, hotel y transporte
Registra número de vuelo, ruta, fecha y horas; nombre del hotel con entrada y salida; proveedor de transporte y hora de recogida, cada uno con un estado como reservado, confirmado o completado. Agent registra estas gestiones; no las reserva.
Estado de inmigración
Sigue la inmigración de cada tripulante como no necesaria, no solicitada, en curso o hecha, con notas sobre lo que falta.
Documentos del cambio de tripulación
Adjunta cartas de invitación, OK to board, cartas de garantía, copias de pasaportes y visados, listas de tripulación y otros archivos al cambio de tripulación o a un tripulante concreto.
Costes que llegan a la DA
Registra costes por categoría (transporte, hoteles, inmigración, comisión de agencia, otros) con importes estimados y reales en cualquier moneda. Si comparten moneda, los totales se suman en el servicio de cambio de tripulación, que llevas a la PDA o a la FDA.
Actualizaciones masivas y cronología
Selecciona varios tripulantes y asigna transporte, hotel o inmigración de una vez. Cada cambio se escribe en la cronología de la escala.
Ejemplo ilustrativo: un relevo de seis personas en un petrolero de productos
Un hipotético petrolero de productos hace escala en un puerto europeo y releva a seis tripulantes: tres embarcan llegando en avión desde distintos países y tres desembarcan y vuelven a casa. Quienes embarcan necesitan una noche de hotel, los seis necesitan transporte entre aeropuerto, hotel y buque, y dos necesitan trámites de inmigración. Después el buque se retrasa un día.
Antes de SupaMaritime
Con SupaMaritime
La empresa de crewing envía la lista del relevo en PDF por correo, y el agente la vuelve a teclear en una hoja de cálculo.
Un servicio de cambio de tripulación en la escala lista tres embarques y tres desembarques con rango, nacionalidad, pasaporte y datos de vuelo.
Las cartas de invitación y las copias de pasaporte llegan por WhatsApp y correo y se guardan en carpetas distintas.
Las cartas de invitación, el OK to board y las copias de pasaporte se adjuntan al cambio de tripulación o a cada tripulante.
Hotel y taxis se siguen en la hoja de cálculo y en un chat con la empresa de taxis.
Hotel y transporte se asignan a todos los que embarcan con una acción masiva; los estados muestran qué está reservado, confirmado o completado.
El estado de inmigración de los dos tripulantes solo lo conoce quien lo tramita.
La inmigración de los dos tripulantes pasa de no solicitada a en curso y a hecha, con notas por el camino.
Cuando el buque se retrasa, el agente revisa a cada tripulante para ver qué hay que cambiar.
Tras el retraso, el agente actualiza fechas de hotel y horas de recogida en la misma pantalla, y la cronología registra cada cambio.
Las facturas de hoteles, taxis y tasas de inmigración llegan en las semanas siguientes y se asocian a la escala a mano.
Los costes se registran por categoría con importes estimados y reales; el total se suma en el servicio de cambio de tripulación y se lleva a la FDA con los demás servicios.
Hechos comprobables
Carta de invitación, OK to board, carta de garantía, copia de pasaporte, copia de visado, lista de tripulación y otros.
Transporte, hoteles, inmigración, comisión de agencia y otros, cada una con importes estimados y reales.
Costes en cualquier moneda; facturas y cuentas se convierten a EUR con los tipos de cambio diarios del BCE.
Inglés, italiano, español, francés y alemán.
Por qué el cambio de tripulación es más difícil que otros servicios portuarios
Una escala típica tiene pocos principales, una lista cerrada de servicios y un conjunto conocido de trámites. El cambio de tripulación añade personas: varios tripulantes de distintos países, cada uno con su viaje, su documentación y sus plazos. La ETA del buque se mueve, los vuelos se mueven, y el capitán sigue queriendo al nuevo oficial a bordo antes de la salida.
Es un trabajo más cercano a la coordinación de viajes que al resto de la agencia portuaria: horarios encadenados, documentación con plazos ajustados y cambios de última hora constantes. Lo que más ayuda es un solo lugar donde se vea el estado de cada persona.
En SupaMaritime Agent ese lugar es el servicio de cambio de tripulación en la escala. Cada tripulante tiene una fila con el estado de vuelo, hotel, transporte e inmigración. Cuando el buque se retrasa, ves a todos los afectados en una pantalla y los actualizas ahí, uno a uno o con una acción masiva. Agent no reprograma nada por sí solo: mantiene el plan en un único sitio.
Documentos y estado fuera de la bandeja de una sola persona
Los equipos que gestionan cambios de tripulación también tienen rotación de personal. Cuando quien llevó un relevo no está, las cartas de invitación, la confirmación del hotel y la hora del taxi no deberían quedarse atrapadas en su correo o en su teléfono.
En Agent los documentos se adjuntan al cambio de tripulación o a cada tripulante, las gestiones se registran en cada persona, y la cronología de la escala muestra quién cambió qué. Los correos a principales y proveedores se pueden escribir desde la escala y quedan en su archivo de correo.
El acceso sigue los roles: los administradores deciden qué pueden leer, crear, editar y borrar los managers, members y viewers, y los usuarios pueden proteger su acceso con autenticación multifactor.
Llevar los costes del cambio de tripulación a la DA
El cambio de tripulación genera muchos costes pequeños: vuelos, noches de hotel, taxis, tasas de inmigración, la comisión de agencia. Llegan en momentos distintos, a menudo después de que el buque haya zarpado, y cada uno hay que asociarlo a la escala y al principal correctos.
En Agent cada coste se registra en el cambio de tripulación en cuanto se conoce, con categoría, importe estimado, importe real y moneda. Si todos los costes comparten moneda, los totales se suman en el servicio de cambio de tripulación; si las monedas son distintas, el servicio muestra el desglose en lugar de un total engañoso.
Después el servicio de cambio de tripulación se lleva a la PDA o a la FDA junto con los demás servicios. La cuenta final se puede exportar en PDF, como XML FatturaPA para la factura electrónica italiana o como CSV de asientos contables para tu contabilidad.
Trabajar con empresas de crewing, agencias de viajes y el buque
Un cambio de tripulación implica a varias partes: la empresa de crewing que planifica el relevo, una agencia de viajes que reserva vuelos y hoteles, a veces un gestor de visados, y el propio buque.
SupaMaritime Agent no se conecta con sistemas de crewing, de viajes ni de visados, y no tiene API pública. El agente introduce los datos confirmados en cada tripulante y adjunta los documentos recibidos. Los correos a las demás partes se pueden enviar desde la escala, y los proveedores pueden responder a las solicitudes de presupuesto desde un enlace sin cuenta.
Para el buque, el enlace de solo lectura de la escala muestra amarres, servicios y entregas: el cambio de tripulación aparece como una línea de servicio, mientras que la lista de tripulación, los costes y los proveedores no se muestran.
Cómo se compara con las alternativas
Los usan armadores y empresas de crewing para la base de datos de marinos, contratos, certificados y nóminas. SupaMaritime Agent cubre la parte del cambio de tripulación que corresponde al agente en puerto y no se conecta con ellos.
Reservan vuelos y hoteles. Agent no reserva viajes: registras en cada tripulante los datos de vuelo y hotel confirmados.
Flexibles y conocidos. El estado de cada persona, los documentos y los costes están en sitios distintos.
Mantenlo para tu contabilidad. Agent exporta la cuenta final como XML FatturaPA (Italia) y como CSV de asientos contables; no tiene conexión directa con programas de contabilidad.
Preguntas frecuentes
¿Qué software ayuda a gestionar la logística de los cambios de tripulación?
¿Cómo puedo seguir visados y documentos de la tripulación?
¿Reserva vuelos o se conecta con sistemas de viajes?
¿Cómo gestiono los cambios de última hora?
¿Qué diferencia hay entre gestión de tripulaciones y software de cambios de tripulación?
¿Cómo gestiona tripulaciones de varias nacionalidades?
¿Puedo usar el cambio de tripulación sin el resto de la plataforma?
¿Hay plan gratuito o prueba?
Vela en tu flujo, no una demo genérica
Te mostraremos casos de uso pensado para coordinadores de cambios de tripulación.
Agent no tiene plan gratuito ni precios publicados. Los planes de pago (Starter, Pro con funciones AIS, Enterprise) se presupuestan bajo petición: reserva una demo y te enviaremos un presupuesto.