Software de agencia portuaria para agencias de alto volumen
Para agencias con muchas escalas abiertas a la vez: plantillas compartidas, roles e historial en cada escala. Qué hace Agent para un equipo grande y qué no.
Para quién es
- Su agencia gestiona un volumen alto de escalas en uno o varios puertos con mucho tráfico
- El personal de operaciones y de administración trabaja en paralelo en muchas escalas con varios principales
- Los principales esperan las cuentas de desembolsos con rapidez y hacen preguntas detalladas
- Cada equipo usa su propia plantilla de DA y en los traspasos se pierde información
- Quiere un único lugar para ver qué está en curso y qué pasó en cada escala
En un puerto con mucho tráfico, una sola oficina de agencia puede tener decenas de escalas abiertas a la vez, con operaciones, administración, documentación, husbandry y cambios de tripulación trabajando en paralelo.
A esa escala el problema no es tanto el agente individual como la forma en que trabaja el equipo: plantillas compartidas, traspasos entre personas, una administración que trabaja con las mismas cifras que operaciones y un registro de lo que pasó en cada escala. Muchas agencias siguen resolviéndolo con un sistema de agencia antiguo, exportaciones a hojas de cálculo y carpetas compartidas.
SupaMaritime Agent da a un equipo grande una estructura común: tipos de servicio, estados, secciones de DA y plantillas de correo definidos para toda la organización, roles con una matriz de permisos, un panel y un tablero de operaciones en tiempo real y un historial en cada escala. Es una aplicación web sin API pública ni consolidación multioficina, y esta página explica dónde termina.
Dónde se rompe el día
Cada mesa tiene su propia plantilla de DA
La mesa de tanqueros usa una hoja de cálculo y la de graneles otra. Cuando un buque cambia de mesa o un junior pasa a otro equipo, las diferencias hay que traducirlas a mano.
Los plazos se escapan en las semanas intensas
Los principales esperan el PDA antes de la llegada y el FDA poco después de la salida. Son los pasos manuales, como buscar plantillas y facturas de proveedores, los que retrasan esas cuentas.
Los agentes sénior son el cuello de botella
A los junior no se les confían las cuentas con varios principales, así que los sénior acaban revisándolo todo y sus vacaciones se convierten en un riesgo.
Administración trabaja con exportaciones
Operaciones cierra las escalas en hojas de cálculo y administración extrae las cifras después. El cierre de mes se convierte en un ejercicio de conciliación.
Sin una vista única de las escalas en curso
La dirección no puede ver las escalas de hoy sin preguntar a cada mesa.
Reconstruir una escala exige rebuscar
Las auditorías y las preguntas de los principales obligan a reconstruir lo que pasó en una escala a partir de correos y carpetas personales.
Construido en torno al flujo, no añadido encima
SupaMaritime Agent da a todos en la agencia la misma estructura: un registro por escala, los mismos tipos de servicio y secciones de DA, las mismas plantillas de correo y roles que deciden quién puede ver y cambiar qué. Administración trabaja con las líneas de DA, facturas y pagos que registra operaciones, y cada cambio queda en el historial de la escala.
Plantillas para toda la organización
Defina una sola vez para toda la agencia los tipos de servicio con precio de venta por defecto, los estados de servicio, las secciones de DA y las plantillas de correo en cinco idiomas. Todos crean servicios y cuentas desde el mismo catálogo.
Panel y tablero de operaciones en tiempo real
El panel muestra las escalas activas, los buques en puerto, las llegadas de los próximos siete días y el saldo pendiente de cobro a principales. El tablero de operaciones lista servicios, tareas y entregas agrupados por escala y se actualiza a medida que trabajan los compañeros.
Escalas con varios principales
Vincule varios principales a una escala con sus porcentajes, divida líneas de DA entre ellos y genere el PDA o el FDA por principal o combinado. Los correos de PDA y FDA enviados desde la escala quedan registrados.
Roles, permisos e historial
Roles de administrador, gestor, miembro y lector con una matriz de permisos por recurso, autenticación multifactor y un historial en cada escala que registra qué ha cambiado.
Radar portuario AIS (Pro)
Con el plan Pro, vea los buques que se acercan a sus puertos dentro del radio que usted fije, las posiciones AIS en las escalas, un seguimiento de buques y el historial de escalas por buque. No incluido en Starter.
Traspaso a contabilidad
Genere el XML FatturaPA desde el DA final y exporte los desembolsos del FDA a CSV como asientos contables (debe principal, haber proveedor). Agent no tiene API ni conector directo con SAP, NetSuite u Oracle.
Ejemplo ilustrativo: un día intenso en una gran agencia
Un caso hipotético, no la historia de un cliente. Una agencia tiene unas cuarenta escalas abiertas entre sus equipos de contenedores, tanqueros y graneles. Tres buques reparten costes entre varios principales, el director financiero necesita cifras para un consejo y esta semana se incorpora personal nuevo.
Antes de SupaMaritime
Con SupaMaritime
Cada mañana el jefe de operaciones pasa por todas las mesas para saber qué está pasando.
El jefe de operaciones abre el panel y el tablero de operaciones y ve en un solo lugar las escalas en curso, las próximas llegadas y los servicios abiertos.
Cada equipo mantiene su propia plantilla de DA, así que un traspaso entre equipos implica reformatear.
Todos los equipos usan los mismos tipos de servicio y secciones de DA definidos para la organización.
Las escalas con costes compartidos se reparten en una hoja de cálculo aparte, con porcentajes tecleados a mano.
Cada escala con costes compartidos tiene sus principales vinculados con sus porcentajes; las líneas de DA se reparten entre ellos y cada uno recibe su propio PDA y FDA.
Administración pide los importes pendientes por principal y alguien empieza a juntar exportaciones.
El panel muestra el saldo pendiente de cobro a principales, y cada escala contiene sus facturas y pagos.
El personal nuevo aprende la plantilla de un equipo y no puede ayudar fácilmente a otro.
El personal nuevo aprende una sola forma de trabajar, con roles que limitan lo que puede cambiar mientras aprende.
Un principal reclama por un FDA antiguo y la respuesta hay que reconstruirla a partir del correo.
Para la reclamación del FDA antiguo, el historial, los documentos y el archivo de correos de la escala muestran qué se envió y cuándo.
Hechos comprobables
Objetivo de disponibilidad mensual recogido en nuestras condiciones. Es un objetivo, no una garantía; los créditos de servicio solo se aplican si su pedido los incluye.
Nuestro objetivo es responder en un día laborable, por correo y dentro de la aplicación, en días laborables en España de 09:00 a 18:00 CET.
Exporte sus datos en cualquier momento, y sus archivos en su formato original, sin coste de exportación.
Administrador, gestor, miembro y lector, con una matriz de permisos por recurso y autenticación multifactor.
Qué esperar de un software de agencia en la nube para una gran agencia
Muchos sistemas de agencia en uso hoy se diseñaron para servidores propios y para un pequeño grupo de usuarios expertos. Una aplicación web en la nube cambia lo que la agencia tiene que gestionar por sí misma: ningún servidor que mantener, actualizaciones sin proyectos de migración y acceso desde cualquier navegador.
SupaMaritime Agent es solo una aplicación web en la nube; no existe versión on-premise. Los servidores de aplicación están en París y la base de datos de Agent en Londres (Reino Unido, cubierto por una decisión de adecuación de la UE). Los proveedores cifran los datos en tránsito y en reposo, las bases de datos se copian a diario y las copias se conservan siete días, y un acuerdo de encargo del tratamiento conforme al RGPD forma parte de las condiciones.
Conviene dejar claro lo que no hay: Agent no tiene API pública, ni webhooks, ni conectores directos con ERP o port community systems. Los datos salen de Agent como documentos PDF, XML FatturaPA, la exportación contable CSV y exportaciones completas en CSV, JSON o XLSX.
Estandarizar sin perder la experiencia de cada mesa
Las grandes agencias temen que una plantilla común aplane lo que sabe cada equipo. La alternativa que la mayoría tiene hoy, una hoja de cálculo distinta por mesa, es más difícil de conciliar y de traspasar.
En Agent la estandarización pasa por el catálogo de la organización: tipos de servicio con precio de venta por defecto, estados de servicio, secciones de DA, tipos de nombramiento (agencia completa, husbandry o protectora) y plantillas de correo. Los equipos pueden añadir los tipos de servicio que necesiten, por ejemplo una inspección concreta o un servicio de limpieza, y todos ven la misma lista.
Agent no tiene una estructura separada por mesas ni plantillas por tipo de buque. Quien pasa de tanqueros a graneles usa las mismas pantallas y el mismo catálogo, de modo que el conocimiento está en la configuración compartida y no en la hoja de cálculo de una sola persona.
Cumplir los plazos de los principales en las cuentas de desembolsos
Los principales valoran a las agencias por la rapidez y la exactitud con que envían las cuentas de desembolsos y responden a sus preguntas. Los plazos suelen fallar por pasos manuales: encontrar la plantilla correcta, esperar la revisión de un sénior, buscar la factura de un proveedor en los buzones.
Agent elimina algunos de esos pasos: los servicios salen del catálogo compartido, las líneas del PDA se copian al FDA, los importes en otras divisas usan el tipo del BCE y el PDA o el FDA se envía por correo desde la escala, con un registro de qué se envió y a quién.
Agent no controla plazos por principal ni mide el tiempo hasta el PDA y el FDA. El panel muestra las próximas llegadas y el tablero de operaciones los servicios abiertos: ahí es donde el equipo ve qué hay que hacer a continuación.
Implantar Agent en una agencia grande
No damos plazos estándar de implantación: lo que dura depende de sus datos y de su equipo. El trabajo, en cambio, es previsible: datos maestros (puertos, principales, proveedores, buques), el catálogo de servicios y de DA, roles y permisos, y los datos de empresa que aparecen en sus PDF.
Muchas agencias empiezan con un equipo en escalas reales antes de extenderlo a los demás. La puesta en marcha, la migración de datos y la formación solo se incluyen si su pedido las contempla; el soporte es por correo y dentro de la aplicación en días laborables en España, y nuestro objetivo es responder en un día laborable.
A esta escala también hay límites que valorar. Agent funciona como una sola organización: no tiene consolidación multioficina ni informes de grupo, ni una API para alimentar un data warehouse. Si los necesita, plantéelo durante la demo para valorar si encaja.
Cómo se compara con las alternativas
Proveedor de software para agencias portuarias con larga trayectoria.
Software ERP para agencias portuarias.
Muchas agencias de puertos hub usan software desarrollado localmente o regional; conviene compararlo con los mismos criterios.
Suite de software de gestión de flota, dirigida sobre todo a armadores y gestores de buques.
Preguntas frecuentes
¿Qué es un ERP para agencias portuarias?
¿En qué se diferencia el software para grandes agencias del de agencias pequeñas?
¿Puede SupaMaritime Agent gestionar miles de escalas al año?
¿Cómo cumplen las grandes agencias los plazos de los principales en las cuentas de desembolsos?
¿SupaMaritime Agent se integra con SAP, NetSuite u Oracle?
¿Cómo puede una gran agencia reducir el riesgo cuando se va un agente sénior?
¿Pueden varias oficinas trabajar en una misma cuenta de SupaMaritime Agent?
¿Qué precios se aplican a las grandes agencias?
Vela en tu flujo, no una demo genérica
Te mostraremos casos de uso diseñado para agencias de puertos hub.
Agent no tiene plan gratuito ni lista de precios pública. Starter, Pro (con funciones AIS) y Enterprise se presupuestan a petición: reserve una demo y le enviaremos un presupuesto.