Software de agencia portuaria para agencias pequeñas y medianas
Escalas, PDA y FDA, cambios de tripulación, presupuestos y entregas en un solo registro por escala, en lugar de hojas de cálculo y correos dispersos.
Para quién es
- Dirige una agencia portuaria en uno o pocos puertos
- Su equipo atiende buques mercantes de distintos tipos: graneleros, tanqueros, portacontenedores, ro-ro o carga general
- Prepara los PDA y FDA en Excel y los envía por correo electrónico a los principales
- Algunas escalas tienen más de un principal y los costes llegan en varias divisas
- Quiere un sistema que el personal junior pueda usar sin romper el proceso
El agente portuario coordina la llegada del buque, los trámites con las autoridades, los cambios de tripulación, los servicios de husbandry y las cuentas que se deben al principal, a menudo para varios buques a la vez y con peticiones que cambian cada hora.
En muchas agencias todo esto sigue pasando por Outlook, Excel y WhatsApp. El resultado es conocido: cada agente tiene su propia plantilla de DA, el PDA y el FDA se rehacen a mano y, cuando quien llevó la escala no está, nadie más encuentra el expediente.
SupaMaritime Agent es una aplicación web construida en torno a la escala. Servicios, cuentas de desembolsos, facturas, pagos, cambios de tripulación, documentos, entregas y correos están en el mismo registro, con un historial de cada cambio.
Dónde se rompe el día
Las plantillas de DA se multiplican
Cada agente tiene su propia plantilla de Excel. La versión enviada al principal no siempre coincide con la que ve administración, y la conciliación de fin de mes lleva más tiempo del necesario.
Pasar del PDA al FDA es volver a teclear
Cerrar una escala significa copiar a mano la proforma en la cuenta final, aplicar los tipos de cambio y explicar las diferencias al principal.
El reparto entre principales se hace a mano
Cuando los costes se comparten entre principales, las cuotas suelen acabar en otra pestaña de la hoja de cálculo, donde una cifra errónea pasa desapercibida hasta que el principal pregunta.
Los cambios de tripulación generan su propio papeleo
Nombres, rangos, pasaportes, vuelos y recibos de quienes embarcan y desembarcan acaban en carpetas y chats separados para cada escala.
El correo es el único registro
Cuando un agente se va, se lleva lo que sabe de cada principal y de cada escala abierta. No hay un historial compartido que traspasar.
Los principales quieren las cuentas rápido
Los principales esperan el PDA antes de la llegada y el FDA poco después de la salida. Con pasos manuales, en una semana intensa ese trabajo se va a la noche.
Construido en torno al flujo, no añadido encima
SupaMaritime Agent mantiene un registro por escala. Servicios y tareas, PDA y FDA, facturas de proveedores, pagos de principales, cambios de tripulación, documentos y entregas están en ese registro, y cada cambio aparece en su historial. El equipo también puede registrar servicios, fotos de paquetes y notas de voz desde Telegram; el bot pide confirmación antes de guardar nada.
Escalas en vista de tabla, Kanban y calendario
Siga cada escala por sus estados, desde la nominación hasta la liquidación. Un tablero de operaciones agrupa servicios, tareas y entregas por escala, y un calendario muestra las llegadas por mes o semana.
PDA y FDA con exportación a PDF
Añada líneas de DA por categoría, copie las líneas del PDA al FDA y ajústelas a los costes reales; el FDA muestra la desviación respecto al PDA. Exporte un PDF detallado o resumido y envíelo por correo desde la escala.
Costes repartidos entre principales
Vincule varios principales a una escala con su porcentaje, divida una línea del DA entre ellos y genere el PDA o el FDA para un principal o para todos combinados.
Cambios de tripulación con vuelos y costes
Registre a quienes embarcan y desembarcan con rango, nacionalidad, pasaporte y datos de vuelo, guarde sus documentos en la escala y controle los costes estimados y reales de cada cambio de tripulación.
Facturas, pagos y exportación contable
Registre facturas de proveedores y pagos de principales en la escala, con los tipos diarios del BCE para otras divisas. Genere el XML FatturaPA desde el DA final y exporte los desembolsos del FDA a CSV como asientos contables.
Radar portuario AIS y seguimiento de buques (Pro)
Con el plan Pro, vea las posiciones AIS en sus escalas, los buques que se acercan a sus puertos dentro del radio que usted fije, un seguimiento de buques, un planificador de rutas y los datos del buque por número IMO. No incluido en Starter.
Ejemplo ilustrativo: un granelero con cambio de tripulación
Un caso hipotético, no la historia de un cliente. Un granelero hace escala en un puerto del Mediterráneo para descargar grano, con un cambio de tripulación de cinco personas. Dos principales comparten los costes portuarios.
Antes de SupaMaritime
Con SupaMaritime
El agente sénior prepara el PDA en Excel y lo envía por correo a ambos principales, que responden con cambios en hilos separados.
La escala se crea al recibir la nominación, con ambos principales y sus porcentajes.
Los documentos de la tripulación y los datos de vuelo llegan por WhatsApp desde el capitán, la empresa de crewing y la agencia de viajes.
Los servicios se añaden desde los tipos de servicio de la agencia, los presupuestos se piden a los proveedores por correo y el PDA se exporta en PDF y se envía desde la escala.
Las facturas de practicaje, remolque y tasas portuarias llegan a buzones distintos y se asocian a la escala a mano.
Los cinco tripulantes se registran con rango, nacionalidad, pasaporte y vuelos; sus documentos y costes están en el cambio de tripulación.
La cuota de cada principal se calcula en otra pestaña de la hoja de cálculo, tecleada a mano.
Las facturas de proveedores se registran en la escala según llegan, y los importes en otras divisas se convierten con el tipo del BCE.
El FDA espera a la última factura y luego se rehace a partir del archivo del PDA.
Las líneas del PDA se copian al FDA y se ajustan a los costes reales; cada principal recibe un FDA con sus líneas y la desviación respecto al PDA.
Cuando el agente sénior no está, nadie más sabe en qué punto está el expediente.
Cualquier persona del equipo puede abrir la escala y leer su historial para ver qué se ha hecho y qué queda pendiente.
Hechos comprobables
Copie las líneas del PDA al FDA, introduzca los costes reales y muestre la desviación respecto al PDA en el PDF.
Los tipos de referencia diarios del BCE convierten a EUR las líneas del DA en otras divisas.
XML de factura electrónica italiana desde el DA final, más una exportación CSV de los desembolsos del FDA como asientos contables.
Inglés, italiano, español, francés y alemán.
Por qué los ERP genéricos no encajan en una agencia portuaria
Los ERP de uso general modelan pedidos de compra, pedidos de venta, clientes y proveedores. Una escala es otra cosa: un evento con principio y fin cuyos costes se facturan a uno o varios principales pero se pagan a muchos proveedores, como la autoridad portuaria, los prácticos, los remolcadores, los amarradores y la propia agencia, con estimaciones que cambian entre la proforma y la cuenta final e importes en más de una divisa.
Encajar eso en un ERP genérico suele exigir configuración a medida, y la operativa acaba a menudo volviendo a las hojas de cálculo porque el sistema no representa la escala como la viven los agentes.
SupaMaritime Agent toma la escala como unidad de trabajo. Servicios, cuentas de desembolsos, facturas, pagos, cambios de tripulación, documentos, entregas, correos e historial cuelgan de la escala. Agent no es una contabilidad general: las cuentas finales pasan a su software contable como XML FatturaPA o como un CSV de asientos contables.
Qué distingue el software de agencia portuaria del software de agencia marítima
Los términos se usan a menudo como sinónimos. En la práctica, el software de agencia portuaria se centra en el trabajo en puerto: coordinación de llegada y atraque, trámites, servicios de husbandry, logística en tierra de los cambios de tripulación y contabilidad de desembolsos. El software de agencia marítima puede significar lo mismo o una categoría más amplia que abarca también el lado del armador, como la gestión de viajes y el fletamento.
Si cobra honorarios por representar a armadores y operadores en puerto, necesita software de agencia portuaria, y eso es lo que hace SupaMaritime Agent. Si opera buques, necesita software de gestión de flota. SupaMaritime Merchant cubre mantenimiento, registros de tripulación y cumplimiento normativo para buques mercantes; no gestiona fletamentos ni contabilidad de viaje.
Una prueba práctica: si las cuentas de desembolsos son el documento principal que entrega a sus clientes, es usted agente portuario y el módulo que debe evaluar es Agent.
Cómo elegir un software de agencia portuaria en 2026
Empiece por lo básico: si el PDA que genera la herramienta es mejor que el Excel que envía hoy, si administración usará esas cifras para facturar a los principales, si el personal junior puede usarla sin romper el proceso y si el precio tiene sentido para el número de escalas que gestiona.
Después fíjese en tres cosas. Escalas con varios principales: debe poder vincular varios principales a una escala y repartir los costes, no crear escalas duplicadas. Tipos de cambio: las líneas en otras divisas deben usar un tipo de referencia publicado, como el tipo diario del BCE, y no un tipo anual fijo. Documentos: adjuntar un albarán o una factura a la escala debe ser rápido, o el equipo volverá al correo.
Por último, la propiedad de los datos. Sus escalas, principales e historial de DA son información comercialmente sensible. En SupaMaritime puede exportar sus datos en CSV, JSON o XLSX y sus archivos en su formato original en cualquier momento, sin coste de exportación, y dispone de al menos 30 días tras el fin del contrato para recuperarlo todo. Un acuerdo de encargo del tratamiento conforme al RGPD forma parte de las condiciones.
Para empezar: qué implica la configuración
Agent no tiene plan gratuito ni prueba gratuita: el acceso empieza con un plan de pago (Starter, Pro o Enterprise), con presupuesto a petición. Una demo es la mejor forma de comprobar si encaja con la forma de trabajar de su agencia.
La configuración empieza por los datos maestros: sus puertos, principales, proveedores y buques, sus tipos y estados de servicio, sus secciones de DA y los datos de empresa, el logotipo y los datos bancarios que aparecen en los PDF. Después invita al equipo, asigna roles y quien quiera vincula el bot de Telegram.
No hace falta un departamento de IT, porque Agent funciona en el navegador. La puesta en marcha, la migración de datos y la formación solo se incluyen si su pedido las contempla. El soporte es por correo y dentro de la aplicación en días laborables en España, y nuestro objetivo es responder en un día laborable.
Cómo se compara con las alternativas
Software en la nube para agencias portuarias.
Plataforma en la nube para agencias portuarias.
Proveedor de software para agencias portuarias con larga trayectoria.
Software ERP para agencias portuarias.
Software para agencias portuarias orientado a la inteligencia artificial.
Preguntas frecuentes
¿Qué es un software de agencia portuaria?
¿En qué se diferencia un PDA de un FDA?
¿Puede un software de agencia portuaria repartir los desembolsos entre varios principales?
¿Cuánto cuesta SupaMaritime Agent?
¿Puede un software de agencia portuaria gestionar los tipos de cambio del BCE?
¿Cómo controlan los agentes portuarios los cambios de tripulación?
¿SupaMaritime Agent se integra con los port community systems?
¿Qué cambia cuando una agencia portuaria deja Excel?
Vela en tu flujo, no una demo genérica
Te mostraremos casos de uso diseñado para agentes portuarios.
Agent no tiene plan gratuito ni lista de precios pública. Starter, Pro (con funciones AIS) y Enterprise se presupuestan a petición: reserve una demo y le enviaremos un presupuesto.