Software de gestión de acreditaciones para registros marítimos

Cuando se aprueba una solicitud, el miembro recibe un sello: un código corto enlazado a una página pública de verificación de su registro. Con el widget de sello, incluido en el plan Free, el miembro puede mostrarlo en su propia web, y el enlace puede ir en informes, propuestas y firmas de correo.

Quien abre la página ve la respuesta vigente en ese momento. Aparece como válido mientras la membresía está activa o en periodo de gracia, con nombre, categoría, fecha de alta y fecha hasta la que está al corriente. Aparece como no válido cuando la membresía se ha dado de baja o está suspendida, o cuando el código se ha revocado. La página nunca se sirve desde caché, y cada comprobación queda registrada con su resultado.

Si un sello se copia o se usa indebidamente, el equipo regenera el código: el antiguo deja de verificar y se emite uno nuevo. Un organismo que imprime el enlace de verificación como código QR en una placa, un certificado o un informe pericial ofrece a sus clientes la misma comprobación desde el móvil, sin llamar a la secretaría.

Cada organismo certificador tiene su procedimiento, normalmente recogido en unos estatutos o un reglamento: comprobación administrativa de que el expediente está completo, examen técnico de las cualificaciones, referencias y decisión de un comité o junta. Guild le permite definir ese procedimiento en hasta ocho fases de revisión. Una solicitud en revisión está siempre en una sola fase, avanza paso a paso y solo puede aprobarse desde la última; una solicitud claramente inadmisible puede rechazarse en cualquier momento.

Los evaluadores se asignan por solicitud, y un formulario puede tener evaluadores por defecto. Un evaluador solo ve las solicitudes que tiene asignadas, registra una revisión con checklist (identidad, cualificaciones, documentos, referencias, categoría de cuota) y comprueba cada documento. Cuando falta algo, la solicitud vuelve al solicitante con una petición de información y, una vez respondida, continúa en la fase en la que estaba.

La decisión cierra el ciclo. La aprobación crea la membresía, copia las cualificaciones y los documentos del solicitante a la ficha del miembro, emite el sello, invita al nuevo miembro al portal y comunica el resultado por correo; el rechazo envía al solicitante su mensaje. Los evaluadores ocupan plazas de equipo, y un rol personalizado, como un comité de admisión, puede limitarse a las solicitudes.

La admisión es el principio, no el final. Un registro en el que confían los clientes tiene que reflejar quién sigue cualificado y al corriente. En Guild los certificados de cada miembro están en un registro de cualificaciones: STCW, MCA, RYA, ENG1 y títulos nacionales de un catálogo integrado, más los tipos que añada su organismo, cada uno con documento y fecha de caducidad. Los miembros suben los certificados renovados desde su portal y el equipo los verifica o rechaza desde el registro.

El registro tiene pestañas para certificados que caducan en los próximos 90 días, ya caducados, pendientes de revisar y todos. Su equipo recibe un aviso a 90, 30 y 7 días de la caducidad y el mismo día. El estado de la membresía es lo que gobierna el sello: cuando una membresía se da de baja tras el periodo de gracia, o el equipo la suspende, la página de verificación deja de mostrarla como válida.

Lo que ve el público se controla campo a campo. Los miembros deciden si figuran en el listado y dan su consentimiento al perfil público; el organismo define sus propios campos, como especialidades de peritaje, clase de título o zonas cubiertas, con reglas de visibilidad, y puede exigir aprobación antes de publicar cambios en los campos que elija. Importe desde una hoja de cálculo o Wild Apricot con simulación y deshacer durante 24 horas, y exporte todo en formatos abiertos con cualquier plan.