Software para asociaciones profesionales del sector marítimo
Software para asociaciones profesionales de capitanes, peritos, brókeres y consignatarios: admisión de socios, titulaciones STCW, cuotas, directorio y junta.
Para quién es
- Dirige una asociación de capitanes, oficiales, peritos navales, brókeres, consignatarios o ingenieros navales
- Tiene pocos socios de alto valor: unas decenas o algunos cientos de profesionales, a menudo en varios países
- Para entrar hay que acreditar requisitos: titulaciones, referencias y un acuerdo de la junta
- El trabajo lo hacen voluntarios o una secretaría a tiempo parcial, con un presupuesto mínimo
- Armadores y clientes deberían poder comprobar que un socio está al corriente
Una asociación profesional marítima no es un club social. Sus socios son capitanes, oficiales, peritos, brókeres, consignatarios e ingenieros que viven de su nombre, y la asociación existe para garantizar algo sobre ellos: que han pasado un filtro, que sus titulaciones son reales, que respetan un código. Esa garantía vale lo que valen los registros que la respaldan.
En la mayoría de las asociaciones esos registros están en una hoja de cálculo que lleva un único voluntario, en un buzón lleno de solicitudes en PDF, en un directorio que se sube a la web una vez al año y en transferencias que se cuadran a mano. Funciona hasta que el secretario deja el cargo, caduca sin aviso el certificado STCW de un socio o un armador pregunta si un perito sigue siendo socio y nadie sabe responder con rapidez.
Guild es el software para asociaciones profesionales que SupaMaritime ha creado precisamente para este tipo de entidades. Reúne solicitudes con fases de revisión, un registro de titulaciones, cuotas cobradas en la cuenta de Stripe de la propia asociación, un directorio basado en el consentimiento, eventos y gobierno de la junta, todo con su propia marca. Guild es un producto nuevo y esta página describe solo lo que hace hoy.
Dónde se rompe el día
La lista de socios vive en la hoja de cálculo de una persona
Categorías, fechas de alta, delegaciones y estado de cuotas están en un archivo que solo entiende el secretario. Cuando deja el cargo, años de historial se van con él o llegan como una exportación sin encabezados.
La admisión se gestiona por correo electrónico
Formularios, copias de titulaciones y cartas de referencia llegan en mensajes sueltos. La junta decide en una reunión y después nadie puede demostrar qué referencias se comprobaron ni cuándo.
Las titulaciones caducadas pasan desapercibidas
Los certificados STCW, MCA y RYA, los reconocimientos médicos y las titulaciones nacionales caducan. Sin un registro, la asociación se entera de que un socio ya no está en regla después que el cliente.
Ser socio es algo que nadie puede comprobar
Los socios ponen el logotipo de la asociación en su web y en su firma de correo. Un armador o un fletador no tiene forma rápida de confirmar que esa persona es hoy socio al corriente.
Las cuotas se persiguen a mano
Los avisos de renovación salen de un buzón personal, las transferencias llegan sin concepto y cada año alguien pasa varias tardes cuadrando movimientos bancarios con nombres y redactando recordatorios.
La junta directiva trabaja entre correos y PDF
Convocatorias, asistencia, representaciones, votaciones y actas están repartidas por distintos buzones. Si hubo quórum, o qué se acordó exactamente, acaba siendo cuestión de memoria.
Construido en torno al flujo, no añadido encima
Guild mantiene a cada socio en un único registro: la solicitud con la que fue admitido, su categoría y delegación, sus titulaciones con fecha de caducidad, sus cuotas y pagos, su perfil en el directorio y sus consentimientos. La consola del personal, el portal del socio y las páginas públicas leen de ese registro, de modo que la secretaría lo mantiene una sola vez y cada socio actualiza su propia parte.
Solicitudes, admisión y sello verificable
Formularios de solicitud en línea con documentos y referencias, fases de revisión acordes con sus estatutos con aprobación solo en la fase final y, al admitir al socio, un sello que puede mostrar enlazado a una página pública de verificación.
Registro de titulaciones con avisos de caducidad
Titulaciones STCW, MCA, RYA y nacionales por socio, con documento adjunto, verificación del personal y avisos a 90, 30, 7 y 0 días. Las pestañas Por caducar, Caducadas y Por revisar muestran quién está a punto de quedarse fuera de regla.
Directorio y mapa de socios útiles para los clientes
Directorio público y exclusivo para socios con mapa interactivo y búsqueda por radio alrededor de un puerto. Consentimiento por finalidad, cola de aprobación para los cambios que usted elija y un reenvío de contactos que nunca revela direcciones.
Cuotas cobradas en su propia cuenta de Stripe
Facturas de cuotas, pagos con tarjeta y SEPA en la cuenta de Stripe de la asociación, reembolsos y recordatorios automáticos. En el portal, los socios actualizan su perfil, suben certificados, renuevan, pagan y gestionan sus consentimientos.
Gobierno de la junta en el plan Pro
Órganos y reuniones en la consola, asistencia con representaciones, quórum fijado al abrir la sesión, mociones, voto secreto con justificante, actas bloqueadas tras su aprobación y un registro numerado de acuerdos.
Eventos, campañas e informes para la junta
Jornadas técnicas y cenas con sesiones, entradas, listas de espera, entradas con QR y registro de asistencia sin conexión. Campañas de correo segmentadas con seguimiento de aperturas y clics, e informes de socios (CSV en cualquier plan, PDF en Pro).
Una asociación de peritos deja atrás las hojas de cálculo
Un ejemplo ilustrativo, no un caso de cliente: una asociación internacional ficticia de peritos navales con 140 socios en nueve países, una secretaría a tiempo parcial y una junta de cinco voluntarios. Los socios pagan una cuota anual y los candidatos necesitan dos referencias y acreditar sus titulaciones antes de que la junta los admita.
Antes de SupaMaritime
Con SupaMaritime
La lista de socios es una hoja de cálculo en el portátil del secretario, con una segunda copia que el tesorero edita para los pagos.
La hoja de cálculo se importa primero en simulación, se corrigen los errores y después se aplica, con 24 horas para deshacer la importación.
Las solicitudes llegan en PDF por correo; las cartas de referencia se reclaman una a una y se guardan en una carpeta compartida.
Los candidatos usan el formulario en línea, suben documentos e indican referencias, que responden desde su propio enlace; cada expediente pasa por secretaría, referencias y junta.
Nadie controla la caducidad de los certificados, así que una titulación vencida aparece solo cuando pregunta un cliente.
Las titulaciones están en el registro con sus documentos; los avisos saltan a 90, 30, 7 y 0 días y el personal verifica cada certificado renovado.
El directorio de la web es un PDF que se actualiza una vez al año, con teléfonos y direcciones de los socios a la vista.
El directorio y el mapa muestran solo lo que cada socio ha consentido; las consultas pasan por el reenvío de contactos y los socios admitidos muestran un sello verificable.
Las cuotas se pagan por transferencia; el tesorero cuadra los pagos con los nombres y envía recordatorios a mano.
Las facturas de renovación salen automáticamente, los socios pagan con tarjeta o SEPA en la cuenta de Stripe de la asociación y los recordatorios siguen a las facturas impagadas.
Los acuerdos de la junta se redactan después y circulan en un documento de texto que cualquiera puede seguir modificando.
Con Pro, la junta se reúne en la consola: asistencia registrada, quórum fijado al abrir, mociones votadas, acta aprobada y bloqueada, acuerdo numerado.
Hechos comprobables
Un límite del plan, no un resultado: el plan Free (0 €) incluye un puesto de personal, 250 socios activos, 3 eventos simultáneos y 2 campañas al mes.
Fases que usted define según su procedimiento, como revisión administrativa, referencias y decisión de la junta. La aprobación solo es posible desde la última fase.
Por diseño, las consultas del directorio pasan por un reenvío de contactos, de modo que el correo del socio nunca se muestra a quien escribe.
Días antes de la caducidad, y el mismo día, en que saltan los avisos para certificados STCW, MCA, RYA y el resto de titulaciones del registro.
Qué debe hacer el software para asociaciones profesionales marítimas
Las plataformas genéricas de socios están pensadas para la asociación media: una lista de socios, una fecha de renovación, un boletín y un calendario. Una asociación profesional marítima tiene una tarea más exigente. Sus socios tienen titulaciones expedidas por administraciones marítimas y Estados de abanderamiento, sus reglas de admisión están en los estatutos y quienes confían en ella (armadores, gestores, fletadores, aseguradoras) quieren saber si un profesional es realmente socio al corriente.
Eso cambia lo que el software para asociaciones profesionales tiene que representar. Un socio no es solo un contacto con una categoría. Tiene titulaciones con caducidad, una solicitud que documenta cómo fue admitido, consentimientos que determinan qué puede mostrar el directorio y un historial que la junta usa para seguir altas, renovaciones y bajas a lo largo del tiempo.
Guild representa todo ello de forma directa. Categorías, delegaciones y campos personalizados describen a sus socios (5 campos en Free, 30 en Pro, ilimitados en Enterprise), y cada periodo de afiliación queda en el historial. Roles personalizados como tesorero o comisión de admisión tienen su propia matriz de permisos, de modo que cada voluntario ve lo que su función necesita y nada más.
Admisión de candidatos y un sello que los clientes pueden verificar
El valor de una asociación profesional está en el filtro de entrada. En Guild, el candidato completa un formulario en línea diseñado por ustedes, sube documentos como titulaciones y currículum e indica referencias que responden desde su propio enlace seguro. Un expediente incompleto se puede devolver pidiendo más información, sin empezar de nuevo.
La revisión sigue sus estatutos. Pueden definir hasta ocho fases, por ejemplo revisión de secretaría, referencias y acuerdo de la junta, y una solicitud solo se puede aprobar desde la fase final, mientras que una claramente inadmisible se puede rechazar en cualquier momento. La aprobación crea la afiliación, traslada titulaciones y documentos e invita al nuevo socio al portal.
Cada socio admitido recibe un sello de verificación para colocar en su propia web. Enlaza con una página pública que confirma, en tiempo real, si el socio está al corriente. Cuando un armador en el muelle quiere saber si un perito es quien dice ser, la respuesta está a un toque, sin escribir a la secretaría.
Titulaciones STCW, MCA y RYA en un único registro
Para las asociaciones de capitanes, oficiales e ingenieros, una titulación que caduca sin que nadie lo note es un riesgo reputacional. Guild incluye una biblioteca de titulaciones marítimas habituales, como STCW, MCA, RYA, ENG1 y titulaciones nacionales, y cada asociación puede añadir las suyas.
Las titulaciones se registran por socio con fecha de expedición, caducidad y documento acreditativo. El socio puede subir un certificado renovado desde el portal y el personal lo verifica o lo rechaza desde el registro, sin abrir cada ficha. Los avisos saltan a 90, 30 y 7 días de la caducidad y el mismo día.
El registro se organiza en torno a la pregunta que realmente se hace la junta: ¿quién está a punto de quedarse fuera de regla? Pestañas separadas para certificados por caducar, caducados y por revisar dejan la respuesta a la vista. Guild registra titulaciones expedidas por otros organismos; no lleva el seguimiento de formación continua ni de cursos.
Cómo elegir software para asociaciones profesionales con presupuesto de voluntarios
Muchas asociaciones profesionales del transporte marítimo y la náutica funcionan con voluntarios y un presupuesto modesto, así que el primer criterio es el coste. Guild tiene un plan Free de 0 € con un puesto de personal, hasta 250 socios activos, 3 eventos simultáneos, 2 campañas al mes y los widgets de directorio y sello. Pro cuesta 199 € al mes con tres puestos de personal (25 € por puesto adicional), socios ilimitados, cinco delegaciones, gobierno de la junta, informes en PDF y dominio propio.
El segundo criterio es la junta. Con Pro, la junta puede celebrar sus reuniones en la consola: asistencia registrada con representaciones, quórum fijado al abrir la sesión para que no varíe después, mociones con voto secreto y justificante para cada votante, actas bloqueadas tras su aprobación y acuerdos numerados en un registro. La votación desde el portal del socio todavía no está disponible.
El tercer criterio es la salida. Guild importa desde Wild Apricot o una hoja de cálculo con simulación y opción de deshacer en 24 horas, convive con su web actual mediante widgets integrables y exporta todos sus datos en formatos abiertos en cualquier plan. La consola está disponible en seis idiomas y los socios ven el nombre, el logotipo y los colores de la asociación, en su propio dominio con Pro, con solo una pequeña mención Powered by SupaMaritime.
Cómo se compara con las alternativas
Plataforma generalista muy extendida para asociaciones y clubes; Guild puede importar sus datos y convivir con ella mediante widgets integrables.
Plataforma de socios, eventos y comunicaciones para asociaciones y cámaras de todos los sectores, sin campos específicos para titulaciones marítimas.
Plataforma integral de CRM, eventos y participación para asociaciones y cámaras, pensada para todos los sectores y no específicamente para el marítimo.
CRM de código abierto usado por muchas asociaciones y entidades sin ánimo de lucro para afiliaciones, aportaciones y eventos, normalmente alojado y ampliado por la entidad o un socio tecnológico.
Preguntas frecuentes
¿Qué es un software para asociaciones profesionales?
¿En qué se diferencia el software para asociaciones profesionales marítimas de una plataforma genérica?
¿Podemos evaluar a los candidatos antes de admitirlos?
¿Cómo gestiona Guild las titulaciones STCW, MCA y RYA?
¿Cuánto cuesta Guild para una asociación pequeña?
¿Podemos migrar desde Wild Apricot o una hoja de cálculo sin afectar a los socios?
¿Cómo protege el directorio la privacidad de los socios?
¿Qué no hace todavía Guild?
Vela en tu flujo, no una demo genérica
Te mostraremos casos de uso para asociaciones profesionales.
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