Software para federaciones de vela y clubes náuticos afiliados
Afiliaciones y cuotas de clubes, titulaciones de oficiales, inscripciones a regatas con check-in offline y asambleas con votos por representación ponderados.
Para quién es
- Dirige una federación de vela nacional o autonómica, una asociación de clubes náuticos o una asociación de clase
- Sus miembros son clubes, cada uno con sus propios contactos, además de regatistas individuales
- Las delegaciones territoriales asumen parte del trabajo y necesitan ver sus propios clubes
- Oficiales de regata, jueces e instructores tienen titulaciones que caducan
- Una vez al año los delegados de los clubes se reúnen en asamblea y votan, a menudo con representaciones
Una federación de vela es una asociación cuyos miembros son, en su mayoría, otras asociaciones. Los clubes náuticos se afilian y renuevan cada año, cada uno con un secretario, un presidente y un tesorero que cambian más a menudo de lo que alguien actualiza el listado. Los regatistas se inscriben directamente o a través de su club. Las delegaciones territoriales organizan su propio calendario. Oficiales de regata e instructores necesitan titulaciones vigentes. Y una vez al año los delegados de todos los clubes se reúnen para aprobar las cuentas y elegir la junta directiva.
La mayoría de las federaciones todavía lo gestiona con una hoja de cálculo de clubes, un buzón para los formularios de afiliación, un extracto bancario conciliado a mano y representaciones en papel contadas en la puerta. El software de gestión de un solo club ayuda poco, porque está pensado para un club y sus amarres, no para un conjunto de clubes náuticos. Lo que falta es software para federaciones de vela: una herramienta que trate al club como miembro, a la delegación territorial como sección y a la asamblea como una reunión formal con quórum.
SupaMaritime Guild gestiona esa capa federativa: afiliaciones y cuotas, miembros individuales, titulaciones, eventos y gobernanza. No es software de operaciones para clubes: las reservas de amarres, la caja del bar y del restaurante, los turnos de la lancha y la facturación de la marina siguen en las herramientas que ya usan sus clubes.
Dónde se rompe el día
El listado de clubes vive en una hoja de cálculo
Cada club tiene un secretario, un tesorero y un presidente que cambian tras cada elección interna. La federación se entera cuando un correo rebota, y tres delegaciones territoriales guardan tres copias distintas.
Las renovaciones de afiliación se persiguen por correo
Las cartas de renovación salen como adjuntos, los clubes pagan por transferencia con un concepto poco claro y alguien asigna cada pago a su club a mano antes de que pueda empezar la temporada.
Los nuevos clubes solicitan la afiliación con formularios PDF
Los estatutos, la composición de la junta y la carta de apoyo llegan por correo a trozos. La junta decide en una reunión y después nadie sabe decir en qué fase se detuvo una solicitud.
Las titulaciones de los oficiales caducan sin que nadie lo note
Oficiales de regata, jueces e instructores se controlan en una hoja, cuando se controlan. Una titulación caducada suele aparecer cuando el anuncio de regata ya está publicado.
La oficina de regatas depende de la cobertura
Las inscripciones al campeonato llegan por formulario y por correo, a la oficina llegan listas impresas y el wifi del club no alcanza el pantalán donde los regatistas hacen realmente la cola.
Las representaciones en asamblea se cuentan en papel
Los delegados llegan con representaciones de otros clubes, el quórum se cuenta a mano en la puerta y una votación discutida acaba en un debate sobre qué hoja de recuento es la correcta.
Construido en torno al flujo, no añadido encima
SupaMaritime Guild da a la federación un único registro de clubes y miembros individuales, y conecta con él todo lo demás: solicitudes de afiliación, facturas de cuotas, titulaciones, inscripciones a eventos, campañas de correo y la asamblea. Su equipo trabaja en una sola consola, clubes y miembros actualizan sus datos en un portal white-label, y las delegaciones territoriales funcionan como secciones de la misma federación.
Clubes y miembros individuales en un único registro
Los clubes son miembros-organización con sus propios contactos; los regatistas son miembros individuales. Categorías, campos personalizados e historial completo de cada afiliación, con un portal donde los clubes mantienen sus datos al día.
Solicitudes de afiliación con fases de revisión
Formulario online con documentos y referencias, fases de revisión acordes con sus estatutos (comprobación de la oficina, delegación territorial, junta) y aprobación solo en la última fase. Los clubes aprobados reciben un sello verificable.
Cuotas de afiliación y renovaciones automáticas
Facturas de renovación emitidas antes del nuevo periodo, pagos con tarjeta y SEPA en la cuenta Stripe de la propia federación, recordatorios de cuota, reembolsos y una exportación contable para su gestoría.
Registro de titulaciones de oficiales e instructores
Titulaciones de oficial de regata, juez e instructor con fecha de caducidad, recordatorios al equipo a 90, 30 y 7 días y el día del vencimiento, y verificación por el equipo de cada certificado subido.
Inscripciones a regatas y eventos con check-in offline
Sesiones, entradas para miembros y no miembros, listas de espera e inscripciones de grupo para los equipos de cada club, entradas con código QR, y una app de check-in y un quiosco que funcionan sin conexión.
Asamblea, representaciones y voto secreto
Órganos y reuniones con el quórum fijado en la apertura, asistencia con el peso de las representaciones calculado por el servidor, mociones, voto secreto con justificante, actas y un registro numerado de acuerdos. En Pro y Enterprise.
Ejemplo ilustrativo: una temporada en una federación territorial de vela
Es un escenario ilustrativo, no un caso de cliente. Una federación territorial de vela ficticia agrupa 42 clubes afiliados, unos 3.000 miembros individuales, cuatro delegaciones territoriales y 60 oficiales de regata, jueces e instructores. En junio organiza un campeonato juvenil y en noviembre su asamblea anual, donde los delegados de los clubes votan y pueden llevar representaciones de otros clubes.
Antes de SupaMaritime
Con SupaMaritime
Las cartas de renovación de la afiliación se envían a 42 secretarios de club como adjuntos PDF; las transferencias se asignan a cada club a mano en una hoja de cálculo hasta marzo.
Las facturas de renovación se emiten automáticamente antes del nuevo periodo. Los clubes pagan con tarjeta o SEPA en la cuenta Stripe de la federación, y quienes no han pagado reciben recordatorios.
Dos clubes han cambiado de secretario tras sus propias elecciones. El correo de la federación sigue llegando a las direcciones antiguas hasta que alguien se da cuenta.
Cada club es un miembro-organización con sus contactos. Los secretarios actualizan sus datos en el portal, y los campos que la federación elige quedan pendientes de aprobación del equipo.
Un nuevo club solicita la afiliación con un formulario PDF, sus estatutos y una carta de la delegación territorial, repartidos en cuatro correos. La decisión de la junta solo consta en el acta.
El nuevo club solicita la afiliación online con documentos y referencias. La solicitud pasa por las fases de oficina, delegación territorial y junta, y la aprobación emite un sello verificable.
El listado de oficiales es una hoja actualizada hace dos temporadas. Una semana antes del campeonato se descubre que el certificado de un juez ha caducado.
Las titulaciones de los oficiales están en el registro con sus fechas de caducidad. El equipo ve el certificado del juez entre los que vencen 90 días antes y pide a tiempo el renovado.
Las inscripciones al campeonato llegan desde un formulario web y por correo; la oficina de regatas trabaja con una lista impresa y tacha los nombres a bolígrafo en el pantalán.
Los clubes inscriben a sus equipos como inscripciones de grupo. Los regatistas reciben entradas con código QR y los voluntarios las escanean con la app de check-in, que guarda los registros sin conexión y los sincroniza al volver la cobertura.
En la asamblea las representaciones se comprueban en papel en la puerta, el quórum se cuenta a mano y el acta circula como un archivo Word que no deja de cambiar.
La asistencia y las representaciones se registran antes de abrir la asamblea, el quórum queda fijado en la apertura, las mociones se someten a voto secreto con justificante y el acta no puede modificarse una vez aprobada.
Hechos comprobables
Días antes del vencimiento, y el mismo día, en que el equipo recibe un recordatorio sobre las titulaciones de oficiales, jueces e instructores.
El peso de voto de cada delegado se calcula en el servidor a partir de las representaciones que lleva, nunca se introduce a mano.
La app de check-in y el quiosco siguen leyendo entradas QR sin conexión y sincronizan la cola cuando vuelve la cobertura.
Delegaciones territoriales como secciones: ninguna en Free, 5 en Pro, ilimitadas en Enterprise.
La asamblea de la federación con representaciones ponderadas y voto secreto
La asamblea anual es el momento en que una federación está más expuesta. Los delegados de los clubes aprueban las cuentas, eligen la junta directiva y votan cambios en los reglamentos, y cada una de esas decisiones puede impugnarse si después se cuestiona el quórum o una representación. Las representaciones en papel y el recuento a mano en la puerta son el eslabón débil.
En Guild, la asamblea es una reunión de un órgano de gobierno. Los delegados se registran como presentes antes de abrir la reunión, las representaciones se asocian al delegado que las lleva y el peso de voto junto a cada nombre lo calcula el servidor a partir de ellas, con un límite por persona fijado en la regla de quórum. Al abrir la reunión el quórum queda fijado: si la asamblea tenía quórum es un hecho de ese momento y no varía a medida que la gente entra o sale.
Las mociones pueden someterse a votación, también secreta. En el voto secreto la federación puede contar cada voto pero no ver quién emitió cuál; cada votante recibe un justificante, nadie puede votar dos veces y las papeletas no pueden editarse ni borrarse. El acta se redacta en la consola y queda bloqueada una vez aprobada, y los acuerdos pasan a un registro numerado. Hoy el voto se emite en la consola del equipo: el portal de miembros todavía no tiene una página de votación.
Inscripciones y check-in en el pantalán, junto a su software de clasificaciones
Un campeonato tiene dos mitades. Una es la regata en sí: inscripciones por clase, recorridos, puntuaciones y clasificaciones. La otra es todo lo que la rodea: quién se ha inscrito, quién ha pagado, a qué club pertenece un equipo, quién ha pasado por la oficina, quién viene a la cena de entrega de premios. Guild no puntúa regatas ni publica clasificaciones: gestiona la segunda mitad y deja la primera a su software de gestión de regatas.
Cada evento tiene sesiones (los días de regata, la reunión de patrones, la cena), entradas con precio para miembros y no miembros, aforo y listas de espera. Un club puede inscribir a un equipo como inscripción de grupo gestionada por una sola persona. Cada inscrito recibe una entrada con código QR, y las entradas de pago se cobran en la cuenta Stripe de la federación.
En la oficina, los voluntarios usan la app de check-in en su teléfono o un quiosco de autoservicio. Ambos siguen funcionando cuando se pierde la cobertura en el pantalán: los registros quedan en cola en el dispositivo y se sincronizan de forma segura al volver la conexión, sin registros duplicados. La asistencia por sesión alimenta después las estadísticas del evento y la comparación con la edición anterior.
Software para federaciones de vela con delegaciones territoriales y clubes náuticos
La mayoría de las federaciones de vela son federaciones por partida doble: los clubes se agrupan en delegaciones territoriales o zonas, y esas delegaciones tienen sus propios responsables, calendario y correspondencia. El software de un solo club no tiene sitio para ese nivel, y un listado plano de miembros lo oculta.
En Guild, cada delegación territorial es una sección de la federación. Clubes y miembros individuales pertenecen a una sección, los listados y contadores la respetan, y las campañas de correo pueden segmentarse por sección, categoría o país, con el consentimiento comprobado en el momento del envío. Roles personalizados como delegado territorial o tesorero tienen su propia matriz de permisos, y cada rol de la consola ocupa un puesto del plan.
Los clubes aparecen en un directorio público o solo para miembros con mapa interactivo, de modo que un regatista encuentra un club afiliado a lo largo de la costa y lo contacta mediante un formulario que nunca expone direcciones. Directorio, mapa, calendario de eventos, formulario de solicitud y sello pueden integrarse en su web actual (todos los widgets y un dominio propio desde Pro), y la plataforma funciona en marca blanca con su imagen y una interfaz en seis idiomas.
Oficiales de regata, jueces e instructores con titulaciones vigentes
Una federación responde por las personas que designa. Cuando un oficial de regata dirige un campeonato o un instructor sale al agua con los jóvenes, la federación está afirmando implícitamente que su titulación está vigente. Es una promesa difícil de cumplir cuando los certificados viven en buzones personales y en una hoja de la que nadie se ocupa.
Guild mantiene un único registro de titulaciones para toda la federación. Los tipos de titulación parten de valores predefinidos como STCW, RYA y titulaciones náuticas nacionales, y la federación puede añadir los suyos, como oficial de regata, juez o niveles de instructor. Cada titulación tiene fecha de expedición y de caducidad, los miembros suben sus certificados desde el portal y el equipo los verifica o rechaza directamente desde el registro.
El registro se organiza en torno a la pregunta que importa: quién está a punto de quedarse sin una titulación vigente. Las que vencen, las caducadas y las pendientes de revisar están en pestañas separadas, y el equipo recibe recordatorios 90, 30 y 7 días antes del vencimiento y el mismo día. Guild no gestiona cursos de formación ni créditos formativos: controla que la titulación esté vigente y verificada.
Cómo se compara con las alternativas
Software generalista de gestión de miembros para asociaciones y clubes, no específico de la vela. Guild importa directamente una exportación de Wild Apricot y puede convivir con él mediante widgets integrables durante la transición.
Software para la operativa diaria de clubes privados. Una categoría distinta de Guild: sirve a un único club, mientras que Guild sirve a la capa federativa por encima de los clubes.
Plataforma de inscripciones y resultados de regatas. Cubre la parte deportiva de la regata, que Guild no cubre, por lo que ambas herramientas pueden usarse en paralelo.
Software de puntuación de regatas. Guild no tiene motor de puntuación ni de clasificaciones, así que una federación puede mantener su herramienta y usar Guild para inscripciones, check-in y comunicaciones.
Preguntas frecuentes
¿Qué es un software para federaciones de vela?
¿Guild sirve para gestionar un club náutico concreto?
¿Pueden clubes y regatistas ser miembros de la misma federación?
¿Cómo se gestionan las delegaciones territoriales?
¿Cómo funciona la votación en la asamblea, y pueden los delegados votar desde su portal?
¿Guild puntúa regatas o publica clasificaciones?
¿Cuánto cuesta Guild para una federación de vela?
¿Podemos traer el listado de clubes desde una hoja de cálculo y recuperar nuestros datos?
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