Logiciel de relève d'équipage pour agents et coordinateurs
Suivez embarquants et débarquants avec vols, hôtels, transport, statut d'immigration, documents et coûts, dans l'escale et son compte d'escale.
À qui s'adresse cette page
- Vous gérez des relèves d'équipage en tant qu'agent maritime, pour un ou plusieurs armateurs ou gestionnaires
- Chaque relève implique vols, hôtels, taxis et démarches d'immigration pour chaque marin
- Les équipages comptent plusieurs nationalités, chacune avec ses propres documents
- Les plans changent quand le navire a du retard ou qu'un vol est annulé
- Les coûts de chaque relève doivent arriver dans le compte d'escale du mandant
La relève d'équipage tourne en arrière-plan jusqu'à ce que quelque chose bouge : le navire a du retard, un vol est annulé, un document manque. L'agent doit alors savoir, pour chaque marin, sur quel vol il se trouve, où il dort, qui vient le chercher et si l'immigration est réglée.
Dans beaucoup d'agences, ces informations se trouvent dans des tableurs, des groupes WhatsApp et un dossier par marin, et les coûts n'arrivent dans le compte d'escale que si quelqu'un les rattache à la bonne escale.
Dans SupaMaritime Agent, une relève d'équipage est un service de l'escale. Elle liste embarquants et débarquants avec leurs données personnelles, de vol, d'hôtel, de transport et d'immigration, rassemble les documents de la relève et enregistre les coûts par catégorie. Les totaux remontent dans le service de relève, que vous poussez vers la PDA ou la FDA avec les autres services.
Là où la journée déraille
L'état d'avancement est dans les têtes
Qui a un hôtel, qui attend encore un taxi, pour qui l'immigration est terminée : les réponses sont dispersées entre messages, tableurs et la mémoire de la personne qui a suivi l'escale.
Des documents éparpillés
Lettres d'invitation, OK to board, copies de passeports et de visas et listes d'équipage arrivent par e-mail et WhatsApp et finissent dans des dossiers différents.
Changements de dernière minute
Le navire a du retard, un vol change, les nuits d'hôtel et les prises en charge doivent être modifiées. Sans liste unique, chaque changement se vérifie personne par personne.
Des coûts absents du DA
Vols, nuits d'hôtel, taxis et frais d'immigration : certains arrivent dans le DA, d'autres finissent dans les frais généraux de l'agence faute d'avoir été rattachés à l'escale.
Plusieurs nationalités par relève
Des marins de pays différents demandent des documents et des démarches différents, ce qui rend l'état de chacun plus difficile à suivre.
Passages de relais entre les parties
La société de crewing planifie la relève, l'agent gère la partie portuaire et le navire embarque l'équipage. Chacun tient ses propres registres, et des détails se perdent entre eux.
Construit autour du workflow, pas ajouté par-dessus
Dans SupaMaritime Agent, une relève d'équipage a son propre écran dans l'escale : embarquants et débarquants, informations de vol, d'hôtel, de transport et d'immigration, documents et coûts. Les actions groupées mettent à jour plusieurs marins à la fois, chaque changement est inscrit dans l'historique de l'escale, et les totaux des coûts remontent dans le service que vous facturez dans la PDA ou la FDA.
Embarquants et débarquants par escale
Chaque relève liste séparément les embarquants et les débarquants, avec nom complet, grade, nationalité, date de naissance, numéro de passeport et notes.
Vol, hôtel et transport
Enregistrez numéro de vol, trajet, date et horaires ; nom de l'hôtel avec arrivée et départ ; prestataire de transport et heure de prise en charge, chacun avec un statut comme réservé, confirmé ou terminé. Agent enregistre ces dispositions ; il ne les réserve pas.
Statut d'immigration
Suivez l'immigration de chaque marin : non nécessaire, non demandée, en cours ou terminée, avec des notes sur ce qui reste à faire.
Documents de la relève
Joignez lettres d'invitation, OK to board, lettres de garantie, copies de passeports et de visas, listes d'équipage et autres fichiers à la relève ou à un marin en particulier.
Des coûts qui arrivent dans le DA
Saisissez les coûts par catégorie (transport, hôtels, immigration, frais d'agence, autres) avec montants estimés et réels dans n'importe quelle devise. S'ils partagent une devise, les totaux remontent dans le service de relève, que vous poussez vers la PDA ou la FDA.
Mises à jour groupées et historique
Sélectionnez plusieurs marins et renseignez transport, hôtel ou immigration en une seule fois. Chaque changement est inscrit dans l'historique de l'escale.
Exemple illustratif : une relève de six personnes sur un pétrolier de produits
Un pétrolier de produits hypothétique fait escale dans un port européen et relève six marins : trois embarquants arrivent en avion de différents pays et trois débarquants rentrent chez eux. Les embarquants ont besoin d'une nuit d'hôtel, les six doivent être transportés entre l'aéroport, l'hôtel et le navire, et deux ont besoin de formalités d'immigration. Puis le navire prend un jour de retard.
Avant SupaMaritime
Avec SupaMaritime
La société de crewing envoie la liste de relève en PDF par e-mail, et l'agent la ressaisit dans un tableur.
Un service de relève sur l'escale liste trois embarquants et trois débarquants avec grade, nationalité, passeport et informations de vol.
Lettres d'invitation et copies de passeport arrivent par WhatsApp et e-mail et sont enregistrées dans des dossiers différents.
Lettres d'invitation, OK to board et copies de passeport sont jointes à la relève ou à chaque marin.
Hôtel et taxis sont suivis dans le tableur et dans une discussion avec la compagnie de taxis.
Hôtel et transport sont attribués à tous les embarquants par une action groupée ; les statuts montrent ce qui est réservé, confirmé ou terminé.
L'état de l'immigration des deux marins n'est connu que de la personne qui s'en occupe.
L'immigration des deux marins passe de non demandée à en cours puis terminée, avec des notes en chemin.
Quand le navire prend du retard, l'agent passe chaque marin en revue pour voir ce qui doit changer.
Après le retard, l'agent met à jour les dates d'hôtel et les heures de prise en charge sur le même écran, et l'historique enregistre chaque changement.
Les factures d'hôtel, de taxis et de frais d'immigration arrivent dans les semaines suivantes et sont rapprochées de l'escale à la main.
Les coûts sont saisis par catégorie avec montants estimés et réels ; le total remonte dans le service de relève et est poussé vers la FDA avec les autres services.
Des faits vérifiables
Lettre d'invitation, OK to board, lettre de garantie, copie de passeport, copie de visa, liste d'équipage et autres.
Transport, hôtels, immigration, frais d'agence et autres, chacune avec montants estimés et réels.
Coûts dans n'importe quelle devise ; factures et comptes sont convertis en EUR aux taux quotidiens de la BCE.
Anglais, italien, espagnol, français et allemand.
Pourquoi la relève d'équipage est plus difficile que d'autres services portuaires
Une escale type compte quelques mandants, une liste finie de services et un ensemble connu de formalités. La relève d'équipage y ajoute des personnes : plusieurs marins de pays différents, chacun avec son voyage, ses documents et son calendrier. L'ETA du navire bouge, les vols bougent, et le capitaine veut toujours le nouvel officier à bord avant le départ.
Ce travail ressemble davantage à la coordination de voyages qu'au reste de l'agence maritime : horaires imbriqués, documents aux délais serrés et changements de dernière minute permanents. Ce qui aide le plus, c'est un seul endroit où l'état de chaque personne est visible.
Dans SupaMaritime Agent, cet endroit est le service de relève sur l'escale. Chaque marin a une ligne avec le statut vol, hôtel, transport et immigration. Quand le navire a du retard, vous voyez toutes les personnes concernées sur un écran et les mettez à jour là, une par une ou par une action groupée. Agent ne replanifie rien de lui-même : il garde le plan au même endroit.
Des documents et un suivi qui ne dépendent pas d'une seule boîte mail
Les équipes qui gèrent les relèves connaissent aussi le turnover. Quand la personne qui a suivi une relève est absente, les lettres d'invitation, la confirmation d'hôtel et l'heure du taxi ne devraient pas rester bloquées dans sa boîte mail ou sur son téléphone.
Dans Agent, les documents sont joints à la relève ou à chaque marin, les dispositions sont enregistrées sur chaque personne, et l'historique de l'escale montre qui a modifié quoi. Les e-mails aux mandants et aux fournisseurs peuvent être rédigés depuis l'escale et restent dans son archive e-mail.
L'accès suit les rôles : les administrateurs décident de ce que les managers, members et viewers peuvent lire, créer, modifier et supprimer, et les utilisateurs peuvent protéger leur connexion par une authentification multifacteur.
Faire arriver les coûts de relève dans le DA
La relève d'équipage génère beaucoup de petits coûts : vols, nuits d'hôtel, taxis, frais d'immigration, frais d'agence. Ils arrivent à des moments différents, souvent après l'appareillage, et chacun doit être rattaché à la bonne escale et au bon mandant.
Dans Agent, chaque coût est saisi sur la relève dès qu'il est connu, avec une catégorie, un montant estimé, un montant réel et une devise. Si tous les coûts sont dans la même devise, les totaux remontent dans le service de relève ; si les devises sont mélangées, le service affiche le détail plutôt qu'un total trompeur.
Le service de relève est ensuite poussé vers la PDA ou la FDA avec les autres services. Le compte final peut être exporté en PDF, en XML FatturaPA pour la facture électronique italienne ou en CSV d'écritures comptables pour votre comptabilité.
Travailler avec les sociétés de crewing, les agences de voyage et le navire
Une relève d'équipage fait intervenir plusieurs parties : la société de crewing qui planifie la relève, une agence de voyage qui réserve vols et hôtels, parfois un prestataire de visas, et le navire lui-même.
SupaMaritime Agent ne se connecte à aucun système de crewing, de voyage ou de visas, et n'a pas d'API publique. L'agent saisit les informations confirmées sur chaque marin et joint les documents reçus. Les e-mails aux autres parties peuvent être envoyés depuis l'escale, et les fournisseurs peuvent répondre aux demandes de devis depuis un lien sans compte.
Pour le navire, le lien de partage en lecture seule de l'escale montre places de port, services et livraisons : la relève y apparaît comme une ligne de service, tandis que la liste d'équipage, les coûts et les fournisseurs ne sont pas affichés.
Comment cela se compare aux alternatives
Utilisés par les armateurs et les sociétés de crewing pour la base de marins, les contrats, les certificats et la paie. SupaMaritime Agent couvre la part de la relève qui revient à l'agent au port et ne s'y connecte pas.
Ils réservent vols et hôtels. Agent ne réserve pas de voyages : vous saisissez sur chaque marin les informations de vol et d'hôtel confirmées.
Souples et familiers. L'état de chaque personne, les documents et les coûts sont à des endroits différents.
Gardez-les pour votre comptabilité. Agent exporte le compte final en XML FatturaPA (Italie) et en CSV d'écritures comptables ; il n'a pas de connexion directe avec les logiciels comptables.
Questions fréquentes
Quel logiciel aide à gérer la logistique des relèves d'équipage ?
Comment suivre les visas et les documents de l'équipage ?
Réserve-t-il les vols ou se connecte-t-il à des systèmes de voyage ?
Comment gérer les changements de dernière minute ?
Quelle différence entre gestion des équipages et logiciel de relève ?
Comment gère-t-il des équipages de plusieurs nationalités ?
Puis-je utiliser la relève d'équipage sans le reste de la plateforme ?
Existe-t-il une formule gratuite ou un essai ?
Voyez-la dans votre workflow, pas une démo générique
Nous parcourrons les cas d'usage conçu pour les coordinateurs de relèves d'équipage.
Agent n'a ni formule gratuite ni prix publiés. Les formules payantes (Starter, Pro avec fonctions AIS, Enterprise) sont chiffrées sur demande : réservez une démo et nous vous enverrons un devis.