Logiciel d'agence portuaire pour agences à fort volume
Pour les agences aux nombreuses escales simultanées : modèles partagés, rôles, historique par escale. Ce qu'Agent fait pour une grande équipe, et ses limites.
À qui s'adresse cette page
- Votre agence traite un volume élevé d'escales dans un ou plusieurs ports très fréquentés
- Les équipes opérations et comptabilité travaillent en parallèle sur de nombreuses escales à plusieurs mandants
- Les mandants attendent les comptes de débours rapidement et posent des questions détaillées
- Chaque équipe utilise son propre modèle de DA, et les passations font perdre des informations
- Vous voulez un seul endroit pour voir ce qui est en cours et ce qui s'est passé sur chaque escale
Dans un port très actif, un seul bureau d'agence peut avoir des dizaines d'escales ouvertes en même temps, avec les opérations, la comptabilité, la documentation, l'husbandry et les relèves d'équipage qui travaillent en parallèle.
À cette échelle, le problème tient moins à l'agent individuel qu'à la façon dont l'équipe travaille ensemble : modèles partagés, passations entre personnes, une comptabilité qui travaille sur les mêmes chiffres que les opérations et une trace de ce qui s'est passé sur chaque escale. Beaucoup d'agences bricolent encore cela avec un ancien logiciel d'agence, des exports vers des tableurs et des dossiers partagés.
SupaMaritime Agent donne à une grande équipe une structure commune : types de service, statuts, sections de DA et modèles d'e-mail définis pour toute l'organisation, rôles avec une matrice de permissions, un tableau de bord et un tableau des opérations en temps réel, et un historique sur chaque escale. C'est une application web sans API publique ni consolidation multi-bureaux, et cette page dit où elle s'arrête.
Là où la journée déraille
Chaque desk a son propre modèle de DA
Le desk pétroliers utilise un tableur, le desk vrac un autre. Quand un navire change de desk ou qu'un junior passe dans une autre équipe, les différences doivent être traduites à la main.
Les délais glissent les semaines chargées
Les mandants attendent le PDA avant l'arrivée et le FDA peu après le départ. Ce sont les étapes manuelles, comme chercher des modèles et des factures fournisseurs, qui font arriver ces comptes en retard.
Les agents seniors sont le goulet d'étranglement
On ne confie pas aux juniors les comptes à plusieurs mandants, si bien que les seniors finissent par tout relire et que leurs congés deviennent un risque.
La comptabilité travaille sur des exports
Les opérations clôturent les escales dans des tableurs et la comptabilité extrait les chiffres plus tard. La clôture mensuelle devient un exercice de rapprochement.
Aucune vue unique des escales en cours
La direction ne voit pas les escales du jour sans interroger chaque desk.
Reconstituer une escale oblige à fouiller
Les audits et les questions des mandants obligent à reconstituer ce qui s'est passé sur une escale à partir d'e-mails et de dossiers personnels.
Construit autour du workflow, pas ajouté par-dessus
SupaMaritime Agent donne à toute l'agence la même structure : un dossier par escale, les mêmes types de service et sections de DA, les mêmes modèles d'e-mail et des rôles qui déterminent qui peut voir et modifier quoi. La comptabilité travaille sur les lignes de DA, factures et paiements saisis par les opérations, et chaque modification figure dans l'historique de l'escale.
Modèles pour toute l'organisation
Définissez une seule fois pour toute l'agence les types de service avec prix de vente par défaut, les statuts de service, les sections de DA et les modèles d'e-mail en cinq langues. Tout le monde crée services et comptes à partir du même catalogue.
Tableau de bord et tableau des opérations en temps réel
Le tableau de bord affiche les escales actives, les navires au port, les arrivées des sept prochains jours et le solde à encaisser auprès des mandants. Le tableau des opérations liste services, tâches et livraisons regroupés par escale et se met à jour au fil du travail des collègues.
Escales à plusieurs mandants
Rattachez plusieurs mandants à une escale avec leurs quotes-parts, répartissez des lignes de DA entre eux et produisez le PDA ou le FDA par mandant ou consolidé. Les e-mails de PDA et FDA envoyés depuis l'escale sont journalisés.
Rôles, permissions et historique
Rôles administrateur, manager, membre et lecteur avec une matrice de permissions par ressource, authentification multifacteur et un historique sur chaque escale qui enregistre ce qui a changé.
Radar portuaire AIS (Pro)
Avec l'offre Pro, voyez les navires qui approchent de vos ports dans le rayon que vous fixez, les positions AIS sur les escales, un suivi des navires et l'historique des escales par navire. Non inclus dans Starter.
Transfert vers la comptabilité
Générez le XML FatturaPA à partir du DA final et exportez les débours du FDA en CSV sous forme d'écritures comptables (débit mandant, crédit fournisseur). Agent n'a ni API ni connecteur direct vers SAP, NetSuite ou Oracle.
Exemple illustratif : une journée chargée dans une grande agence
Un cas hypothétique, pas l'histoire d'un client. Une agence a une quarantaine d'escales ouvertes entre ses équipes conteneurs, pétroliers et vrac. Trois navires répartissent leurs coûts entre plusieurs mandants, le directeur financier a besoin de chiffres pour un conseil d'administration et de nouveaux collaborateurs arrivent cette semaine.
Avant SupaMaritime
Avec SupaMaritime
Chaque matin, le responsable des opérations fait le tour des desks pour savoir ce qui se passe.
Le responsable des opérations ouvre le tableau de bord et le tableau des opérations et voit au même endroit les escales en cours, les arrivées prochaines et les services ouverts.
Chaque équipe garde son propre modèle de DA, donc une passation entre équipes implique de tout remettre en forme.
Toutes les équipes utilisent les mêmes types de service et sections de DA définis pour l'organisation.
Les escales à coûts partagés sont réparties dans un tableur à part, avec des quotes-parts saisies à la main.
Chaque escale à coûts partagés a ses mandants rattachés avec leurs quotes-parts ; les lignes de DA sont réparties entre eux et chacun reçoit son propre PDA et FDA.
La comptabilité demande les créances par mandant et quelqu'un commence à assembler des exports.
Le tableau de bord affiche le solde à encaisser auprès des mandants, et chaque escale contient ses factures et ses paiements.
Les nouveaux apprennent le modèle d'une équipe et ne peuvent pas facilement aider une autre équipe.
Les nouveaux apprennent une seule façon de travailler, avec des rôles qui limitent ce qu'ils peuvent modifier pendant leur apprentissage.
Un mandant conteste un ancien FDA et la réponse doit être reconstituée à partir des e-mails.
Pour la contestation de l'ancien FDA, l'historique, les documents et les archives e-mail de l'escale montrent ce qui a été envoyé et quand.
Des faits vérifiables
Objectif de disponibilité mensuelle prévu dans nos conditions. C'est un objectif, pas une garantie ; des crédits de service ne s'appliquent que si votre bon de commande les prévoit.
Nous visons une réponse sous un jour ouvré, par e-mail et dans l'application, les jours ouvrés espagnols de 09:00 à 18:00 CET.
Exportez vos données à tout moment, et vos fichiers dans leur format d'origine, sans frais d'export.
Administrateur, manager, membre et lecteur, avec une matrice de permissions par ressource et authentification multifacteur.
Ce qu'une grande agence peut attendre d'un logiciel d'agence dans le cloud
Beaucoup de logiciels d'agence utilisés aujourd'hui ont été conçus pour des serveurs installés en interne et un petit groupe d'utilisateurs experts. Une application web dans le cloud change ce que l'agence doit gérer elle-même : aucun serveur à maintenir, des mises à jour sans projet de migration et un accès depuis n'importe quel navigateur.
SupaMaritime Agent est uniquement une application web dans le cloud ; il n'existe pas de version sur site. Les serveurs d'application sont à Paris et la base de données d'Agent à Londres (Royaume-Uni, couvert par une décision d'adéquation de l'UE). Les données sont chiffrées en transit et au repos par les fournisseurs, les bases sont sauvegardées chaque jour et les sauvegardes conservées sept jours, et un accord de traitement des données conforme au RGPD fait partie des conditions.
Mieux vaut être clair sur ce qui manque : Agent n'a ni API publique, ni webhooks, ni connecteurs directs vers des ERP ou des port community systems. Les données sortent d'Agent sous forme de documents PDF, de XML FatturaPA, de l'export comptable CSV et d'exports complets en CSV, JSON ou XLSX.
Standardiser sans perdre l'expertise de chaque desk
Les grandes agences craignent qu'un modèle commun gomme ce que chaque équipe sait. L'alternative que la plupart ont aujourd'hui, un tableur distinct par desk, est plus difficile à rapprocher et à transmettre.
Dans Agent, la standardisation passe par le catalogue de l'organisation : types de service avec prix de vente par défaut, statuts de service, sections de DA, types de nomination (agence complète, husbandry ou protective) et modèles d'e-mail. Les équipes peuvent ajouter les types de service dont elles ont besoin, par exemple une inspection particulière ou un service de nettoyage, et tout le monde voit la même liste.
Agent n'a pas de structure distincte par desk ni de modèles par type de navire. Un collaborateur qui passe des pétroliers au vrac utilise les mêmes écrans et le même catalogue : le savoir se trouve dans la configuration partagée et non dans le tableur d'une seule personne.
Tenir les délais des mandants sur les comptes de débours
Les mandants jugent les agences sur la rapidité et l'exactitude avec lesquelles elles envoient les comptes de débours et répondent aux questions. Les délais sont généralement manqués à cause d'étapes manuelles : trouver le bon modèle, attendre la relecture d'un senior, chercher la facture d'un fournisseur dans les boîtes e-mail.
Agent supprime certaines de ces étapes : les services viennent du catalogue partagé, les lignes du PDA sont copiées dans le FDA, les montants en autres devises utilisent le taux de la BCE, et le PDA ou le FDA est envoyé par e-mail depuis l'escale, avec une trace de ce qui a été envoyé et à qui.
Agent ne suit pas de délais par mandant et ne mesure pas le temps jusqu'au PDA et au FDA. Le tableau de bord montre les arrivées prochaines et le tableau des opérations les services ouverts : c'est là que l'équipe voit ce qu'il reste à faire.
Déployer Agent dans une grande agence
Nous n'annonçons pas de durée de mise en œuvre standard : elle dépend de vos données et de votre équipe. Le travail, lui, est prévisible : données de référence (ports, mandants, fournisseurs, navires), catalogue de services et de DA, rôles et permissions, et coordonnées de l'entreprise qui figurent sur vos PDF.
Beaucoup d'agences commencent avec une équipe sur des escales réelles avant d'étendre aux autres. L'accompagnement au démarrage, la migration des données et la formation ne sont fournis que si votre bon de commande les prévoit ; le support se fait par e-mail et dans l'application les jours ouvrés espagnols, et nous visons une réponse sous un jour ouvré.
À cette échelle, il y a aussi des limites à prendre en compte. Agent fonctionne comme une seule organisation : pas de consolidation multi-bureaux ni de reporting de groupe, et pas d'API pour alimenter un entrepôt de données. Si vous en avez besoin, abordez-le pendant la démo pour juger de l'adéquation.
Comment cela se compare aux alternatives
Éditeur de logiciels pour agences portuaires présent depuis longtemps sur le marché.
Logiciel ERP pour agences portuaires.
Beaucoup d'agences des grands ports utilisent un logiciel développé localement ou régional ; il vaut la peine de le comparer selon les mêmes critères.
Suite logicielle de gestion de flotte, destinée surtout aux armateurs et aux gestionnaires de navires.
Questions fréquentes
Qu'est-ce qu'un ERP pour agence portuaire ?
En quoi le logiciel pour grandes agences diffère-t-il de celui pour petites agences ?
SupaMaritime Agent peut-il gérer des milliers d'escales par an ?
Comment les grandes agences tiennent-elles les délais des mandants sur les comptes de débours ?
SupaMaritime Agent s'intègre-t-il à SAP, NetSuite ou Oracle ?
Comment une grande agence peut-elle réduire le risque lié au départ d'un agent senior ?
Plusieurs bureaux peuvent-ils travailler dans un même compte SupaMaritime Agent ?
Quels tarifs s'appliquent aux grandes agences ?
Voyez-la dans votre workflow, pas une démo générique
Nous parcourrons les cas d'usage conçu pour les agences des grands ports.
Agent n'a ni offre gratuite ni grille tarifaire publique. Starter, Pro (avec les fonctions AIS) et Enterprise sont sur devis : réservez une démo et nous vous enverrons une offre.