Logiciel d'agence portuaire pour petites et moyennes agences
Escales, PDA et FDA, relèves d'équipage, demandes de devis et livraisons dans un seul dossier par escale, au lieu de tableurs et d'e-mails dispersés.
À qui s'adresse cette page
- Vous dirigez une agence portuaire présente dans un ou quelques ports
- Votre équipe traite des navires de commerce de différents types : vraquiers, pétroliers, porte-conteneurs, rouliers ou marchandises diverses
- Vous préparez les PDA et FDA sous Excel et les envoyez par e-mail aux mandants
- Certaines escales ont plus d'un mandant et les coûts arrivent en plusieurs devises
- Vous voulez un outil que les juniors peuvent prendre en main sans casser le processus
L'agent portuaire coordonne l'arrivée du navire, les formalités avec les autorités, les relèves d'équipage, les services d'husbandry et les comptes dus au mandant, souvent pour plusieurs navires à la fois et avec des demandes qui changent d'heure en heure.
Dans beaucoup d'agences, tout cela passe encore par Outlook, Excel et WhatsApp. Le résultat est connu : chaque agent a son propre modèle de DA, le PDA et le FDA sont refaits à la main et, quand la personne qui a suivi l'escale est absente, personne d'autre ne retrouve le dossier.
SupaMaritime Agent est une application web construite autour de l'escale. Services, comptes de débours, factures, paiements, relèves d'équipage, documents, livraisons et e-mails se trouvent dans le même dossier, avec un historique de chaque modification.
Là où la journée déraille
Les modèles de DA se multiplient
Chaque agent a son propre modèle Excel. La version envoyée au mandant n'est pas toujours celle que voit la comptabilité, et le rapprochement de fin de mois prend plus de temps qu'il ne devrait.
Du PDA au FDA, on ressaisit tout
Clôturer une escale, c'est recopier à la main la proforma dans le compte final, appliquer les taux de change et expliquer les écarts au mandant.
La répartition entre mandants se fait à la main
Quand les coûts sont partagés entre plusieurs mandants, les quotes-parts finissent souvent dans un autre onglet du tableur, où une erreur passe inaperçue jusqu'à ce que le mandant pose la question.
La relève d'équipage crée sa propre paperasse
Noms, grades, passeports, vols et reçus des embarquants et débarquants se retrouvent dans des dossiers et des conversations séparés pour chaque escale.
L'e-mail est le seul registre
Quand un agent part, il emporte ce qu'il sait de chaque mandant et de chaque escale ouverte. Il n'y a pas d'historique partagé à transmettre.
Les mandants veulent les comptes rapidement
Les mandants attendent le PDA avant l'arrivée et le FDA peu après le départ. Avec des étapes manuelles, une semaine chargée repousse ce travail au soir.
Construit autour du workflow, pas ajouté par-dessus
SupaMaritime Agent tient un dossier par escale. Services et tâches, PDA et FDA, factures fournisseurs, paiements des mandants, relèves d'équipage, documents et livraisons figurent dans ce dossier, et chaque modification apparaît dans son historique. L'équipe peut aussi enregistrer des services, des photos de colis et des messages vocaux depuis Telegram ; le bot demande une confirmation avant d'enregistrer quoi que ce soit.
Escales en vue tableau, Kanban et calendrier
Suivez chaque escale à travers ses statuts, de la nomination au règlement. Un tableau des opérations regroupe services, tâches et livraisons par escale, et un calendrier affiche les arrivées par mois ou par semaine.
PDA et FDA avec export PDF
Ajoutez des lignes de DA par catégorie, copiez les lignes du PDA dans le FDA et ajustez-les aux coûts réels ; le FDA affiche l'écart par rapport au PDA. Exportez un PDF détaillé ou synthétique et envoyez-le par e-mail depuis l'escale.
Coûts répartis entre mandants
Rattachez plusieurs mandants à une escale avec leur quote-part, répartissez une ligne de DA entre eux et générez le PDA ou le FDA pour un mandant ou pour tous réunis.
Relèves d'équipage avec vols et coûts
Enregistrez embarquants et débarquants avec grade, nationalité, passeport et informations de vol, conservez leurs documents dans l'escale et suivez les coûts estimés et réels de chaque relève.
Factures, paiements et export comptable
Enregistrez les factures fournisseurs et les paiements des mandants dans l'escale, avec les taux quotidiens de la BCE pour les autres devises. Générez le XML FatturaPA à partir du DA final et exportez les débours du FDA en CSV sous forme d'écritures comptables.
Radar portuaire AIS et suivi des navires (Pro)
Avec l'offre Pro, voyez les positions AIS sur vos escales, les navires qui approchent de vos ports dans le rayon que vous fixez, un suivi des navires, un planificateur de route et les caractéristiques du navire par numéro IMO. Non inclus dans Starter.
Exemple illustratif : un vraquier avec relève d'équipage
Un cas hypothétique, pas l'histoire d'un client. Un vraquier fait escale dans un port méditerranéen pour décharger du grain, avec une relève de cinq marins. Deux mandants se partagent les frais portuaires.
Avant SupaMaritime
Avec SupaMaritime
L'agent senior prépare le PDA sous Excel et l'envoie par e-mail aux deux mandants, qui répondent avec des modifications dans des fils séparés.
L'escale est créée dès la nomination, avec les deux mandants et leurs quotes-parts.
Les documents de l'équipage et les informations de vol arrivent par WhatsApp du capitaine, de la société de crewing et de l'agence de voyages.
Les services sont ajoutés à partir des types de service de l'agence, les devis sont demandés aux fournisseurs par e-mail, et le PDA est exporté en PDF et envoyé depuis l'escale.
Les factures de pilotage, de remorquage et de droits de port arrivent dans des boîtes différentes et sont rattachées à l'escale à la main.
Les cinq marins sont enregistrés avec grade, nationalité, passeport et vols ; leurs documents et leurs coûts figurent dans la relève.
La quote-part de chaque mandant est calculée dans un autre onglet du tableur, saisie à la main.
Les factures fournisseurs sont enregistrées dans l'escale au fur et à mesure, et les montants en autres devises sont convertis au taux de la BCE.
Le FDA attend la dernière facture, puis il est refait à partir du fichier du PDA.
Les lignes du PDA sont copiées dans le FDA et ajustées aux coûts réels ; chaque mandant reçoit un FDA avec ses propres lignes et l'écart par rapport au PDA.
Quand l'agent senior est absent, personne d'autre ne sait où en est le dossier.
N'importe qui dans l'équipe peut ouvrir l'escale et lire son historique pour voir ce qui a été fait et ce qui reste à faire.
Des faits vérifiables
Copiez les lignes du PDA dans le FDA, saisissez les coûts réels et affichez l'écart par rapport au PDA dans le PDF.
Les taux de référence quotidiens de la BCE convertissent en EUR les lignes de DA en autres devises.
XML de facture électronique italienne à partir du DA final, plus un export CSV des débours du FDA sous forme d'écritures comptables.
Anglais, italien, espagnol, français et allemand.
Pourquoi les ERP génériques ne conviennent pas à une agence portuaire
Les ERP généralistes modélisent des commandes d'achat, des commandes de vente, des clients et des fournisseurs. Une escale est autre chose : un événement borné dans le temps dont les coûts sont facturés à un ou plusieurs mandants mais payés à de nombreux fournisseurs, comme l'autorité portuaire, les pilotes, les remorqueurs, les lamaneurs et l'agence elle-même, avec des estimations qui changent entre la proforma et le compte final et des montants dans plusieurs devises.
Faire entrer cela dans un ERP générique demande généralement une configuration sur mesure, et l'exploitation revient souvent aux tableurs parce que le système ne représente pas l'escale comme les agents la vivent.
SupaMaritime Agent prend l'escale comme unité de travail. Services, comptes de débours, factures, paiements, relèves d'équipage, documents, livraisons, e-mails et historique sont tous rattachés à l'escale. Agent n'est pas une comptabilité générale : les comptes finaux partent vers votre logiciel comptable en XML FatturaPA ou en CSV d'écritures comptables.
Ce qui distingue un logiciel d'agence portuaire d'un logiciel d'agence maritime
Les deux termes sont souvent employés l'un pour l'autre. En pratique, le logiciel d'agence portuaire se concentre sur le travail au port : coordination de l'arrivée et du poste à quai, formalités, services d'husbandry, logistique à terre des relèves d'équipage et comptabilité des débours. Le logiciel d'agence maritime peut désigner la même chose, ou une catégorie plus large qui couvre aussi le côté armateur, comme la gestion des voyages et l'affrètement.
Si vous êtes rémunéré pour représenter armateurs et opérateurs au port, il vous faut un logiciel d'agence portuaire, et c'est ce que fait SupaMaritime Agent. Si vous exploitez des navires, il vous faut un logiciel de gestion de flotte. SupaMaritime Merchant couvre la maintenance, les dossiers d'équipage et la conformité des navires de commerce ; il ne gère ni l'affrètement ni la comptabilité de voyage.
Un test simple : si les comptes de débours sont le principal document que vous remettez à vos clients, vous êtes agent portuaire et le module à examiner est Agent.
Comment choisir un logiciel d'agence portuaire en 2026
Commencez par l'essentiel : le PDA produit par l'outil est-il meilleur que l'Excel que vous envoyez aujourd'hui, la comptabilité utilisera-t-elle ces chiffres pour facturer les mandants, les juniors peuvent-ils s'en servir sans casser le processus, et le prix a-t-il du sens au regard du nombre d'escales que vous traitez ?
Regardez ensuite trois points. Les escales à plusieurs mandants : vous devez pouvoir rattacher plusieurs mandants à une même escale et répartir les coûts, sans créer d'escales en double. Les taux de change : les lignes en autres devises doivent utiliser un taux de référence publié, comme le taux quotidien de la BCE, et non un taux annuel fixe. Les documents : joindre un bon de livraison ou une facture à l'escale doit être rapide, sinon l'équipe reviendra à l'e-mail.
Enfin, la propriété des données. Vos escales, vos mandants et l'historique de vos DA sont des informations commercialement sensibles. Dans SupaMaritime, vous pouvez exporter vos données en CSV, JSON ou XLSX et vos fichiers dans leur format d'origine à tout moment, sans frais d'export, et vous disposez d'au moins 30 jours après la fin du contrat pour tout récupérer. Un accord de traitement des données conforme au RGPD fait partie des conditions.
Pour démarrer : ce que comprend la mise en place
Agent n'a ni offre gratuite ni essai gratuit : l'accès commence avec une offre payante (Starter, Pro ou Enterprise), sur devis. Une démo est le meilleur moyen de vérifier s'il correspond à la façon dont travaille votre agence.
La mise en place commence par les données de référence : vos ports, mandants, fournisseurs et navires, vos types et statuts de service, vos sections de DA, ainsi que les coordonnées de l'entreprise, le logo et les coordonnées bancaires qui figurent sur les PDF. Vous invitez ensuite l'équipe, attribuez les rôles, et chacun peut, s'il le souhaite, relier le bot Telegram.
Aucun service informatique n'est nécessaire, car Agent fonctionne dans le navigateur. L'accompagnement au démarrage, la migration des données et la formation ne sont fournis que si votre bon de commande les prévoit. Le support se fait par e-mail et dans l'application les jours ouvrés espagnols, et nous visons une réponse sous un jour ouvré.
Comment cela se compare aux alternatives
Logiciel cloud pour agences portuaires.
Plateforme cloud pour agences portuaires.
Éditeur de logiciels pour agences portuaires présent depuis longtemps sur le marché.
Logiciel ERP pour agences portuaires.
Logiciel pour agences portuaires positionné sur l'intelligence artificielle.
Questions fréquentes
Qu'est-ce qu'un logiciel d'agence portuaire ?
Quelle différence entre un PDA et un FDA ?
Un logiciel d'agence portuaire peut-il répartir les débours entre plusieurs mandants ?
Combien coûte SupaMaritime Agent ?
Un logiciel d'agence portuaire peut-il gérer les taux de change de la BCE ?
Comment les agents portuaires suivent-ils les relèves d'équipage ?
SupaMaritime Agent s'intègre-t-il aux port community systems ?
Qu'est-ce qui change quand une agence portuaire abandonne Excel ?
Voyez-la dans votre workflow, pas une démo générique
Nous parcourrons les cas d'usage conçu pour les agents portuaires.
Agent n'a ni offre gratuite ni grille tarifaire publique. Starter, Pro (avec les fonctions AIS) et Enterprise sont sur devis : réservez une démo et nous vous enverrons une offre.