Logiciel de gestion des accréditations pour registres maritimes
Candidatures avec pièces et références, examen par étapes, sceau vérifiable et registre professionnel que vos clients consultent en quelques secondes.
À qui s'adresse cette page
- Vous n'admettez des membres qu'après avoir vérifié certificats, expérience et références
- Vous publiez un registre d'experts accrédités, d'équipages ou de capitaines agréés, d'organismes de formation reconnus ou de fournisseurs agréés
- Propriétaires, courtiers ou assureurs vous demandent de confirmer qu'une personne figure bien au registre
- Les candidatures arrivent par e-mail avec des PDF joints et les évaluateurs travaillent sur des échanges transférés
- Des certificats STCW, MCA ou RYA expirent et vous l'apprenez en même temps qu'un client
Un registre ne vaut que la confiance qu'un inconnu peut lui accorder. Quand un propriétaire de yacht mandate un expert, qu'une société de gestion embarque un capitaine ou qu'un assureur accepte un rapport, la question est toujours la même : cette personne est-elle réellement accréditée par l'organisme qu'elle cite, aujourd'hui ? Les organismes certificateurs et les registres professionnels du secteur maritime existent pour répondre à cette question, et la plupart y répondent encore à la main.
Derrière la liste publique, on trouve souvent une boîte de réception pleine de candidatures avec pièces jointes, un tableur pour savoir qui a examiné quoi, des références relancées par téléphone, une décision de commission consignée au procès-verbal et un PDF du registre exporté quelques fois par an. Chaque étape fonctionne ; c'est l'enchaînement qui casse. Un membre radié reste dans le PDF, un logo continue d'apparaître sur un site après la fin de l'adhésion, et le client qui veut vérifier doit écrire au secrétariat et attendre.
SupaMaritime Guild est un logiciel de gestion des accréditations construit autour de cet enchaînement : la candidature et ses justificatifs, l'examen par des évaluateurs désignés avec références, la décision, un sceau vérifiable, les qualifications et leurs échéances, et une page publique de vérification qui répond à partir des données en vigueur. C'est l'outil pour tenir un registre professionnel maritime, pas un modèle d'attestation greffé sur un outil générique.
Là où la journée déraille
Les candidatures vivent dans une boîte mail
Les formulaires arrivent en pièces jointes, dans des formats différents. Certificats, CV et preuves d'expérience sont dispersés entre les e-mails, et le dossier complet d'un candidat n'existe que dans la mémoire de quelqu'un.
Les évaluateurs travaillent sur des e-mails transférés
Chaque évaluateur reçoit une copie et commente en réponse, puis le secrétariat fusionne les avis à la main. Personne ne voit d'un coup d'œil quelles candidatures attendent qui, ni à quelle étape.
Les références se relancent par téléphone
Les référents sont sollicités par e-mail, oublient, et sont relancés manuellement. Quand la référence arrive enfin, elle est rangée ailleurs que dans la candidature à laquelle elle appartient.
Le registre est un PDF qui vieillit
La liste publiée est exportée quelques fois par an. Entre deux exports, elle affiche des membres radiés et ignore ceux admis la semaine dernière.
Vérifier, c'est écrire au secrétariat
Le client qui veut confirmer une accréditation écrit au bureau et attend. Un logo copié sur un site ressemble trait pour trait à un vrai, et personne ne sait combien de fois on a tenté de le vérifier.
L'expiration des certificats passe inaperçue
STCW, MCA, RYA et les brevets nationaux ont une date d'expiration. Sans registre qui les suit, un certificat expiré est découvert par un client, pas par l'organisme qui s'est porté garant de son titulaire.
Construit autour du workflow, pas ajouté par-dessus
SupaMaritime Guild suit une accréditation du premier formulaire à la vérification publique. Candidature, documents, références, évaluations et décision restent dans un seul dossier ; l'admission crée l'adhésion et émet un sceau ; et le sceau renvoie vers une page de vérification qui lit le statut de l'adhésion au moment où quelqu'un consulte.
Candidatures en ligne avec pièces et références
Des formulaires de candidature que vous concevez, avec dépôt de documents et champs de qualification. Le brouillon s'enregistre automatiquement et le candidat le reprend depuis un lien. Les référents répondent via un lien personnel, sans compte, et la demande se relance depuis le dossier.
Étapes d'examen avec évaluateurs désignés
Définissez jusqu'à huit étapes, par exemple contrôle administratif, références et décision de la commission. Les évaluateurs désignés ne voient que leurs candidatures et remplissent une grille d'évaluation. L'admission n'est possible qu'à la dernière étape, le refus à toutes.
Demande de compléments et décision tracée
Demandez au candidat ce qui manque et reprenez à la même étape à réception. La décision crée l'adhésion, copie qualifications et documents dans la fiche du membre, émet le sceau et l'invite sur le portail.
Sceau vérifiable et page publique de vérification
Chaque membre admis reçoit un sceau relié à une page publique qui indique, en temps réel, si l'adhésion est en règle, avec la catégorie et la date de validité. Chaque vérification est journalisée, et l'équipe peut régénérer un code pour révoquer l'ancien.
Registre des qualifications avec rappels d'échéance
Certificats STCW, MCA, RYA et nationaux avec document et date d'expiration. Onglets à échéance, expirés et à contrôler ; l'équipe valide ou refuse et reçoit des rappels à 90, 30 et 7 jours et le jour de l'expiration.
Un registre intégrable et digne de confiance
Un annuaire public qui n'affiche que ce que permettent le consentement du membre et vos règles de visibilité, vos propres champs, une file de validation des modifications de profil, des widgets sceau et candidature pour votre site, et un journal d'audit.
Un registre d'experts en plaisance accrédités, exemple illustratif : avant et après
Exemple illustratif avec un organisme fictif. Une association nationale d'experts maritimes tient un registre d'experts en plaisance accrédités, consulté par des propriétaires, des courtiers et des assureurs. Les candidatures arrivent régulièrement, chacune avec justificatifs de qualification, deux références professionnelles et une décision de commission, et les clients demandent par e-mail de confirmer des accréditations.
Avant SupaMaritime
Avec SupaMaritime
Le candidat envoie par e-mail formulaire, CV et certificats scannés ; l'attestation d'assurance manquante arrive une semaine plus tard dans un autre e-mail et est classée ailleurs.
Le candidat remplit le formulaire en ligne, dépose ses documents, enregistre un brouillon et le termine plus tard : tout le dossier est au même endroit.
Le secrétariat transfère le dossier à deux membres de la commission, qui répondent avec leurs commentaires dans des échanges séparés.
La candidature entre dans la première étape, contrôle administratif. Deux membres de la commission sont désignés et ne voient que les candidatures qui leur sont attribuées.
Les référents sont sollicités par e-mail, l'un ne répond pas et la relance est un appel dont il ne reste aucune trace.
Les référents reçoivent un lien personnel et répondent sans compte ; une demande en retard se relance depuis la candidature.
La commission admet le candidat en réunion ; le PDF du registre sur le site change au prochain export trimestriel.
Un document manque : une demande de compléments part, le candidat l'ajoute et l'examen reprend à la même étape, puis passe à la décision de la commission.
Un propriétaire écrit pour savoir si l'expert qui signe un rapport est accrédité, et attend la réponse du bureau.
L'admission à la dernière étape crée l'adhésion, émet le sceau et invite l'expert sur le portail ; le sceau est valide dès cet instant, et le profil apparaît dans l'annuaire une fois que le membre accepte d'y figurer.
Le certificat d'un expert expire, et l'association l'apprend des mois plus tard par un client.
Le propriétaire ouvre le lien du sceau et voit, en temps réel, que l'adhésion est en règle ; la vérification est journalisée. L'équipe reçoit des rappels à 90, 30 et 7 jours de l'expiration d'un certificat.
Des faits vérifiables
La page de vérification lit le statut de l'adhésion au moment de la consultation : active ou en période de grâce, elle est valide ; radiée, suspendue ou avec un code révoqué, elle ne l'est pas.
Jours avant l'expiration d'un certificat où votre équipe est notifiée, une seule fois par seuil.
Chaque vérification est enregistrée avec son résultat, l'heure et la page d'origine.
Des étapes que vous définissez selon votre procédure, comme le contrôle administratif, les références et la décision du comité. L'approbation n'est possible qu'à la dernière étape.
Ce qu'un logiciel de gestion des accréditations doit faire pour un registre maritime
L'accréditation est une chaîne de preuves. Un expert maritime, un capitaine de yacht ou un organisme de formation candidate ; l'organisme vérifie certificats, expérience et références ; une commission décide ; et la décision devient une déclaration publique sur laquelle s'appuient les clients. Un logiciel pour ce métier doit garder chaque maillon de la chaîne dans un seul dossier, car la valeur du registre tient à la capacité de montrer pourquoi quelqu'un y figure.
Dans SupaMaritime Guild, le formulaire de candidature est le vôtre : les champs dont vous avez besoin, le dépôt de documents, des champs de qualification liés aux types de qualification que vous reconnaissez et la catégorie demandée. Le candidat enregistre un brouillon et y revient quand il veut. Les références sont demandées par e-mail avec un lien personnel, et une référence qui n'arrive pas peut être redemandée depuis la candidature.
L'équipe suit les candidatures sur un tableau ou dans une liste, par statut et par étape, avec pour chacune les documents, références, évaluations et l'historique. Une fois le formulaire envoyé, plus rien du candidat n'a besoin de vivre dans une boîte mail.
La vérification d'un membre en quelques secondes : comment fonctionne le sceau
Quand une candidature est admise, le membre reçoit un sceau : un code court relié à une page publique de vérification de votre registre. Avec le widget sceau, inclus dans l'offre Free, le membre peut l'afficher sur son propre site, et le lien peut figurer sur des rapports, des devis et des signatures d'e-mail.
Quiconque ouvre la page voit la réponse valable à cet instant. Le membre apparaît valide tant que l'adhésion est active ou en période de grâce, avec son nom, sa catégorie, sa date d'adhésion et la date jusqu'à laquelle il est en règle. Il apparaît non valide quand l'adhésion est radiée ou suspendue, ou quand le code a été révoqué. La page n'est jamais servie depuis un cache, et chaque vérification est enregistrée avec son résultat.
Si un sceau est copié ou détourné, l'équipe régénère le code : l'ancien cesse de fonctionner et un nouveau est émis. Un organisme qui imprime le lien de vérification sous forme de code QR sur une plaque, une attestation ou un rapport d'expertise offre à ses clients la même vérification depuis un téléphone, sans appeler le secrétariat.
Étapes d'examen, évaluateurs et une décision que l'on peut justifier
Chaque organisme certificateur a sa procédure, généralement inscrite dans des statuts ou un règlement : contrôle administratif de la complétude, examen technique des qualifications, références et décision d'une commission ou d'un conseil. Guild vous permet de traduire cette procédure en huit étapes d'examen au maximum. Une candidature en examen se trouve toujours dans une seule étape, avance pas à pas et ne peut être admise qu'à la dernière ; une candidature manifestement irrecevable peut être refusée à tout moment.
Les évaluateurs sont désignés candidature par candidature, et un formulaire peut prévoir des évaluateurs par défaut. Un évaluateur ne voit que les candidatures qui lui sont attribuées, remplit une grille (identité, qualifications, documents, références, catégorie de cotisation) et contrôle chaque document. Quand il manque quelque chose, la candidature revient au candidat avec une demande de compléments et, une fois complétée, reprend à l'étape où elle se trouvait.
La décision boucle le processus. L'admission crée l'adhésion, copie les qualifications et documents du candidat dans la fiche du membre, émet le sceau, invite le nouveau membre sur le portail et envoie le résultat par e-mail ; le refus transmet votre message au candidat. Les évaluateurs occupent des sièges d'équipe, et un rôle personnalisé, comme une commission d'admission, peut être limité aux candidatures.
Tenir un registre professionnel à jour après l'admission
L'admission est un début, pas une fin. Un registre auquel les clients font confiance doit refléter qui est toujours qualifié et toujours en règle. Dans Guild, les certificats de chaque membre sont réunis dans un registre des qualifications : STCW, MCA, RYA, ENG1 et brevets nationaux issus d'un catalogue intégré, plus les types ajoutés par votre organisme, chacun avec son document et sa date d'expiration. Les membres déposent leurs certificats renouvelés depuis le portail, et l'équipe les valide ou les refuse depuis le registre.
Le registre propose des onglets pour les certificats qui expirent dans les 90 jours, déjà expirés, à contrôler, et tous. Votre équipe est notifiée à 90, 30 et 7 jours de l'expiration et le jour même. C'est le statut de l'adhésion qui pilote le sceau : quand une adhésion n'est pas renouvelée à l'issue de la période de grâce, ou que l'équipe la suspend, la page de vérification cesse de l'afficher comme valide.
Ce que voit le public se règle champ par champ. Les membres choisissent de figurer dans l'annuaire et consentent au profil public ; l'organisme définit ses propres champs, comme les domaines d'expertise, la classe de brevet ou les zones couvertes, avec des règles de visibilité, et peut exiger une validation avant publication des modifications sur les champs de son choix. Importez depuis un tableur ou Wild Apricot avec simulation et annulation pendant 24 heures, et exportez tout dans des formats ouverts, quelle que soit l'offre.
Comment cela se compare aux alternatives
Plateforme de certificats et de badges numériques. Adaptée quand le besoin principal est d'émettre des justificatifs ; Guild se concentre sur la procédure d'admission et le registre des membres qui se trouvent derrière.
Plateforme de badges numériques utilisée pour les certifications professionnelles. Orientée vers l'émission et le partage de badges plutôt que vers la gestion des candidatures, de l'examen et d'un registre public.
Plateforme de gestion des adhésions pour associations et organisations à but non lucratif. Guild importe un export Wild Apricot avec simulation, ce qui aide les organismes qui souhaitent migrer leur registre.
Questions fréquentes
Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion des accréditations ?
Comment les clients et les assureurs vérifient-ils un membre ?
Chaque évaluateur voit-il toutes les candidatures ?
Comment les références sont-elles recueillies ?
Le sceau confirme-t-il des certificats précis, comme STCW ou MCA ?
Un logiciel de registre professionnel peut-il cohabiter avec notre site actuel ?
Guild gère-t-il la formation continue ou les procédures disciplinaires ?
Combien cela coûte-t-il ?
Voyez-la dans votre workflow, pas une démo générique
Nous parcourrons les cas d'usage pour organismes certificateurs et registres.
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