Logiciel pour association professionnelle du secteur maritime
Logiciel pour association professionnelle de capitaines, experts, courtiers et agents maritimes : adhésions, brevets STCW, cotisations, annuaire et conseil.
À qui s'adresse cette page
- Vous dirigez une association de capitaines, officiers, experts maritimes, courtiers, agents maritimes ou ingénieurs
- Vos membres sont peu nombreux mais très qualifiés : quelques dizaines ou centaines de professionnels, souvent dans plusieurs pays
- L'adhésion suppose une sélection : brevets, parrainages et décision du conseil
- Le travail repose sur des bénévoles ou un secrétariat à temps partiel, avec un budget quasi nul
- Armateurs et clients devraient pouvoir vérifier qu'un membre est à jour de cotisation
Une association professionnelle maritime n'est pas un club. Ses membres sont des capitaines, officiers, experts, courtiers, agents maritimes et ingénieurs dont le nom est le gagne-pain, et l'association existe pour garantir quelque chose à leur sujet : qu'ils ont été sélectionnés, que leurs titres sont authentiques, qu'ils respectent une déontologie. Cette garantie ne vaut que ce que valent les données qui la soutiennent.
Dans la plupart des associations, ces données tiennent dans un tableur géré par un seul bénévole, une boîte mail remplie de dossiers en PDF, un annuaire publié sur le site une fois par an et des virements rapprochés à la main. Cela fonctionne jusqu'au départ du secrétaire, jusqu'à ce que le brevet STCW d'un membre expire sans que personne ne le voie, ou qu'un armateur demande si un expert est toujours membre sans obtenir de réponse rapide.
Guild est le logiciel pour association professionnelle que SupaMaritime a conçu pour ce type d'organisation. Il réunit des candidatures avec étapes d'examen, un registre des brevets, des cotisations encaissées sur le compte Stripe de l'association, un annuaire fondé sur le consentement, des événements et la gouvernance du conseil, sous vos propres couleurs. Guild est un produit récent et cette page ne décrit que ce qu'il fait aujourd'hui.
Là où la journée déraille
Le fichier des membres vit dans le tableur d'une seule personne
Catégories, dates d'adhésion, sections et état des cotisations sont dans un fichier que seul le secrétaire comprend. Quand il passe la main, des années d'historique partent avec lui ou arrivent sous forme d'export illisible.
La sélection des candidats se fait par e-mail
Formulaires, copies de brevets et lettres de parrainage arrivent dans des messages séparés. Le conseil décide en réunion, puis personne ne peut montrer quelles références ont été vérifiées ni quand.
Les brevets expirés passent inaperçus
Brevets STCW, MCA et RYA, certificats médicaux et titres nationaux ont tous une date d'expiration. Sans registre, l'association apprend qu'un membre n'est plus en règle après le client.
L'adhésion est une affirmation invérifiable
Les membres affichent le logo de l'association sur leur site et dans leur signature. Un armateur ou un affréteur n'a aucun moyen rapide de confirmer que la personne est aujourd'hui membre à jour de cotisation.
Les cotisations se relancent à la main
Les appels de cotisation partent d'une boîte personnelle, les virements arrivent sans référence et chaque année quelqu'un passe ses soirées à rapprocher lignes bancaires et noms, puis à écrire des relances.
Le conseil travaille entre e-mails et PDF
Convocations, présences, procurations, votes et procès-verbaux sont dispersés dans les boîtes mail. Savoir si le quorum était atteint, ou ce qui a été décidé exactement, devient une affaire de mémoire.
Construit autour du workflow, pas ajouté par-dessus
Guild conserve chaque membre dans une fiche unique : la candidature qui l'a fait admettre, sa catégorie et sa section, ses brevets avec leurs dates d'expiration, ses cotisations et paiements, son profil dans l'annuaire et ses consentements. La console de l'équipe, l'espace membre et les pages publiques lisent tous cette même fiche : le secrétariat la tient à jour une seule fois et chaque membre gère sa propre partie.
Candidatures, sélection et sceau vérifiable
Formulaires d'adhésion en ligne avec pièces jointes et parrains, étapes d'examen conformes à vos statuts avec approbation uniquement à l'étape finale et, à l'admission, un sceau que le membre peut afficher, relié à une page publique de vérification.
Registre des brevets avec rappels d'expiration
Brevets STCW, MCA, RYA et titres nationaux par membre, avec document joint, vérification par l'équipe et rappels à 90, 30, 7 et 0 jours. Les onglets Expirent bientôt, Expirés et À vérifier montrent qui risque de ne plus être en règle.
Un annuaire et une carte des membres utiles aux clients
Annuaire public et réservé aux membres avec carte interactive et recherche par rayon autour d'un port. Consentement par finalité, file d'approbation pour les modifications que vous choisissez et relais de contact qui ne dévoile jamais les adresses.
Cotisations encaissées sur votre propre compte Stripe
Factures de cotisation, paiements par carte et SEPA sur le compte Stripe de l'association, remboursements et relances automatiques. Dans l'espace membre, chacun met à jour son profil, dépose ses certificats, renouvelle, paie et gère ses consentements.
Gouvernance du conseil avec l'offre Pro
Instances et réunions dans la console, présences avec procurations, quorum figé à l'ouverture de la séance, motions, vote à bulletin secret avec reçu, procès-verbaux verrouillés après approbation et registre des résolutions numéroté.
Événements, campagnes et rapports pour le conseil
Journées techniques et dîners avec sessions, billets, listes d'attente, billets QR et contrôle d'accès hors ligne. Campagnes e-mail segmentées avec suivi des ouvertures et des clics, et rapports sur les adhésions (CSV sur toutes les offres, PDF avec Pro).
Une association d'experts maritimes abandonne ses tableurs
Un exemple illustratif, pas un témoignage client : une association internationale fictive d'experts maritimes, 140 membres dans neuf pays, un secrétariat à temps partiel et un conseil de cinq bénévoles. Les membres paient une cotisation annuelle et les candidats doivent présenter deux parrains et leurs titres avant que le conseil ne les admette.
Avant SupaMaritime
Avec SupaMaritime
Le fichier des membres est un tableur sur l'ordinateur du secrétaire, avec une seconde copie que le trésorier modifie pour les paiements.
Le tableur est d'abord importé en simulation, les erreurs sont corrigées, puis l'import est appliqué avec 24 heures pour l'annuler.
Les candidatures arrivent en PDF par e-mail ; les lettres de parrainage sont relancées une à une et rangées dans un dossier partagé.
Les candidats utilisent le formulaire en ligne, déposent leurs documents et désignent leurs parrains, qui répondent via leur propre lien ; chaque dossier passe par le secrétariat, les parrainages et le conseil.
Personne ne suit les dates d'expiration des brevets : un titre périmé n'apparaît que lorsqu'un client pose la question.
Les brevets figurent au registre avec leurs documents ; les rappels partent à 90, 30, 7 et 0 jours et l'équipe vérifie chaque certificat renouvelé.
L'annuaire du site est un PDF mis à jour une fois par an, avec les téléphones et adresses des membres en clair.
L'annuaire et la carte n'affichent que ce que chaque membre a accepté ; les demandes passent par le relais de contact et les membres admis affichent un sceau vérifiable.
Les cotisations sont réglées par virement ; le trésorier rapproche les paiements des noms et envoie les relances à la main.
Les factures de renouvellement partent automatiquement, les membres paient par carte ou SEPA sur le compte Stripe de l'association et les relances suivent les impayés.
Les décisions du conseil sont rédigées après coup et circulent dans un fichier texte que chacun peut encore modifier.
Avec Pro, le conseil se réunit dans la console : présences enregistrées, quorum figé à l'ouverture, motions votées, procès-verbal approuvé et verrouillé, résolution numérotée.
Des faits vérifiables
Une limite de l'offre, pas un résultat : l'offre Free (0 €) comprend un poste d'équipe, 250 membres actifs, 3 événements simultanés et 2 campagnes par mois.
Des étapes que vous définissez selon votre procédure, comme le contrôle administratif, les références et la décision du conseil. L'approbation n'est possible qu'à la dernière étape.
Par conception, les demandes issues de l'annuaire passent par un relais de contact : l'adresse e-mail du membre n'est jamais montrée à l'expéditeur.
Jours avant l'expiration, et le jour même, où les rappels sont émis pour les brevets STCW, MCA, RYA et les autres titres du registre.
Ce qu'un logiciel pour association professionnelle maritime doit faire
Les plateformes d'adhésion généralistes sont pensées pour l'association moyenne : une liste de membres, une date de renouvellement, une lettre d'information et un agenda. Une association professionnelle maritime a une mission plus exigeante. Ses membres détiennent des titres délivrés par des administrations maritimes et des États du pavillon, ses règles d'admission sont inscrites dans les statuts, et ceux qui s'appuient sur elle (armateurs, gestionnaires, affréteurs, assureurs) veulent savoir si un professionnel est vraiment membre à jour.
Cela change ce qu'un logiciel pour association professionnelle doit modéliser. Un membre n'est pas qu'un contact avec une catégorie. Il porte des brevets avec date d'expiration, une candidature qui retrace son admission, des consentements qui déterminent ce que l'annuaire peut montrer et un historique d'adhésion que le conseil utilise pour suivre adhésions, renouvellements et départs dans le temps.
Guild modélise tout cela directement. Catégories, sections et champs personnalisés décrivent vos membres (5 champs avec Free, 30 avec Pro, illimités avec Enterprise), et chaque période d'adhésion reste dans l'historique. Des rôles personnalisés comme trésorier ou commission d'admission disposent de leur propre grille de permissions, afin que chaque bénévole voie ce dont son rôle a besoin, et rien de plus.
Sélectionner les candidats et délivrer un sceau vérifiable
La valeur d'une association professionnelle tient au filtre à l'entrée. Avec Guild, le candidat remplit un formulaire en ligne que vous concevez, dépose des documents comme ses brevets et son CV, et désigne des parrains qui répondent via leur propre lien sécurisé. Un dossier incomplet peut être renvoyé avec une demande de compléments, sans tout recommencer.
L'examen suit vos statuts. Vous définissez jusqu'à huit étapes, par exemple contrôle du secrétariat, parrainages et décision du conseil ; une candidature ne peut être approuvée qu'à l'étape finale, tandis qu'une candidature manifestement irrecevable peut être refusée à tout moment. L'approbation crée l'adhésion, reprend brevets et documents et invite le nouveau membre dans son espace.
Chaque membre admis reçoit un sceau de vérification à placer sur son propre site. Il renvoie vers une page publique qui confirme, en temps réel, si le membre est à jour. Quand un armateur sur le quai veut savoir si un expert est bien celui qu'il prétend être, la réponse est à portée de doigt, sans écrire au secrétariat.
Suivre les brevets STCW, MCA et RYA dans un registre unique
Pour les associations de capitaines, d'officiers et d'ingénieurs, un titre qui expire sans que personne ne s'en aperçoive est un risque pour la réputation. Guild fournit une bibliothèque de titres maritimes courants, dont STCW, MCA, RYA, ENG1 et les titres nationaux, et chaque association peut ajouter les siens.
Les brevets sont enregistrés par membre avec date de délivrance, date d'expiration et justificatif. Le membre peut déposer lui-même un certificat renouvelé depuis son espace, et l'équipe le valide ou le refuse directement depuis le registre, sans ouvrir chaque fiche. Les rappels sont émis à 90, 30 et 7 jours avant l'expiration, puis le jour même.
Le registre est organisé autour de la question que se pose vraiment le conseil : qui risque de ne plus être en règle ? Des onglets distincts pour les brevets qui expirent bientôt, les brevets expirés et ceux à vérifier rendent la réponse visible d'un coup d'œil. Guild enregistre des titres délivrés par d'autres organismes ; il ne suit pas la formation continue ni les cours.
Choisir un logiciel pour association professionnelle avec un budget de bénévoles
La plupart des associations professionnelles du transport maritime et du yachting fonctionnent avec des bénévoles et un budget modeste : le premier critère est donc le coût. Guild propose une offre Free à 0 € avec un poste d'équipe, jusqu'à 250 membres actifs, 3 événements simultanés, 2 campagnes par mois et les widgets annuaire et sceau. Pro coûte 199 € par mois avec trois postes d'équipe (25 € par poste supplémentaire), membres illimités, cinq sections, gouvernance, rapports PDF pour le conseil et domaine personnalisé.
Le deuxième critère est le conseil. Avec Pro, le conseil peut tenir ses réunions dans la console : présences enregistrées avec procurations, quorum figé à l'ouverture de la séance pour qu'il ne varie plus ensuite, motions soumises à un vote à bulletin secret avec reçu pour chaque votant, procès-verbaux verrouillés après approbation et résolutions numérotées dans un registre. Le vote depuis l'espace membre n'est pas encore disponible.
Le troisième critère est la réversibilité. Guild importe depuis Wild Apricot ou un tableur avec simulation et annulation sous 24 heures, coexiste avec votre site actuel grâce à des widgets intégrables et exporte toutes vos données dans des formats ouverts, quelle que soit l'offre. La console est disponible en six langues et les membres voient le nom, le logo et les couleurs de l'association, sur votre propre domaine avec Pro, avec seulement une discrète mention Powered by SupaMaritime.
Comment cela se compare aux alternatives
Plateforme généraliste très répandue pour les associations et les clubs ; Guild peut en importer les données et fonctionner à ses côtés grâce à des widgets intégrables.
Plateforme d'adhésions, d'événements et de communication pour associations et chambres de tous secteurs, sans champs dédiés aux titres maritimes.
Plateforme tout-en-un de CRM, d'événements et d'engagement pour associations et chambres, conçue pour tous les secteurs plutôt que pour le maritime.
CRM open source utilisé par de nombreuses associations et organisations à but non lucratif pour les adhésions, les dons et les événements, généralement hébergé et étendu par la structure ou un prestataire.
Questions fréquentes
Qu'est-ce qu'un logiciel pour association professionnelle ?
En quoi un logiciel pour association professionnelle maritime diffère-t-il d'une plateforme généraliste ?
Pouvons-nous sélectionner les candidats avant de les admettre ?
Comment Guild suit-il les brevets STCW, MCA et RYA ?
Combien coûte Guild pour une petite association ?
Pouvons-nous quitter Wild Apricot ou un tableur sans perturber les membres ?
Comment l'annuaire protège-t-il la vie privée des membres ?
Que ne fait pas encore Guild ?
Voyez-la dans votre workflow, pas une démo générique
Nous parcourrons les cas d'usage pour les associations professionnelles.
Commencez avec l'offre Free à 0 € jusqu'à 250 membres actifs ; passez à Pro à 199 € par mois quand vous avez besoin de sections, de gouvernance et de votre domaine.