Crewwechsel-Software für Hafenagenten und Koordinatoren
Erfassen Sie An- und Abmusternde mit Flügen, Hotels, Transport, Einwanderungsstatus, Dokumenten und Kosten im Hafenanlauf und seinem Disbursement Account.
Für wen ist das
- Sie wickeln als Hafenagent Crewwechsel für einen oder mehrere Reeder oder Schiffsmanager ab
- Jede Rotation bedeutet Flüge, Hotels, Taxis und Einwanderungsschritte für jedes Crewmitglied
- Die Crews haben mehrere Nationalitäten, jede mit eigenen Papieren
- Pläne ändern sich, wenn das Schiff Verspätung hat oder ein Flug ausfällt
- Die Kosten jedes Crewwechsels müssen in das Disbursement Account des Auftraggebers
Ein Crewwechsel läuft im Hintergrund, bis sich etwas bewegt: Das Schiff verspätet sich, ein Flug fällt aus, ein Dokument fehlt. Dann muss der Agent für jedes Crewmitglied wissen, in welchem Flug es sitzt, wo es übernachtet, wer es abholt und ob die Einwanderung erledigt ist.
In vielen Agenturen steckt dieses Wissen in Tabellen, WhatsApp-Gruppen und einem Ordner pro Seemann, und die Kosten landen nur dann im Disbursement Account, wenn jemand sie dem richtigen Hafenanlauf zuordnet.
In SupaMaritime Agent ist ein Crewwechsel eine Leistung im Hafenanlauf. Er listet An- und Abmusternde mit ihren persönlichen Daten, Flug-, Hotel-, Transport- und Einwanderungsangaben, enthält die Dokumente des Crewwechsels und erfasst Kosten nach Kategorie. Die Summen fließen in die Crewwechsel-Leistung, die Sie zusammen mit den anderen Leistungen in PDA oder FDA übernehmen.
Wo der Tag bricht
Der Stand steckt in den Köpfen
Wer hat ein Hotel, wer braucht noch ein Taxi, bei wem ist die Einwanderung erledigt: Die Antworten verteilen sich auf Nachrichten, Tabellen und das Gedächtnis derjenigen, die den Anlauf betreut haben.
Dokumente überall verstreut
Einladungsschreiben, OK to Board, Pass- und Visakopien und Crewlisten kommen per E-Mail und WhatsApp und landen in verschiedenen Ordnern.
Änderungen in letzter Minute
Das Schiff verspätet sich, ein Flug verschiebt sich, Hotelnächte und Abholungen müssen angepasst werden. Ohne eine gemeinsame Liste wird jede Änderung Person für Person geprüft.
Kosten fehlen im DA
Flüge, Hotelnächte, Taxis und Einwanderungsgebühren: Manche landen im DA, andere in den allgemeinen Kosten der Agentur, weil niemand sie dem Hafenanlauf zugeordnet hat.
Mehrere Nationalitäten pro Rotation
Seeleute aus verschiedenen Ländern brauchen unterschiedliche Papiere und Verfahren, was den Stand jeder einzelnen Person schwerer nachvollziehbar macht.
Übergaben zwischen den Beteiligten
Die Crewing-Agentur plant die Rotation, der Agent übernimmt die Hafenseite, und das Schiff mustert die Crew an. Jeder führt eigene Aufzeichnungen, und Details gehen dazwischen verloren.
Um den Workflow herum gebaut, nicht draufgesetzt
In SupaMaritime Agent hat ein Crewwechsel eine eigene Ansicht im Hafenanlauf: An- und Abmusternde, Flug-, Hotel-, Transport- und Einwanderungsangaben, Dokumente und Kosten. Sammelaktionen aktualisieren mehrere Crewmitglieder auf einmal, jede Änderung wird im Verlauf des Hafenanlaufs festgehalten, und die Kostensummen fließen in die Leistung, die Sie in PDA oder FDA abrechnen.
An- und Abmusternde pro Hafenanlauf
Jeder Crewwechsel listet An- und Abmusternde getrennt, mit vollem Namen, Rang, Nationalität, Geburtsdatum, Passnummer und Notizen.
Flug-, Hotel- und Transportangaben
Erfassen Sie Flugnummer, Strecke, Datum und Zeiten; Hotelname mit Check-in und Check-out; Transportdienstleister und Abholzeit, jeweils mit einem Status wie gebucht, bestätigt oder abgeschlossen. Agent hält diese Vorkehrungen fest; es bucht sie nicht.
Einwanderungsstatus
Verfolgen Sie die Einwanderung jedes Crewmitglieds als nicht nötig, nicht beantragt, in Bearbeitung oder erledigt, mit Notizen zu offenen Punkten.
Crewwechsel-Dokumente
Hängen Sie Einladungsschreiben, OK to Board, Garantieschreiben, Pass- und Visakopien, Crewlisten und weitere Dateien an den Crewwechsel oder an ein einzelnes Crewmitglied.
Kosten, die im DA ankommen
Erfassen Sie Kosten nach Kategorie (Transport, Hotels, Einwanderung, Agenturgebühr, Sonstiges) mit geschätzten und tatsächlichen Beträgen in jeder Währung. Bei einheitlicher Währung fließen die Summen in die Crewwechsel-Leistung, die Sie in PDA oder FDA übernehmen.
Sammelaktualisierungen und Verlauf
Wählen Sie mehrere Crewmitglieder aus und setzen Sie Transport, Hotel oder Einwanderung in einem Schritt. Jede Änderung wird im Verlauf des Hafenanlaufs festgehalten.
Beispiel zur Veranschaulichung: ein Wechsel von sechs Personen auf einem Produktentanker
Ein hypothetischer Produktentanker läuft einen europäischen Hafen an und wechselt sechs Seeleute: Drei mustern an und fliegen aus verschiedenen Ländern ein, drei mustern ab und fliegen nach Hause. Die Anmusternden brauchen eine Hotelnacht, alle sechs brauchen Transport zwischen Flughafen, Hotel und Schiff, und zwei brauchen Einwanderungsformalitäten. Dann verspätet sich das Schiff um einen Tag.
Vor SupaMaritime
Mit SupaMaritime
Die Crewing-Agentur schickt die Rotationsliste als PDF per E-Mail, und der Agent tippt sie in eine Tabelle ab.
Eine Crewwechsel-Leistung im Hafenanlauf listet drei Anmusternde und drei Abmusternde mit Rang, Nationalität, Pass und Flugdaten.
Einladungsschreiben und Passkopien kommen per WhatsApp und E-Mail und werden in verschiedenen Ordnern gespeichert.
Einladungsschreiben, OK to Board und Passkopien hängen am Crewwechsel oder am jeweiligen Crewmitglied.
Hotel und Taxis werden in der Tabelle und in einem Chat mit dem Taxiunternehmen verfolgt.
Hotel und Transport werden für alle Anmusternden mit einer Sammelaktion gesetzt; die Status zeigen, was gebucht, bestätigt oder abgeschlossen ist.
Den Einwanderungsstand der beiden Seeleute kennt nur, wer ihn bearbeitet.
Die Einwanderung der beiden Seeleute wechselt von nicht beantragt über in Bearbeitung zu erledigt, mit Notizen unterwegs.
Als sich das Schiff verspätet, geht der Agent jedes Crewmitglied durch, um zu sehen, was sich ändern muss.
Nach der Verspätung aktualisiert der Agent Hoteldaten und Abholzeiten in derselben Ansicht, und der Verlauf hält jede Änderung fest.
Rechnungen für Hotels, Taxis und Einwanderungsgebühren kommen in den folgenden Wochen und werden dem Hafenanlauf von Hand zugeordnet.
Die Kosten werden nach Kategorie mit geschätzten und tatsächlichen Beträgen erfasst; die Summe fließt in die Crewwechsel-Leistung und wird mit den anderen Leistungen in die FDA übernommen.
Nachprüfbare Fakten
Einladungsschreiben, OK to Board, Garantieschreiben, Passkopie, Visakopie, Crewliste und Sonstiges.
Transport, Hotels, Einwanderung, Agenturgebühr und Sonstiges, jeweils mit geschätzten und tatsächlichen Beträgen.
Kosten in jeder Währung; Rechnungen und Abrechnungen werden zu den täglichen EZB-Kursen in EUR umgerechnet.
Englisch, Italienisch, Spanisch, Französisch und Deutsch.
Warum ein Crewwechsel schwieriger ist als andere Hafenleistungen
Ein typischer Hafenanlauf hat wenige Auftraggeber, eine überschaubare Liste von Leistungen und bekannte Formalitäten. Der Crewwechsel bringt Menschen hinzu: mehrere Seeleute aus verschiedenen Ländern, jeder mit eigener Reise, eigenen Papieren und eigenem Zeitplan. Die ETA des Schiffs verschiebt sich, Flüge verschieben sich, und der Kapitän will den neuen Offizier trotzdem vor dem Auslaufen an Bord haben.
Die Arbeit ähnelt eher der Reisekoordination als dem Rest der Hafenagentur: verknüpfte Zeitpläne, Papiere mit knappen Fristen und ständige Änderungen in letzter Minute. Am meisten hilft ein einziger Ort, an dem der Stand jeder Person sichtbar ist.
In SupaMaritime Agent ist dieser Ort die Crewwechsel-Leistung im Hafenanlauf. Jedes Crewmitglied hat eine Zeile mit dem Status von Flug, Hotel, Transport und Einwanderung. Verspätet sich das Schiff, sehen Sie alle Betroffenen in einer Ansicht und aktualisieren sie dort, einzeln oder per Sammelaktion. Agent plant nichts selbstständig um; es hält den Plan an einem Ort.
Dokumente und Stand, die nicht in einem einzigen Postfach liegen
Auch Crewwechsel-Teams haben Personalwechsel. Wenn die Person, die eine Rotation betreut hat, abwesend ist, sollten Einladungsschreiben, Hotelbestätigung und Abholzeit des Taxis nicht in ihrem Postfach oder auf ihrem Telefon feststecken.
In Agent hängen die Dokumente am Crewwechsel oder am einzelnen Crewmitglied, die Vorkehrungen sind bei jeder Person erfasst, und der Verlauf des Hafenanlaufs zeigt, wer was geändert hat. E-Mails an Auftraggeber und Lieferanten lassen sich aus dem Hafenanlauf schreiben und bleiben in seinem E-Mail-Archiv.
Der Zugriff folgt Rollen: Admins legen fest, was Manager, Member und Viewer lesen, anlegen, bearbeiten und löschen dürfen, und Benutzer können ihren Zugang mit Multi-Faktor-Authentifizierung schützen.
Crewwechsel-Kosten ins DA bringen
Ein Crewwechsel erzeugt viele kleine Kosten: Flüge, Hotelnächte, Taxis, Einwanderungsgebühren, die Agenturgebühr. Sie kommen zu unterschiedlichen Zeitpunkten, oft nach dem Auslaufen, und jede muss dem richtigen Hafenanlauf und Auftraggeber zugeordnet werden.
In Agent wird jeder Kostenpunkt am Crewwechsel erfasst, sobald er bekannt ist, mit Kategorie, geschätztem Betrag, tatsächlichem Betrag und Währung. Haben alle Kosten dieselbe Währung, fließen die Summen in die Crewwechsel-Leistung; bei gemischten Währungen zeigt die Leistung die Aufschlüsselung statt einer irreführenden Summe.
Die Crewwechsel-Leistung wird dann zusammen mit den anderen Leistungen in PDA oder FDA übernommen. Die Endabrechnung lässt sich als PDF, als FatturaPA-XML für die italienische E-Rechnung oder als CSV mit Buchungssätzen für Ihre Buchhaltung exportieren.
Zusammenarbeit mit Crewing-Agenturen, Reisebüros und dem Schiff
An einem Crewwechsel sind mehrere Parteien beteiligt: die Crewing-Agentur, die die Rotation plant, ein Reisebüro, das Flüge und Hotels bucht, manchmal ein Visadienstleister, und das Schiff selbst.
SupaMaritime Agent ist nicht mit Crewing-, Reise- oder Visasystemen verbunden und hat keine öffentliche API. Der Agent trägt die bestätigten Angaben bei jedem Crewmitglied ein und hängt die erhaltenen Dokumente an. E-Mails an die anderen Parteien lassen sich aus dem Hafenanlauf senden, und Lieferanten können Angebotsanfragen über einen Link ohne Konto beantworten.
Für das Schiff zeigt der Nur-Lese-Link des Hafenanlaufs Liegeplätze, Leistungen und Zustellungen: Der Crewwechsel erscheint als Leistungszeile, Crewliste, Kosten und Lieferanten werden nicht angezeigt.
Wie sich das im Vergleich zu Alternativen schlägt
Werden von Reedereien und Crewing-Agenturen für Seeleutedatenbank, Verträge, Zertifikate und Heuerabrechnung genutzt. SupaMaritime Agent deckt den Teil des Crewwechsels ab, der beim Hafenagenten liegt, und ist nicht mit ihnen verbunden.
Sie buchen Flüge und Hotels. Agent bucht keine Reisen; Sie tragen die bestätigten Flug- und Hoteldaten bei jedem Crewmitglied ein.
Flexibel und vertraut. Der Stand jeder Person, die Dokumente und die Kosten liegen an verschiedenen Orten.
Behalten Sie sie für Ihre Buchhaltung. Agent exportiert die Endabrechnung als FatturaPA-XML (Italien) und als CSV mit Buchungssätzen; eine direkte Verbindung zu Buchhaltungssoftware gibt es nicht.
Häufig gestellte Fragen
Welche Software hilft bei der Logistik von Crewwechseln?
Wie verfolge ich Visa und Crew-Dokumente?
Bucht es Flüge oder ist es mit Reisesystemen verbunden?
Wie gehe ich mit Änderungen in letzter Minute um?
Was ist der Unterschied zwischen Crew-Management- und Crewwechsel-Software?
Wie geht es mit Crews aus mehreren Nationalitäten um?
Kann ich den Crewwechsel ohne den Rest der Plattform nutzen?
Gibt es einen kostenlosen Tarif oder eine Testphase?
Sehen Sie es in Ihrem Workflow, keine Generic-Demo
Wir gehen die Anwendungsfälle durch für crewwechsel-koordinatoren entwickelt.
Agent hat keinen kostenlosen Tarif und keine veröffentlichten Preise. Die kostenpflichtigen Tarife (Starter, Pro mit AIS-Funktionen, Enterprise) gibt es auf Anfrage: Buchen Sie eine Demo, und wir schicken Ihnen ein Angebot.