Software für Hafenagenturen mit hohem Volumen
Für Agenturen mit vielen gleichzeitigen Anläufen: gemeinsame Vorlagen, Rollen und ein Verlauf pro Anlauf. Was Agent für ein großes Team leistet und was nicht.
Für wen ist das
- Ihre Agentur wickelt viele Hafenanläufe in einem oder mehreren stark frequentierten Häfen ab
- Operations- und Finanzteam arbeiten parallel an vielen Anläufen mit mehreren Auftraggebern
- Auftraggeber erwarten Disbursement Accounts zügig und stellen detaillierte Rückfragen
- Verschiedene Teams nutzen verschiedene DA-Vorlagen, und bei Übergaben gehen Informationen verloren
- Sie wollen einen Ort, an dem Sie sehen, was läuft und was bei jedem Anlauf passiert ist
In einem stark frequentierten Hafen kann ein einziges Agenturbüro Dutzende Anläufe gleichzeitig offen haben, während Operations, Buchhaltung, Dokumentation, Husbandry und Crewwechsel parallel arbeiten.
In dieser Größenordnung liegt das Problem weniger beim einzelnen Agenten als in der Zusammenarbeit im Team: gemeinsame Vorlagen, Übergaben zwischen Personen, eine Buchhaltung, die mit denselben Zahlen arbeitet wie Operations, und ein Nachweis dessen, was bei jedem Anlauf passiert ist. Viele Agenturen flicken das noch mit einem älteren Agentursystem, Tabellenexporten und gemeinsamen Ordnern zusammen.
SupaMaritime Agent gibt einem großen Team eine gemeinsame Struktur: organisationsweite Leistungsarten, Status, DA-Abschnitte und E-Mail-Vorlagen, Rollen mit einer Berechtigungsmatrix, ein Dashboard und ein Operations-Board in Echtzeit sowie einen Verlauf bei jedem Anlauf. Es ist eine Web-App ohne öffentliche API und ohne Konsolidierung mehrerer Niederlassungen, und diese Seite sagt, wo sie aufhört.
Wo der Tag bricht
Jeder Desk hat seine eigene DA-Vorlage
Der Tanker-Desk nutzt eine Tabelle, der Massengut-Desk eine andere. Wenn ein Schiff den Desk wechselt oder ein Junior in ein anderes Team geht, müssen die Unterschiede von Hand übersetzt werden.
In vollen Wochen rutschen die Fristen
Auftraggeber erwarten das PDA vor der Ankunft und das FDA kurz nach dem Auslaufen. Es sind die manuellen Schritte, etwa die Suche nach Vorlagen und Lieferantenrechnungen, die diese Abrechnungen verspäten.
Senior-Agenten sind der Engpass
Junior-Mitarbeitenden werden Abrechnungen mit mehreren Auftraggebern nicht anvertraut, also prüfen die Senior-Agenten alles, und ihr Urlaub wird zum Risiko.
Die Buchhaltung arbeitet mit Exporten
Operations schließt Anläufe in Tabellen ab, die Buchhaltung zieht die Zahlen später heraus. Der Monatsabschluss wird zur Abstimmungsübung.
Kein Gesamtbild der laufenden Anläufe
Die Geschäftsführung sieht die heutigen Anläufe nicht, ohne jeden Desk zu fragen.
Einen Anlauf zu rekonstruieren heißt suchen
Audits und Rückfragen von Auftraggebern bedeuten, das Geschehen eines Anlaufs aus E-Mails und persönlichen Ordnern zu rekonstruieren.
Um den Workflow herum gebaut, nicht draufgesetzt
SupaMaritime Agent gibt allen in der Agentur dieselbe Struktur: einen Datensatz pro Anlauf, dieselben Leistungsarten und DA-Abschnitte, dieselben E-Mail-Vorlagen und Rollen, die festlegen, wer was sehen und ändern darf. Die Buchhaltung arbeitet mit den DA-Positionen, Rechnungen und Zahlungen, die Operations erfasst, und jede Änderung steht im Verlauf des Anlaufs.
Organisationsweite Vorlagen
Legen Sie Leistungsarten mit Standard-Verkaufspreis, Leistungsstatus, DA-Abschnitte und E-Mail-Vorlagen in fünf Sprachen einmal für die ganze Agentur fest. Alle erstellen Leistungen und Abrechnungen aus demselben Katalog.
Dashboard und Operations-Board in Echtzeit
Das Dashboard zeigt aktive Anläufe, Schiffe im Hafen, Ankünfte der nächsten sieben Tage und den offenen Saldo gegenüber Auftraggebern. Das Operations-Board listet Leistungen, Aufgaben und Zustellungen nach Anlauf gruppiert und aktualisiert sich, während Kolleginnen und Kollegen arbeiten.
Anläufe mit mehreren Auftraggebern
Ordnen Sie einem Anlauf mehrere Auftraggeber mit ihren Anteilen zu, teilen Sie DA-Positionen zwischen ihnen auf und erstellen Sie PDA oder FDA pro Auftraggeber oder gesamt. Aus dem Anlauf versendete PDA- und FDA-E-Mails werden protokolliert.
Rollen, Berechtigungen und Verlauf
Rollen Admin, Manager, Mitglied und Betrachter mit einer Berechtigungsmatrix pro Ressource, Multi-Faktor-Authentifizierung und ein Verlauf bei jedem Anlauf, der festhält, was sich geändert hat.
AIS-Hafenradar (Pro)
Im Pro-Plan sehen Sie Schiffe im Anlauf auf Ihre Häfen innerhalb eines selbst gewählten Radius, AIS-Positionen zu Anläufen, einen Vessel Tracker und die Hafenbesuchshistorie. Nicht in Starter enthalten.
Übergabe an die Buchhaltung
Erzeugen Sie FatturaPA-XML aus dem finalen DA und exportieren Sie die FDA-Auslagen als CSV-Buchungssätze (Soll Auftraggeber, Haben Lieferant). Agent hat keine API und keinen direkten Konnektor zu SAP, NetSuite oder Oracle.
Anschauungsbeispiel: ein voller Tag in einer großen Agentur
Ein hypothetischer Fall, keine Kundengeschichte. Eine Agentur hat rund vierzig offene Anläufe in ihren Container-, Tanker- und Massengutteams. Drei Schiffe teilen die Kosten auf mehrere Auftraggeber auf, der Finanzleiter braucht Zahlen für eine Vorstandssitzung, und diese Woche fangen neue Mitarbeitende an.
Vor SupaMaritime
Mit SupaMaritime
Der Operations-Leiter geht jeden Morgen von Desk zu Desk, um zu erfahren, was los ist.
Der Operations-Leiter öffnet Dashboard und Operations-Board und sieht laufende Anläufe, anstehende Ankünfte und offene Leistungen an einem Ort.
Jedes Team pflegt seine eigene DA-Vorlage, eine Übergabe zwischen Teams bedeutet also Umformatieren.
Alle Teams nutzen dieselben Leistungsarten und DA-Abschnitte, die für die Organisation festgelegt sind.
Die Anläufe mit geteilten Kosten werden in einer separaten Tabelle aufgeteilt, die Anteile von Hand eingetippt.
Jeder Anlauf mit geteilten Kosten hat seine Auftraggeber mit Anteilen zugeordnet; die DA-Positionen werden zwischen ihnen aufgeteilt, und jeder erhält sein eigenes PDA und FDA.
Die Buchhaltung fragt nach den offenen Forderungen je Auftraggeber, und jemand beginnt, Exporte zusammenzutragen.
Das Dashboard zeigt den offenen Saldo gegenüber Auftraggebern, und jeder Anlauf enthält seine Rechnungen und Zahlungen.
Neue Mitarbeitende lernen die Vorlage eines Teams und können einem anderen Team nicht ohne Weiteres helfen.
Neue Mitarbeitende lernen eine einzige Arbeitsweise, mit Rollen, die begrenzen, was sie während der Einarbeitung ändern können.
Ein Auftraggeber beanstandet ein altes FDA, und die Antwort muss aus E-Mails rekonstruiert werden.
Für die Beanstandung des alten FDA zeigen Verlauf, Dokumente und E-Mail-Archiv des Anlaufs, was wann verschickt wurde.
Nachprüfbare Fakten
Monatliches Verfügbarkeitsziel in unseren Bedingungen. Es ist ein Ziel, keine Garantie; Servicegutschriften gelten nur, wenn Ihr Bestellformular sie vorsieht.
Wir wollen innerhalb eines Werktags antworten, per E-Mail und in der App, an spanischen Werktagen von 09:00 bis 18:00 Uhr MEZ.
Exportieren Sie Ihre Daten jederzeit, und Ihre Dateien im Originalformat, ohne Exportgebühr.
Admin, Manager, Mitglied und Betrachter, mit einer Berechtigungsmatrix pro Ressource und Multi-Faktor-Authentifizierung.
Was eine große Agentur von Cloud-Agentursoftware erwarten kann
Viele heute genutzte Agentursysteme wurden für eigene Server und eine kleine Gruppe von Power-Usern entworfen. Eine Web-App in der Cloud verändert, was die Agentur selbst betreiben muss: keine Server zu warten, Updates ohne Upgrade-Projekt und Zugriff aus jedem Browser.
SupaMaritime Agent ist ausschließlich eine Cloud-Web-App; eine On-Premise-Version gibt es nicht. Die Anwendungsserver stehen in Paris, die Agent-Datenbank in London (Vereinigtes Königreich, abgedeckt durch einen Angemessenheitsbeschluss der EU). Die Daten werden von den Anbietern bei der Übertragung und im Ruhezustand verschlüsselt, die Datenbanken täglich gesichert und die Sicherungen sieben Tage aufbewahrt, und ein DSGVO-Auftragsverarbeitungsvertrag ist Teil der Bedingungen.
Klar gesagt werden sollte auch, was fehlt: Agent hat keine öffentliche API, keine Webhooks und keine direkten Konnektoren zu ERP-Systemen oder Port Community Systems. Daten verlassen Agent als PDF-Dokumente, FatturaPA-XML, CSV-Buchhaltungsexport und vollständige Exporte als CSV, JSON oder XLSX.
Standardisieren, ohne das Wissen der Desks zu verlieren
Große Agenturen fürchten, dass eine gemeinsame Vorlage einebnet, was jedes Team weiß. Die Alternative, die die meisten heute haben, eine eigene Tabelle pro Desk, ist schwerer abzustimmen und schwerer zu übergeben.
In Agent läuft die Standardisierung über den Katalog der Organisation: Leistungsarten mit Standard-Verkaufspreis, Leistungsstatus, DA-Abschnitte, Mandatsarten (Voll-, Husbandry- oder Protecting-Agentur) und E-Mail-Vorlagen. Teams können die Leistungsarten ergänzen, die sie brauchen, etwa eine bestimmte Besichtigung oder eine Reinigungsleistung, und alle sehen dieselbe Liste.
Agent hat keine eigene Struktur für Desks und keine Vorlagen je Schiffstyp. Wer von Tankern zu Massengut wechselt, arbeitet mit denselben Masken und demselben Katalog, sodass das Wissen in der gemeinsamen Konfiguration steckt und nicht in der Tabelle einer einzelnen Person.
Fristen der Auftraggeber bei Disbursement Accounts einhalten
Auftraggeber beurteilen Agenturen danach, wie schnell und genau sie Disbursement Accounts liefern und Rückfragen beantworten. Fristen werden meist wegen manueller Schritte verpasst: die richtige Vorlage finden, auf die Prüfung durch einen Senior warten, eine Lieferantenrechnung in Postfächern suchen.
Agent nimmt einige dieser Schritte weg: Leistungen kommen aus dem gemeinsamen Katalog, PDA-Positionen werden ins FDA kopiert, Beträge in anderen Währungen nutzen den EZB-Kurs, und PDA oder FDA werden direkt aus dem Anlauf per E-Mail versendet, mit einem Protokoll, was an wen ging.
Agent verfolgt keine Fristen je Auftraggeber und misst nicht die Zeit bis zum PDA oder FDA. Das Dashboard zeigt anstehende Ankünfte und das Operations-Board offene Leistungen; dort sieht das Team, was als Nächstes zu tun ist.
Agent in einer großen Agentur einführen
Wir nennen keine Standard-Einführungszeiten: Wie lange es dauert, hängt von Ihren Daten und Ihrem Team ab. Vorhersehbar ist dagegen die Arbeit: Stammdaten (Häfen, Auftraggeber, Lieferanten, Schiffe), der Leistungs- und DA-Katalog, Rollen und Berechtigungen sowie die Firmendaten, die auf Ihren PDFs erscheinen.
Viele Agenturen beginnen mit einem Team auf echten Anläufen, bevor sie auf die anderen ausweiten. Onboarding, Datenmigration und Schulung gibt es nur, wenn Ihr Bestellformular sie enthält; der Support erfolgt per E-Mail und in der App an spanischen Werktagen, und wir wollen innerhalb eines Werktags antworten.
In dieser Größenordnung gibt es auch Grenzen abzuwägen. Agent arbeitet als eine Organisation: ohne Konsolidierung mehrerer Niederlassungen, ohne Gruppen-Reporting und ohne API zur Anbindung eines Data Warehouse. Wenn Sie das brauchen, sprechen Sie es in der Demo an, damit Sie die Eignung beurteilen können.
Wie sich das im Vergleich zu Alternativen schlägt
Seit langem etablierter Anbieter von Software für Hafenagenturen.
ERP-Software für Hafenagenturen.
Viele Agenturen in Hub-Häfen nutzen lokal entwickelte oder regionale Agentursoftware; ein Vergleich nach denselben Kriterien lohnt sich.
Software-Suite für das Schiffsmanagement, vor allem für Reedereien und Schiffsmanager.
Häufig gestellte Fragen
Was ist ERP-Software für Hafenagenturen?
Worin unterscheidet sich Software für große Agenturen von Software für kleine?
Kann SupaMaritime Agent Tausende Anläufe pro Jahr bewältigen?
Wie halten große Agenturen die Fristen der Auftraggeber bei Disbursement Accounts ein?
Ist SupaMaritime Agent an SAP, NetSuite oder Oracle angebunden?
Wie kann eine große Agentur das Risiko verringern, wenn ein Senior-Agent geht?
Können mehrere Niederlassungen in einem SupaMaritime-Agent-Konto arbeiten?
Welche Preise gelten für große Agenturen?
Sehen Sie es in Ihrem Workflow, keine Generic-Demo
Wir gehen die Anwendungsfälle durch für agenturen in hub-häfen entwickelt.
Agent hat keinen kostenlosen Plan und keine öffentliche Preisliste. Starter, Pro (mit AIS-Funktionen) und Enterprise gibt es auf Anfrage: Buchen Sie eine Demo, und wir schicken Ihnen ein Angebot.