Software für kleine und mittlere Hafenagenturen
Hafenanläufe, PDA und FDA, Crewwechsel, Angebotsanfragen und Zustellungen in einem Datensatz pro Anlauf, statt Tabellen und verstreuter E-Mails.
Für wen ist das
- Sie führen eine Hafenagentur in einem oder wenigen Häfen
- Ihr Team betreut Handelsschiffe verschiedener Art: Massengut, Tanker, Container, Ro-Ro oder Stückgut
- Sie erstellen PDAs und FDAs in Excel und schicken sie per E-Mail an Ihre Auftraggeber
- Manche Anläufe haben mehr als einen Auftraggeber, und die Kosten kommen in mehreren Währungen
- Sie wollen ein System, das auch Junior-Mitarbeitende nutzen können, ohne den Ablauf zu stören
Ein Hafenagent koordiniert die Ankunft des Schiffs, die Formalitäten mit den Behörden, Crewwechsel, Husbandry-Leistungen und die Abrechnung mit dem Auftraggeber, oft für mehrere Schiffe gleichzeitig und mit Anfragen, die sich stündlich ändern.
In vielen Agenturen läuft das noch über Outlook, Excel und WhatsApp. Das Ergebnis ist bekannt: Jeder Agent hat seine eigene DA-Vorlage, PDA und FDA werden von Hand neu gebaut, und wenn die zuständige Person fehlt, findet niemand sonst die Akte.
SupaMaritime Agent ist eine Web-App, die um den Hafenanlauf herum gebaut ist. Leistungen, Disbursement Accounts, Rechnungen, Zahlungen, Crewwechsel, Dokumente, Zustellungen und E-Mails liegen im selben Datensatz, mit einem Verlauf jeder Änderung.
Wo der Tag bricht
DA-Vorlagen vervielfältigen sich
Jeder Agent pflegt seine eigene Excel-Vorlage. Die Version für den Auftraggeber ist nicht immer die, die die Buchhaltung sieht, und der Monatsabschluss dauert länger als nötig.
Von PDA zu FDA heißt neu abtippen
Einen Anlauf abzuschließen bedeutet, die Proforma von Hand in die Schlussabrechnung zu übertragen, Wechselkurse anzuwenden und dem Auftraggeber die Abweichungen zu erklären.
Aufteilungen zwischen Auftraggebern von Hand
Wenn sich mehrere Auftraggeber die Kosten teilen, landen die Anteile oft in einem weiteren Tabellenblatt, wo ein falscher Wert erst auffällt, wenn der Auftraggeber nachfragt.
Crewwechsel erzeugen eigenen Papierkram
Namen, Ränge, Pässe, Flüge und Belege der an- und abmusternden Seeleute landen für jeden Anlauf in eigenen Ordnern und Chats.
Die E-Mail ist das einzige Archiv
Wenn ein Agent geht, nimmt er sein Wissen über jeden Auftraggeber und jeden offenen Anlauf mit. Es gibt keinen gemeinsamen Verlauf, den man übergeben könnte.
Auftraggeber wollen die Abrechnung schnell
Auftraggeber erwarten das PDA vor der Ankunft und das FDA kurz nach dem Auslaufen. Mit manuellen Schritten rutscht diese Arbeit in einer vollen Woche in den Abend.
Um den Workflow herum gebaut, nicht draufgesetzt
SupaMaritime Agent führt einen Datensatz pro Hafenanlauf. Leistungen und Aufgaben, PDA und FDA, Lieferantenrechnungen, Zahlungen der Auftraggeber, Crewwechsel, Dokumente und Zustellungen liegen alle dort, und jede Änderung erscheint im Verlauf. Das Team kann außerdem Leistungen, Paketfotos und Sprachnachrichten per Telegram erfassen; der Bot fragt vor jedem Speichern nach einer Bestätigung.
Hafenanläufe als Tabelle, Kanban und Kalender
Verfolgen Sie jeden Anlauf durch seine Status, von der Nominierung bis zur Abrechnung. Ein Operations-Board gruppiert Leistungen, Aufgaben und Zustellungen nach Anlauf, und ein Kalender zeigt die Ankünfte nach Monat oder Woche.
PDA und FDA mit PDF-Export
Erfassen Sie DA-Positionen nach Kategorie, kopieren Sie PDA-Positionen ins FDA und passen Sie sie an die tatsächlichen Kosten an; das FDA zeigt die Abweichung zum PDA. Exportieren Sie ein detailliertes oder zusammengefasstes PDF und versenden Sie es direkt aus dem Anlauf.
Kostenaufteilung zwischen Auftraggebern
Ordnen Sie einem Anlauf mehrere Auftraggeber mit ihrem Anteil zu, teilen Sie eine DA-Position zwischen ihnen auf und erstellen Sie PDA oder FDA für einen Auftraggeber oder für alle zusammen.
Crewwechsel mit Flügen und Kosten
Erfassen Sie an- und abmusternde Seeleute mit Rang, Nationalität, Pass und Flugdaten, bewahren Sie ihre Dokumente im Anlauf auf und verfolgen Sie geschätzte und tatsächliche Kosten jedes Crewwechsels.
Rechnungen, Zahlungen und Buchhaltungsexport
Erfassen Sie Lieferantenrechnungen und Zahlungen der Auftraggeber im Anlauf, mit täglichen EZB-Kursen für andere Währungen. Erzeugen Sie FatturaPA-XML aus dem finalen DA und exportieren Sie die FDA-Auslagen als CSV-Buchungssätze.
AIS-Hafenradar und Vessel Tracker (Pro)
Im Pro-Plan sehen Sie AIS-Positionen zu Ihren Anläufen, Schiffe im Anlauf auf Ihre Häfen innerhalb eines selbst gewählten Radius, einen Vessel Tracker, einen Routenplaner und Schiffsdaten nach IMO-Nummer. Nicht in Starter enthalten.
Anschauungsbeispiel: ein Massengutfrachter mit Crewwechsel
Ein hypothetischer Fall, keine Kundengeschichte. Ein Massengutfrachter läuft einen Mittelmeerhafen an, um Getreide zu löschen, mit einem Crewwechsel von fünf Personen. Zwei Auftraggeber teilen sich die Hafenkosten.
Vor SupaMaritime
Mit SupaMaritime
Der Senior-Agent erstellt das PDA in Excel und schickt es per E-Mail an beide Auftraggeber, die in getrennten Threads Änderungen zurückschicken.
Der Anlauf wird bei der Nominierung angelegt, mit beiden Auftraggebern und ihren Anteilen.
Crew-Dokumente und Flugdaten kommen per WhatsApp vom Kapitän, vom Crewing-Büro und vom Reisebüro.
Leistungen werden aus den Leistungsarten der Agentur hinzugefügt, Angebote werden per E-Mail bei Lieferanten angefragt, und das PDA wird als PDF exportiert und aus dem Anlauf versendet.
Rechnungen für Lotsen, Schlepper und Hafengebühren landen in verschiedenen Postfächern und werden von Hand dem Anlauf zugeordnet.
Die fünf Seeleute werden mit Rang, Nationalität, Pass und Flügen erfasst; ihre Dokumente und Kosten liegen beim Crewwechsel.
Der Anteil jedes Auftraggebers wird in einem weiteren Tabellenblatt von Hand berechnet.
Lieferantenrechnungen werden beim Eingang im Anlauf erfasst, Beträge in anderen Währungen werden mit dem EZB-Kurs umgerechnet.
Das FDA wartet auf die letzte Rechnung und wird dann aus der PDA-Datei neu gebaut.
PDA-Positionen werden ins FDA kopiert und an die tatsächlichen Kosten angepasst; jeder Auftraggeber erhält ein FDA mit seinen Positionen und der Abweichung zum PDA.
Wenn der Senior-Agent fehlt, weiß niemand sonst, wo die Akte steht.
Jede Person im Team kann den Anlauf öffnen und im Verlauf sehen, was erledigt ist und was noch offen ist.
Nachprüfbare Fakten
PDA-Positionen ins FDA kopieren, tatsächliche Kosten eintragen und die Abweichung zum PDA im PDF zeigen.
Tägliche EZB-Referenzkurse rechnen DA-Positionen in anderen Währungen in EUR um.
Italienisches E-Rechnungs-XML aus dem finalen DA, dazu ein CSV-Export der FDA-Auslagen als Buchungssätze.
Englisch, Italienisch, Spanisch, Französisch und Deutsch.
Warum generische ERP-Systeme nicht zu einer Hafenagentur passen
Allgemeine ERP-Systeme bilden Bestellungen, Aufträge, Kunden und Lieferanten ab. Ein Hafenanlauf ist etwas anderes: ein zeitlich begrenztes Ereignis, dessen Kosten einem oder mehreren Auftraggebern in Rechnung gestellt, aber an viele Lieferanten gezahlt werden, etwa Hafenbehörde, Lotsen, Schlepper, Festmacher und die Agentur selbst, mit Schätzungen, die sich zwischen Proforma und Schlussabrechnung ändern, und Beträgen in mehr als einer Währung.
Das in ein generisches ERP zu bringen, erfordert meist individuelle Konfiguration, und der Betrieb wandert oft zurück in Tabellen, weil das System den Anlauf nicht so abbildet, wie Agenten ihn erleben.
SupaMaritime Agent nimmt den Hafenanlauf als Arbeitseinheit. Leistungen, Disbursement Accounts, Rechnungen, Zahlungen, Crewwechsel, Dokumente, Zustellungen, E-Mails und Verlauf hängen am Anlauf. Agent ist keine Finanzbuchhaltung: Schlussabrechnungen gehen als FatturaPA-XML oder als CSV mit Buchungssätzen an Ihre Buchhaltungssoftware.
Was Hafenagentur-Software von Schiffsagentur-Software unterscheidet
Die Begriffe werden oft gleichbedeutend verwendet. In der Praxis konzentriert sich Hafenagentur-Software auf die Arbeit im Hafen: Koordination von Ankunft und Liegeplatz, Formalitäten, Husbandry-Leistungen, Logistik an Land für Crewwechsel und die Abrechnung der Auslagen. Schiffsagentur-Software kann dasselbe meinen oder eine breitere Kategorie, die auch die Reederseite abdeckt, etwa Reiseplanung und Befrachtung.
Wenn Sie Gebühren dafür erhalten, Reeder und Betreiber im Hafen zu vertreten, brauchen Sie Hafenagentur-Software, und genau das macht SupaMaritime Agent. Wenn Sie Schiffe betreiben, brauchen Sie Schiffsmanagement-Software. SupaMaritime Merchant deckt Wartung, Crew-Unterlagen und Compliance für Handelsschiffe ab; Befrachtung und Reiseabrechnung gehören nicht dazu.
Ein einfacher Test: Wenn Disbursement Accounts das wichtigste Dokument sind, das Sie Ihren Kunden liefern, sind Sie Hafenagent, und Agent ist das Modul, das Sie sich ansehen sollten.
Wie man 2026 eine Software für Hafenagenturen auswählt
Beginnen Sie mit den Grundlagen: Sieht das PDA aus dem Werkzeug besser aus als das Excel, das Sie heute verschicken? Nutzt die Buchhaltung diese Zahlen, um den Auftraggebern Rechnungen zu stellen? Können Junior-Mitarbeitende damit arbeiten, ohne den Ablauf zu stören? Und passt der Preis zur Zahl Ihrer Anläufe?
Achten Sie dann auf drei Punkte. Anläufe mit mehreren Auftraggebern: Sie sollten mehrere Auftraggeber einem Anlauf zuordnen und die Kosten aufteilen können, statt Anläufe doppelt anzulegen. Wechselkurse: Positionen in anderen Währungen sollten einen veröffentlichten Referenzkurs wie den täglichen EZB-Kurs verwenden, nicht einen festen Jahreskurs. Dokumente: Einen Lieferschein oder eine Rechnung an den Anlauf zu hängen, muss schnell gehen, sonst kehrt das Team zur E-Mail zurück.
Schließlich die Datenhoheit. Ihre Anläufe, Auftraggeber und DA-Historie sind geschäftlich sensibel. In SupaMaritime können Sie Ihre Daten jederzeit als CSV, JSON oder XLSX und Ihre Dateien im Originalformat exportieren, ohne Exportgebühr, und haben nach Vertragsende mindestens 30 Tage Zeit, alles abzurufen. Ein DSGVO-Auftragsverarbeitungsvertrag ist Teil der Bedingungen.
Der Einstieg: was die Einrichtung umfasst
Agent hat keinen kostenlosen Plan und keine kostenlose Testphase: Der Zugang beginnt mit einem bezahlten Plan (Starter, Pro oder Enterprise), Preis auf Anfrage. Eine Demo ist der beste Weg, um zu prüfen, ob Agent zur Arbeitsweise Ihrer Agentur passt.
Die Einrichtung beginnt mit den Stammdaten: Ihre Häfen, Auftraggeber, Lieferanten und Schiffe, Ihre Leistungsarten und -status, Ihre DA-Abschnitte sowie Firmendaten, Logo und Bankverbindung, die auf den PDFs erscheinen. Danach laden Sie das Team ein, vergeben Rollen, und wer möchte, verknüpft den Telegram-Bot.
Eine IT-Abteilung ist nicht nötig, denn Agent läuft im Browser. Onboarding, Datenmigration und Schulung gibt es nur, wenn Ihr Bestellformular sie enthält. Der Support erfolgt per E-Mail und in der App an spanischen Werktagen, und wir wollen innerhalb eines Werktags antworten.
Wie sich das im Vergleich zu Alternativen schlägt
Cloud-Software für Hafenagenturen.
Cloud-Plattform für Hafenagenturen.
Seit langem etablierter Anbieter von Software für Hafenagenturen.
ERP-Software für Hafenagenturen.
Software für Hafenagenturen mit Schwerpunkt auf künstlicher Intelligenz.
Häufig gestellte Fragen
Was ist Hafenagentur-Software?
Worin unterscheiden sich PDA und FDA?
Kann Hafenagentur-Software Auslagen auf mehrere Auftraggeber aufteilen?
Was kostet SupaMaritime Agent?
Kann Hafenagentur-Software EZB-Wechselkurse verarbeiten?
Wie behalten Hafenagenten Crewwechsel im Blick?
Ist SupaMaritime Agent an Port Community Systems angebunden?
Was ändert sich, wenn eine Hafenagentur Excel hinter sich lässt?
Sehen Sie es in Ihrem Workflow, keine Generic-Demo
Wir gehen die Anwendungsfälle durch für hafenagenten entwickelt.
Agent hat keinen kostenlosen Plan und keine öffentliche Preisliste. Starter, Pro (mit AIS-Funktionen) und Enterprise gibt es auf Anfrage: Buchen Sie eine Demo, und wir schicken Ihnen ein Angebot.