Software für Akkreditierungsverwaltung maritimer Berufsregister
Anträge mit Nachweisen und Referenzen, Prüfung in Stufen, ein prüfbares Siegel und ein Berufsregister, das Ihre Kunden in Sekunden abfragen.
Für wen ist das
- Sie nehmen Mitglieder erst auf, nachdem Sie Zertifikate, Erfahrung und Referenzen geprüft haben
- Sie veröffentlichen ein Register akkreditierter Sachverständiger, zugelassener Crews oder Kapitäne, anerkannter Ausbildungsanbieter oder zugelassener Lieferanten
- Eigner, Makler oder Versicherer bitten Sie zu bestätigen, dass jemand wirklich eingetragen ist
- Anträge kommen per E-Mail mit PDF-Anhängen, und die Prüfer arbeiten mit weitergeleiteten Nachrichten
- STCW-, MCA- oder RYA-Zertifikate laufen ab, und Sie erfahren es gleichzeitig mit einem Kunden
Ein Register ist nur so viel wert wie das Vertrauen, das ein Fremder hineinsetzen kann. Wenn ein Eigner einen Sachverständigen beauftragt, eine Managementgesellschaft einen Kapitän einstellt oder ein Versicherer ein Gutachten akzeptiert, lautet die Frage immer gleich: Ist diese Person heute tatsächlich von der genannten Stelle akkreditiert? Zertifizierungsstellen und Berufsregister in der Schifffahrt gibt es, um genau diese Frage zu beantworten, und die meisten beantworten sie noch von Hand.
Hinter der öffentlichen Liste stehen meist ein Postfach voller Anträge mit Anhängen, eine Tabelle, in der steht, wer was geprüft hat, telefonisch nachgefasste Referenzen, eine im Protokoll vermerkte Entscheidung des Ausschusses und ein PDF des Registers, das ein paar Mal im Jahr exportiert wird. Jeder Schritt funktioniert; die Verbindung zwischen den Schritten nicht. Ein ausgeschiedenes Mitglied bleibt im PDF, ein Logo erscheint weiter auf einer Website, obwohl die Mitgliedschaft beendet ist, und ein Kunde, der nachprüfen will, muss der Geschäftsstelle schreiben und warten.
SupaMaritime Guild ist Software für Akkreditierungsverwaltung, die um diese Kette herum gebaut ist: der Antrag mit seinen Nachweisen, die Prüfung durch zugewiesene Prüfer mit Referenzen, die Entscheidung, ein prüfbares Siegel, Qualifikationen mit Ablaufdaten und eine öffentliche Prüfseite, die aus dem aktuellen Datensatz antwortet. Sie ist das Werkzeug für ein maritimes Berufsregister, keine Zertifikatsvorlage auf einem generischen Tool.
Wo der Tag bricht
Anträge leben im Postfach
Formulare kommen als E-Mail-Anhänge in unterschiedlichen Formaten. Zertifikate, Lebensläufe und Erfahrungsnachweise sind über Nachrichten verstreut, und die vollständige Akte eines Antragstellers existiert nur im Kopf einer Person.
Prüfer arbeiten mit weitergeleiteten E-Mails
Jeder Prüfer bekommt eine Kopie und kommentiert per Antwort, danach führt die Geschäftsstelle die Meinungen von Hand zusammen. Niemand sieht auf einen Blick, welche Anträge bei wem liegen und in welchem Schritt.
Referenzen werden telefonisch nachgefasst
Referenzgeber werden per E-Mail angefragt, vergessen es und müssen manuell erinnert werden. Kommt die Referenz endlich, landet sie an einem anderen Ort als der Antrag, zu dem sie gehört.
Das Register ist ein PDF, das veraltet
Die veröffentlichte Liste wird ein paar Mal im Jahr exportiert. Zwischen zwei Exporten zeigt sie ausgeschiedene Mitglieder und fehlt bei denen, die letzte Woche aufgenommen wurden.
Prüfen heißt, der Geschäftsstelle zu schreiben
Ein Kunde, der eine Akkreditierung bestätigt haben will, schreibt ins Büro und wartet. Ein kopiertes Logo auf einer Website sieht genauso aus wie ein echtes, und niemand weiß, wie oft jemand versucht hat, es zu prüfen.
Ablaufende Zertifikate bleiben unbemerkt
STCW, MCA, RYA und nationale Befähigungszeugnisse haben ein Ablaufdatum. Ohne ein Register, das sie verfolgt, entdeckt ein Kunde das abgelaufene Zertifikat, nicht die Stelle, die für den Inhaber gebürgt hat.
Um den Workflow herum gebaut, nicht draufgesetzt
SupaMaritime Guild begleitet eine Akkreditierung vom ersten Formular bis zur öffentlichen Prüfung. Antrag, Dokumente, Referenzen, Prüfungen und Entscheidung bleiben in einer Akte; die Aufnahme legt die Mitgliedschaft an und stellt ein Siegel aus; und das Siegel verweist auf eine Prüfseite, die den Mitgliedschaftsstatus in dem Moment liest, in dem jemand nachsieht.
Online-Anträge mit Nachweisen und Referenzen
Antragsformulare nach Ihren Vorgaben, mit Dokumenten-Upload und Qualifikationsfeldern. Entwürfe speichern sich automatisch, Antragsteller setzen über einen Link fort. Referenzgeber antworten über einen persönlichen Link ohne Konto, und die Anfrage lässt sich aus der Akte erneut senden.
Prüfstufen mit zugewiesenen Prüfern
Definieren Sie bis zu acht Stufen, etwa Formalprüfung, Referenzen und Ausschussentscheidung. Zugewiesene Prüfer sehen nur ihre Anträge und erfassen eine Prüfung per Checkliste. Aufnahme nur aus der letzten Stufe, Ablehnung aus jeder.
Nachforderung und dokumentierte Entscheidung
Fordern Sie Fehlendes beim Antragsteller an und machen Sie in derselben Stufe weiter, sobald es vorliegt. Die Entscheidung legt die Mitgliedschaft an, übernimmt Qualifikationen und Dokumente in den Mitgliedsdatensatz, stellt das Siegel aus und lädt ins Portal ein.
Prüfbares Siegel und öffentliche Prüfseite
Jedes aufgenommene Mitglied erhält ein Siegel mit Link auf eine öffentliche Seite, die live zeigt, ob die Mitgliedschaft gültig ist, mit Kategorie und Gültigkeitsdatum. Jede Abfrage wird protokolliert, und das Team kann einen Code neu erzeugen, um den alten zu widerrufen.
Qualifikationsregister mit Ablauferinnerungen
STCW-, MCA-, RYA- und nationale Zertifikate mit Dokument und Ablaufdatum. Reiter für bald ablaufend, abgelaufen und zu prüfen; das Team bestätigt oder lehnt ab und wird 90, 30 und 7 Tage vorher sowie am Ablauftag erinnert.
Ein Register zum Einbetten, dem man vertraut
Ein öffentliches Verzeichnis, das nur zeigt, was die Einwilligung des Mitglieds und Ihre Sichtbarkeitsregeln erlauben, eigene Mitgliederfelder, eine Freigabewarteschlange für Profiländerungen, Siegel- und Antrags-Widgets für Ihre Website und ein Audit-Log.
Ein Register akkreditierter Yachtsachverständiger, illustratives Beispiel: vorher und nachher
Illustratives Beispiel mit einer fiktiven Stelle. Ein nationaler Verband von Schiffssachverständigen führt ein Register akkreditierter Yachtsachverständiger, das Eigner, Makler und Versicherer nutzen. Anträge gehen laufend ein, jeder mit Qualifikationsnachweisen, zwei beruflichen Referenzen und einer Ausschussentscheidung, und Kunden bitten per E-Mail um Bestätigung von Akkreditierungen.
Vor SupaMaritime
Mit SupaMaritime
Ein Antragsteller schickt Formular, Lebenslauf und gescannte Zertifikate per E-Mail; der fehlende Versicherungsnachweis kommt eine Woche später in einer separaten E-Mail und wird woanders abgelegt.
Der Antragsteller füllt das Online-Formular aus, lädt Dokumente hoch, speichert einen Entwurf und schließt ihn später ab: Die ganze Akte liegt an einem Ort.
Die Geschäftsstelle leitet die Akte an zwei Ausschussmitglieder weiter, die in getrennten Nachrichten kommentieren.
Der Antrag geht in die erste Stufe, die Formalprüfung. Zwei Ausschussmitglieder werden zugewiesen und sehen nur die ihnen zugewiesenen Anträge.
Referenzgeber werden angeschrieben, einer antwortet nicht, und die Erinnerung ist ein Anruf, von dem nichts festgehalten wird.
Referenzgeber erhalten einen persönlichen Link und antworten ohne Konto; eine überfällige Anfrage wird aus dem Antrag erneut gesendet.
Der Ausschuss nimmt den Antragsteller in einer Sitzung auf; das Register-PDF auf der Website ändert sich beim nächsten Quartalsexport.
Ein Dokument fehlt: Eine Nachforderung geht raus, der Antragsteller ergänzt es, und die Prüfung läuft in derselben Stufe weiter bis zur Ausschussentscheidung.
Ein Eigner fragt per E-Mail, ob der Sachverständige auf einem Gutachten akkreditiert ist, und wartet auf die Antwort des Büros.
Die Aufnahme in der letzten Stufe legt die Mitgliedschaft an, stellt das Siegel aus und lädt den Sachverständigen ins Portal ein; das Siegel ist ab diesem Moment gültig, und das Profil erscheint im Verzeichnis, sobald das Mitglied der Listung zustimmt.
Das Zertifikat eines Sachverständigen läuft ab, und der Verband erfährt es Monate später von einem Kunden.
Der Eigner öffnet den Siegel-Link und sieht live, dass die Mitgliedschaft gültig ist; die Abfrage wird protokolliert. Das Team wird 90, 30 und 7 Tage vor Ablauf eines Zertifikats erinnert.
Nachprüfbare Fakten
Die Prüfseite liest den Mitgliedschaftsstatus zum Zeitpunkt der Abfrage: aktiv oder in der Nachfrist gilt als gültig; ausgeschieden, ruhend gestellt oder mit widerrufenem Code nicht.
Tage vor Ablauf eines Zertifikats, an denen Ihr Team benachrichtigt wird, jede Schwelle nur einmal pro Zertifikat.
Jede Prüfung wird mit Ergebnis, Uhrzeit und verweisender Seite gespeichert.
Stufen, die Sie nach Ihrem Verfahren festlegen, etwa Prüfung durch die Geschäftsstelle, Referenzen und Entscheidung des Ausschusses. Eine Aufnahme ist nur aus der letzten Stufe möglich.
Was Software für Akkreditierungsverwaltung für ein maritimes Register leisten muss
Akkreditierung ist eine Kette von Nachweisen. Ein Schiffssachverständiger, ein Yachtkapitän oder ein Ausbildungsanbieter stellt einen Antrag; die Stelle prüft Zertifikate, Erfahrung und Referenzen; ein Ausschuss entscheidet; und die Entscheidung wird zu einer öffentlichen Aussage, auf die sich Kunden verlassen. Software für diese Aufgabe muss jedes Glied der Kette in einer Akte halten, denn der Wert des Registers hängt davon ab, zeigen zu können, warum jemand darin steht.
In SupaMaritime Guild gehört das Antragsformular Ihnen: die Felder, die Sie brauchen, Dokumenten-Upload, Qualifikationsfelder, die an die von Ihnen anerkannten Qualifikationsarten gebunden sind, und die beantragte Kategorie. Antragsteller speichern einen Entwurf und kehren später zurück. Referenzen werden per E-Mail mit persönlichem Link angefragt, und eine ausstehende Referenz lässt sich aus dem Antrag erneut anfordern.
Das Team verfolgt Anträge auf einem Board oder in einer Tabelle, nach Status und Stufe, mit Dokumenten, Referenzen, Prüfungen und Verlauf zu jedem Antrag. Sobald das Formular abgeschickt ist, muss nichts mehr über den Antragsteller in einem Postfach liegen.
Mitglieder in Sekunden prüfen: So funktioniert das Siegel
Wird ein Antrag angenommen, erhält das Mitglied ein Siegel: einen kurzen Code mit Link auf eine öffentliche Prüfseite Ihres Registers. Mit dem Siegel-Widget, das im Free-Tarif enthalten ist, zeigt das Mitglied das Siegel auf seiner eigenen Website, und der Link kann auf Gutachten, Angeboten und E-Mail-Signaturen stehen.
Wer die Seite öffnet, sieht die Antwort, die in diesem Moment gilt. Gültig, solange die Mitgliedschaft aktiv oder in der Nachfrist ist, mit Name, Kategorie, Mitglied seit und Gültigkeitsdatum. Nicht gültig, wenn die Mitgliedschaft ausgelaufen oder ruhend gestellt ist oder der Code widerrufen wurde. Die Seite wird nie aus einem Cache ausgeliefert, und jede Abfrage wird mit ihrem Ergebnis gespeichert.
Wird ein Siegel kopiert oder missbraucht, erzeugt das Team den Code neu: Der alte funktioniert nicht mehr, ein neuer wird ausgestellt. Eine Stelle, die den Prüflink als QR-Code auf eine Plakette, eine Urkunde oder ein Gutachten druckt, gibt Kunden dieselbe Prüfung per Smartphone, ohne Anruf in der Geschäftsstelle.
Prüfstufen, Prüfer und eine nachvollziehbare Entscheidung
Jede Zertifizierungsstelle hat ihr eigenes Verfahren, meist in einer Satzung oder Ordnung festgelegt: Formalprüfung auf Vollständigkeit, fachliche Prüfung der Qualifikationen, Referenzen und die Entscheidung eines Ausschusses oder Vorstands. In Guild bilden Sie dieses Verfahren in bis zu acht Prüfstufen ab. Ein Antrag in Prüfung steht immer in genau einer Stufe, rückt Schritt für Schritt vor und kann nur aus der letzten angenommen werden; ein offensichtlich unzulässiger Antrag lässt sich jederzeit ablehnen.
Prüfer werden pro Antrag zugewiesen, und ein Formular kann Standardprüfer haben. Ein Prüfer sieht nur die ihm zugewiesenen Anträge, erfasst seine Prüfung anhand einer Checkliste (Identität, Qualifikationen, Dokumente, Referenzen, Beitragskategorie) und prüft jedes Dokument. Fehlt etwas, geht der Antrag mit einer Nachforderung an den Antragsteller zurück und läuft nach der Antwort in der Stufe weiter, in der er stand.
Die Entscheidung schließt den Kreis. Die Aufnahme legt die Mitgliedschaft an, übernimmt Qualifikationen und Dokumente des Antragstellers in den Mitgliedsdatensatz, stellt das Siegel aus, lädt das neue Mitglied ins Portal ein und versendet das Ergebnis per E-Mail; eine Ablehnung übermittelt dem Antragsteller Ihre Nachricht. Prüfer belegen Team-Plätze, und eine eigene Rolle wie ein Aufnahmeausschuss lässt sich auf die Anträge beschränken.
Ein Berufsregister nach der Aufnahme aktuell halten
Die Aufnahme ist der Anfang, nicht das Ende. Ein Register, dem Kunden vertrauen, muss zeigen, wer noch qualifiziert und noch gültig eingetragen ist. In Guild liegen die Zertifikate jedes Mitglieds in einem Qualifikationsregister: STCW, MCA, RYA, ENG1 und nationale Befähigungszeugnisse aus einem integrierten Katalog, dazu die Arten, die Ihre Stelle ergänzt, jeweils mit Dokument und Ablaufdatum. Mitglieder laden erneuerte Zertifikate im Portal hoch, und das Team bestätigt oder lehnt sie im Register ab.
Das Register hat Reiter für Zertifikate, die innerhalb von 90 Tagen ablaufen, bereits abgelaufene, noch zu prüfende und alle. Ihr Team wird 90, 30 und 7 Tage vor Ablauf sowie am Ablauftag benachrichtigt. Der Mitgliedschaftsstatus steuert das Siegel: Läuft eine Mitgliedschaft nach der Nachfrist aus oder stellt das Team sie ruhend, zeigt die Prüfseite sie nicht mehr als gültig.
Was die Öffentlichkeit sieht, steuern Sie Feld für Feld. Mitglieder entscheiden über ihre Listung und willigen in ein öffentliches Profil ein; die Stelle definiert eigene Mitgliederfelder wie Gutachtensparten, Patentklasse oder abgedeckte Reviere mit Sichtbarkeitsregeln und kann für ausgewählte Felder eine Freigabe verlangen, bevor Änderungen erscheinen. Import aus einer Tabelle oder aus Wild Apricot mit Probelauf und 24 Stunden Rückgängig, Export aller Daten in offenen Formaten in jedem Tarif.
Wie sich das im Vergleich zu Alternativen schlägt
Plattform für digitale Zertifikate und Badges. Passend, wenn vor allem Nachweise ausgestellt werden sollen; Guild konzentriert sich auf das Aufnahmeverfahren und das Mitgliederregister hinter dem Nachweis.
Plattform für digitale Badges, genutzt für berufliche Qualifikationen. Ausgerichtet auf das Ausstellen und Teilen von Badges, weniger auf Anträge, Prüfungen und ein öffentliches Register.
Mitgliederplattform für Vereine und gemeinnützige Organisationen. Guild importiert einen Wild-Apricot-Export mit Probelauf, was Stellen hilft, die ihr Register umziehen wollen.
Häufig gestellte Fragen
Was ist Software für Akkreditierungsverwaltung?
Wie prüfen Kunden und Versicherer ein Mitglied im Berufsregister?
Sieht jeder Prüfer alle Anträge?
Wie werden Referenzen eingeholt?
Bestätigt das Siegel einzelne Zertifikate wie STCW oder MCA?
Lässt sich Software für ein Berufsregister neben unserer bestehenden Website nutzen?
Unterstützt Guild Fortbildungsnachweise oder Beschwerde- und Disziplinarverfahren?
Was kostet es?
Sehen Sie es in Ihrem Workflow, keine Generic-Demo
Wir gehen die Anwendungsfälle durch für zertifizierungsstellen und berufsregister.
Starten Sie mit Free für 0 € und dem Siegel-Widget; Pro für 199 € pro Monat bringt drei Team-Plätze für Prüfer, das Antrags-Widget und Ihre eigene Domain.