Software für Berufsverbände in Schifffahrt und Yachting
Software für Berufsverbände von Kapitänen, Sachverständigen, Maklern und Schiffsagenten: Aufnahme, STCW-Befähigungen, Beiträge, Verzeichnis und Vorstand.
Für wen ist das
- Sie leiten einen Verband von Kapitänen, Offizieren, Schiffssachverständigen, Maklern, Schiffsagenten oder Schiffsingenieuren
- Wenige, hochqualifizierte Mitglieder: einige Dutzend bis einige Hundert Fachleute, oft in mehreren Ländern
- Die Aufnahme setzt eine Prüfung voraus: Befähigungszeugnisse, Referenzen und ein Vorstandsbeschluss
- Die Arbeit machen Ehrenamtliche oder eine Teilzeit-Geschäftsstelle, bei minimalem Budget
- Reeder und Kunden sollen prüfen können, ob ein Mitglied aktuell in gutem Stand ist
Ein maritimer Berufsverband ist kein Geselligkeitsverein. Seine Mitglieder sind Kapitäne, Offiziere, Sachverständige, Makler, Schiffsagenten und Ingenieure, deren Name ihr Geschäft ist, und der Verband steht für etwas: dass sie geprüft wurden, dass ihre Befähigungen echt sind, dass sie sich an einen Berufskodex halten. Dieses Versprechen ist nur so belastbar wie die Daten dahinter.
In den meisten Verbänden liegen diese Daten in einer Tabelle, die eine einzige ehrenamtliche Person pflegt, in einem Postfach voller Anträge als PDF, in einem Verzeichnis, das einmal im Jahr auf die Website kommt, und in Überweisungen, die von Hand zugeordnet werden. Das funktioniert, bis der Schriftführer sein Amt abgibt, ein STCW-Zeugnis unbemerkt abläuft oder ein Reeder wissen will, ob ein Sachverständiger noch Mitglied ist, und niemand schnell antworten kann.
Guild ist Software für Berufsverbände, die SupaMaritime genau für solche Organisationen entwickelt hat. Sie verbindet Aufnahmeanträge mit Prüfstufen, ein Befähigungsregister, Beiträge auf das eigene Stripe-Konto des Verbands, ein einwilligungsbasiertes Verzeichnis, Veranstaltungen und Vorstandsarbeit unter Ihrer eigenen Marke. Guild ist neu, und diese Seite beschreibt nur, was die Software heute kann.
Wo der Tag bricht
Die Mitgliederliste steckt in der Tabelle einer einzigen Person
Mitgliedsarten, Eintrittsdaten, Sektionen und Beitragsstatus stehen in einer Datei, die nur der Schriftführer versteht. Gibt er sein Amt ab, gehen Jahre an Historie mit oder kommen als unbeschrifteter Export an.
Die Aufnahmeprüfung läuft über E-Mail
Antragsformular, Kopien der Befähigungszeugnisse und Referenzschreiben kommen in getrennten Nachrichten. Der Vorstand entscheidet in einer Sitzung, danach kann niemand belegen, welche Referenzen wann geprüft wurden.
Abgelaufene Zeugnisse fallen niemandem auf
STCW-, MCA- und RYA-Zeugnisse, Tauglichkeitszeugnisse und nationale Patente laufen ab. Ohne Register erfährt der Verband erst nach dem Kunden, dass ein Mitglied nicht mehr gültig qualifiziert ist.
Die Mitgliedschaft ist eine Behauptung, die niemand prüfen kann
Mitglieder zeigen das Verbandslogo auf ihrer Website und in der E-Mail-Signatur. Ein Eigner oder Charterer kann nicht schnell bestätigen, dass die Person heute Mitglied in gutem Stand ist.
Beiträge werden von Hand eingetrieben
Beitragsrechnungen gehen aus einem privaten Postfach raus, Überweisungen kommen ohne Verwendungszweck, und jedes Jahr ordnet jemand abends Kontoauszüge Namen zu und schreibt Mahnungen.
Der Vorstand arbeitet mit E-Mails und PDFs
Einladungen, Anwesenheit, Vollmachten, Abstimmungen und Protokolle sind über Postfächer verstreut. Ob eine Sitzung beschlussfähig war oder was genau beschlossen wurde, wird zur Erinnerungsfrage.
Um den Workflow herum gebaut, nicht draufgesetzt
Guild führt jedes Mitglied in einem einzigen Datensatz: der Antrag, mit dem es aufgenommen wurde, Mitgliedsart und Sektion, Befähigungen mit Ablaufdaten, Beiträge und Zahlungen, Verzeichnisprofil und Einwilligungen. Verwaltungskonsole, Mitgliederportal und öffentliche Seiten lesen alle aus diesem Datensatz, sodass die Geschäftsstelle ihn einmal pflegt und die Mitglieder ihren eigenen Teil selbst aktuell halten.
Aufnahmeanträge, Prüfung und verifizierbares Siegel
Online-Aufnahmeanträge mit Dokumenten und Referenzgebern, Prüfstufen nach Ihrer Satzung mit Aufnahme nur in der letzten Stufe und bei Aufnahme ein Siegel, das Mitglieder zeigen können, verknüpft mit einer öffentlichen Prüfseite.
Befähigungsregister mit Ablauferinnerungen
STCW, MCA, RYA und nationale Patente je Mitglied, mit hochgeladenem Nachweis, Prüfung durch die Geschäftsstelle und Erinnerungen nach 90, 30, 7 und 0 Tagen. Reiter für bald ablaufend, abgelaufen und zu prüfen zeigen, wem die Befähigung auszulaufen droht.
Mitgliederverzeichnis und Karte für Ihre Kunden
Öffentliches und internes Verzeichnis mit interaktiver Karte und Umkreissuche rund um einen Hafen. Einwilligung je Zweck, Freigabewarteschlange für die Änderungen, die Sie festlegen, und ein Kontaktformular, das nie Adressen preisgibt.
Beiträge direkt auf Ihr eigenes Stripe-Konto
Beitragsrechnungen, Zahlung per Karte und SEPA auf das Stripe-Konto des Verbands, Erstattungen und automatische Zahlungserinnerungen. Im Mitgliederportal pflegen Mitglieder ihr Profil, laden Zeugnisse hoch, verlängern, zahlen und verwalten Einwilligungen.
Vorstandsarbeit im Pro-Tarif
Gremien und Sitzungen in der Konsole, Anwesenheit mit Vollmachten, Beschlussfähigkeit bei Sitzungseröffnung festgeschrieben, Anträge, geheime Abstimmungen mit Beleg, nach Genehmigung gesperrte Protokolle und ein nummeriertes Beschlussregister.
Veranstaltungen, Kampagnen und Vorstandsberichte
Fachtagungen und Jahresessen mit Sessions, Tickets, Wartelisten, QR-Tickets und Offline-Check-in. Segmentierte E-Mail-Kampagnen mit Öffnungs- und Klickmessung sowie Mitgliederberichte für den Vorstand (CSV in jedem Tarif, PDF mit Pro).
Ein Sachverständigenverband verabschiedet sich von Tabellen
Ein fiktives Beispiel, kein Kundenbericht: ein ausgedachter internationaler Verband von Schiffssachverständigen mit 140 Mitgliedern in neun Ländern, einer Teilzeit-Geschäftsstelle und einem ehrenamtlichen Vorstand aus fünf Personen. Die Mitglieder zahlen einen Jahresbeitrag, und Bewerber brauchen zwei Referenzen und Befähigungsnachweise, bevor der Vorstand sie aufnimmt.
Vor SupaMaritime
Mit SupaMaritime
Die Mitgliederliste ist eine Tabelle auf dem Laptop des Schriftführers, dazu eine zweite Kopie, die der Schatzmeister für Zahlungen bearbeitet.
Die Tabelle wird zuerst im Probelauf importiert, Fehler werden behoben, dann wird der Import ausgeführt, mit 24 Stunden Zeit zum Rückgängigmachen.
Anträge kommen als PDF per E-Mail; Referenzschreiben werden einzeln nachgefordert und in einem geteilten Ordner abgelegt.
Bewerber nutzen das Online-Formular, laden Dokumente hoch und nennen Referenzgeber, die über ihren eigenen Link antworten; jeder Antrag durchläuft Geschäftsstelle, Referenzen und Vorstand.
Niemand verfolgt Ablaufdaten, also fällt eine abgelaufene Befähigung erst auf, wenn ein Kunde nachfragt.
Befähigungen stehen mit Nachweisen im Register; Erinnerungen kommen nach 90, 30, 7 und 0 Tagen, und die Geschäftsstelle prüft jedes erneuerte Zeugnis.
Das Verzeichnis auf der Website ist ein PDF, einmal im Jahr aktualisiert, mit Telefonnummern und Adressen der Mitglieder.
Verzeichnis und Karte zeigen nur, was jedes Mitglied freigegeben hat; Anfragen laufen über das Kontaktformular, und aufgenommene Mitglieder zeigen ein verifizierbares Siegel.
Beiträge kommen per Überweisung; der Schatzmeister ordnet Zahlungen Namen zu und verschickt Mahnungen von Hand.
Verlängerungsrechnungen gehen automatisch raus, Mitglieder zahlen per Karte oder SEPA auf das Stripe-Konto des Verbands, und offene Rechnungen werden erinnert.
Vorstandsbeschlüsse werden nachträglich aufgeschrieben und als Textdatei verteilt, die jeder weiter ändern kann.
Mit Pro tagt der Vorstand in der Konsole: Anwesenheit erfasst, Beschlussfähigkeit bei Eröffnung festgeschrieben, Anträge abgestimmt, Protokoll genehmigt und gesperrt, Beschluss nummeriert.
Nachprüfbare Fakten
Eine Tarifgrenze, kein Ergebnis: Der Free-Tarif (0 €) umfasst einen Verwaltungsplatz, 250 aktive Mitglieder, 3 gleichzeitige Veranstaltungen und 2 Kampagnen im Monat.
Stufen, die Sie nach Ihrem Verfahren festlegen, etwa Prüfung durch die Geschäftsstelle, Referenzen und Entscheidung des Vorstands. Eine Aufnahme ist nur aus der letzten Stufe möglich.
Konstruktionsbedingt laufen Anfragen aus dem Verzeichnis über ein Kontaktformular, sodass die E-Mail-Adresse des Mitglieds dem Absender nie angezeigt wird.
Tage vor Ablauf, und am Ablauftag selbst, an denen Erinnerungen für STCW-, MCA-, RYA- und weitere Zeugnisse im Register ausgelöst werden.
Was Software für Berufsverbände der Schifffahrt leisten muss
Allgemeine Mitgliederplattformen sind für den durchschnittlichen Verein gebaut: eine Mitgliederliste, ein Verlängerungsdatum, ein Newsletter und ein Kalender. Ein maritimer Berufsverband hat eine anspruchsvollere Aufgabe. Seine Mitglieder besitzen Befähigungszeugnisse von Seeverwaltungen und Flaggenstaaten, die Aufnahmeregeln stehen in der Satzung, und wer sich auf den Verband verlässt (Reeder, Manager, Charterer, Versicherer), will wissen, ob eine Fachkraft wirklich Mitglied in gutem Stand ist.
Das verändert, was Software für Berufsverbände abbilden muss. Ein Mitglied ist nicht nur ein Kontakt mit einer Mitgliedsart. Es hat Befähigungen mit Ablaufdatum, einen Antrag, der die Aufnahme dokumentiert, Einwilligungen, die bestimmen, was das Verzeichnis zeigen darf, und eine Mitgliedschaftshistorie, an der der Vorstand Zugänge, Verlängerungen und Austritte über die Zeit verfolgt.
Guild bildet all das direkt ab. Mitgliedsarten, Sektionen und eigene Felder beschreiben Ihre Mitglieder (5 eigene Felder im Free-Tarif, 30 mit Pro, unbegrenzt mit Enterprise), und jeder Mitgliedschaftszeitraum bleibt in der Historie. Eigene Rollen wie Schatzmeister oder Aufnahmeausschuss erhalten ein eigenes Rechteraster, sodass jede ehrenamtliche Person sieht, was ihre Rolle braucht, und nicht mehr.
Bewerber prüfen und ein Siegel ausgeben, das Kunden verifizieren können
Der Wert eines Berufsverbands liegt im Filter am Eingang. In Guild füllen Bewerber ein von Ihnen gestaltetes Online-Formular aus, laden Dokumente wie Befähigungszeugnisse und Lebenslauf hoch und nennen Referenzgeber, die über einen eigenen gesicherten Link antworten. Ein unvollständiger Antrag kann mit einer Nachforderung zurückgegeben werden, ohne neu anzufangen.
Die Prüfung folgt Ihrer Satzung. Sie legen bis zu acht Stufen fest, etwa Prüfung durch die Geschäftsstelle, Referenzen und Vorstandsbeschluss. Aufgenommen werden kann nur aus der letzten Stufe heraus, ein offensichtlich ungeeigneter Antrag lässt sich jederzeit ablehnen. Die Aufnahme legt die Mitgliedschaft an, übernimmt Befähigungen und Dokumente und lädt das neue Mitglied ins Portal ein.
Jedes aufgenommene Mitglied erhält ein Prüfsiegel für die eigene Website. Es verlinkt auf eine öffentliche Seite, die live bestätigt, ob die Mitgliedschaft in gutem Stand ist. Wenn ein Eigner am Kai wissen will, ob ein Sachverständiger der ist, der er vorgibt zu sein, ist die Antwort einen Fingertipp entfernt, ohne E-Mail an die Geschäftsstelle.
STCW-, MCA- und RYA-Befähigungen in einem Register
Für Verbände von Kapitänen, Offizieren und Schiffsingenieuren ist eine unbemerkt abgelaufene Befähigung ein Reputationsrisiko. Guild bringt eine Bibliothek gängiger maritimer Befähigungsarten mit, darunter STCW, MCA, RYA, ENG1 und nationale Patente, und jeder Verband kann eigene ergänzen.
Befähigungen werden je Mitglied mit Ausstellungs- und Ablaufdatum sowie Nachweis erfasst. Mitglieder laden ein erneuertes Zeugnis selbst im Portal hoch, die Geschäftsstelle bestätigt oder verwirft es direkt im Register, ohne jeden Datensatz einzeln zu öffnen. Erinnerungen kommen 90, 30 und 7 Tage vor Ablauf und am Ablauftag selbst.
Das Register ist um die Frage herum gebaut, die sich der Vorstand tatsächlich stellt: Wem droht die Befähigung auszulaufen? Getrennte Reiter für bald ablaufende, abgelaufene und zu prüfende Zeugnisse machen die Antwort auf einen Blick sichtbar. Guild erfasst Befähigungen, die andere Stellen ausstellen; Fortbildungspunkte oder Kurse verwaltet die Software nicht.
Software für Berufsverbände mit ehrenamtlichem Budget auswählen
Die meisten Berufsverbände in Schifffahrt und Yachting arbeiten ehrenamtlich und mit kleinem Budget, also sind die Kosten das erste Kriterium. Guild bietet einen Free-Tarif für 0 € mit einem Verwaltungsplatz, bis zu 250 aktiven Mitgliedern, 3 gleichzeitigen Veranstaltungen, 2 Kampagnen im Monat sowie den Widgets für Verzeichnis und Siegel. Pro kostet 199 € pro Monat mit drei Verwaltungsplätzen (25 € je weiterem Platz), unbegrenzten Mitgliedern, fünf Sektionen, Vorstandsfunktionen, PDF-Berichten und eigener Domain.
Das zweite Kriterium ist der Vorstand. Mit Pro kann der Vorstand seine Sitzungen in der Konsole abhalten: Anwesenheit mit Vollmachten, Beschlussfähigkeit bei Eröffnung festgeschrieben, damit sie sich danach nicht verschiebt, Anträge mit geheimer Abstimmung und Beleg für jede abstimmende Person, nach Genehmigung gesperrte Protokolle und nummerierte Beschlüsse in einem Register. Abstimmungen über das Mitgliederportal sind noch nicht verfügbar.
Das dritte Kriterium ist der Ausstieg. Guild importiert aus Wild Apricot oder einer Tabelle mit Probelauf und 24 Stunden Rückgängig-Frist, läuft über einbettbare Widgets parallel zu Ihrer bestehenden Website und exportiert alle Daten in offenen Formaten, in jedem Tarif. Die Konsole gibt es in sechs Sprachen, und Mitglieder sehen Namen, Logo und Farben des Verbands, mit Pro auf Ihrer eigenen Domain, mit nur einem kleinen Hinweis Powered by SupaMaritime.
Wie sich das im Vergleich zu Alternativen schlägt
Weit verbreitete allgemeine Mitgliederplattform für Verbände und Vereine; Guild kann Daten daraus importieren und über einbettbare Widgets parallel dazu laufen.
Plattform für Mitglieder, Veranstaltungen und Kommunikation für Verbände und Kammern aller Branchen, ohne eigene Felder für maritime Befähigungen.
All-in-one-Plattform für CRM, Veranstaltungen und Mitgliederbindung für Verbände und Kammern, ausgelegt auf alle Branchen statt auf die Schifffahrt.
Open-Source-CRM, das viele Verbände und gemeinnützige Organisationen für Mitgliedschaften, Spenden und Veranstaltungen nutzen, meist selbst oder über einen Dienstleister betrieben und erweitert.
Häufig gestellte Fragen
Was ist Software für Berufsverbände?
Worin unterscheidet sich Software für Berufsverbände der Schifffahrt von einer allgemeinen Mitgliederplattform?
Können wir Bewerber prüfen, bevor sie Mitglied werden?
Wie verwaltet Guild STCW-, MCA- und RYA-Zeugnisse?
Was kostet Guild für einen kleinen Verband?
Können wir von Wild Apricot oder einer Tabelle wechseln, ohne die Mitglieder zu stören?
Wie schützt das Mitgliederverzeichnis die Privatsphäre der Mitglieder?
Was kann Guild noch nicht?
Sehen Sie es in Ihrem Workflow, keine Generic-Demo
Wir gehen die Anwendungsfälle durch für berufsverbände.
Starten Sie mit dem Free-Tarif für 0 € und bis zu 250 aktiven Mitgliedern; wechseln Sie zu Pro für 199 € pro Monat, wenn Sie Sektionen, Vorstandsfunktionen und eine eigene Domain brauchen.