Inspección SIRE 2.0: guía práctica del vetting de petroleros según OCIMF

Pocos acontecimientos en la vida comercial de un petrolero pesan tanto como una inspección SIRE. Un solo día a bordo genera un informe que compañías petroleras, fletadores y terminales pueden consultar durante meses antes de decidir si utilizan el buque. Buena parte del vetting se decide ahí.

Desde que OCIMF implantó SIRE 2.0 a lo largo de 2024, la inspección ha cambiado de naturaleza. La lógica de lista de comprobación de la época del VIQ7 ha dado paso a una biblioteca de preguntas basada en el riesgo, a evidencias fotográficas, al registro en tableta y a una mirada mucho más atenta a cómo trabaja realmente la tripulación.

Esta guía explica cómo funciona hoy el programa SIRE de OCIMF, qué datos debe enviar el operador antes de que el inspector suba a bordo, qué ocurre el día de la inspección, cómo se registran y responden las observaciones y cómo preparar el buque y su tripulación. Está pensada para operadores de petroleros, superintendentes de vetting y marinos, y capitanes.

SIRE 2.0 premia a los buques que funcionan como dicen sus procedimientos. Una preparación que empieza una semana antes de la llegada del inspector no puede ocultar las carencias que la tripulación, los registros y las fotografías revelan en pocas horas.

Qué es el programa SIRE de OCIMF y por qué importa el vetting de petroleros

SIRE, el Ship Inspection Report Programme, está gestionado por OCIMF, el Oil Companies International Marine Forum. Ofrece un formato común para inspeccionar petroleros y una base de datos compartida donde los informes se almacenan y se ponen a disposición de los destinatarios del programa.

SIRE por sí mismo no aprueba ni rechaza un buque: proporciona información. Cada compañía petrolera, fletador o terminal que lee un informe aplica sus propios criterios de vetting y decide si el buque es aceptable para un viaje, una carga o un atraque concretos.

Por eso el vetting de petroleros es una cuestión comercial tanto como técnica. Un informe con observaciones mal respondidas puede significar que el buque no se acepte para un fletamento, tenga que esperar otra inspección o se contrate en condiciones menos favorables.

Un informe limpio y bien documentado mantiene el buque en el mercado.

La escala de uso explica la presión. OCIMF indica que cada mes se consultan más de 8.000 informes SIRE. En el momento de redactar esta guía, un informe cuesta 47 libras para los miembros de OCIMF y 58 libras para los no miembros, y cada informe publicado permanece disponible durante 12 meses.

Del VIQ7 a SIRE 2.0: qué ha cambiado

El programa anterior se basaba en la séptima edición del Vessel Inspection Questionnaire, conocida como VIQ7. Los inspectores recorrían una lista de preguntas larga y en gran medida uniforme, y registraban observaciones sobre todo cuando algo faltaba o era deficiente.

SIRE 2.0 sustituyó ese modelo por un enfoque basado en el riesgo. OCIMF construyó el nuevo conjunto de preguntas mediante el análisis de riesgos "bowtie", un método que relaciona las amenazas que conducen a un suceso peligroso, las barreras que deberían evitarlo y las consecuencias si esas barreras fallan.

En la práctica, cada pregunta apunta ahora a una barrera relevante para la seguridad o la prevención de la contaminación. Al inspector se le pide comprobar no solo que el equipo existe y los certificados son válidos, sino también que los procedimientos se entienden y que la tripulación sabe realizar las tareas con competencia.

El otro gran cambio es el peso del factor humano. Las competencias no técnicas, como la comunicación, la conciencia situacional, el liderazgo y el trabajo en equipo, se observan directamente, y las respuestas distinguen entre elemento humano, de proceso y de hardware.

Un buque puede tener un equipo perfecto y recibir aun así observaciones negativas sobre cómo se utiliza.

Lo que no cambia

Algunos fundamentos siguen igual. Las inspecciones las realizan inspectores acreditados, los informes se comparten a través de OCIMF con los destinatarios del programa y el operador sigue teniendo la posibilidad de responder antes de la publicación. Lo que ha cambiado es la profundidad de las evidencias detrás de cada respuesta.

La biblioteca de preguntas de SIRE 2.0 y el cuestionario compilado

La biblioteca de preguntas de SIRE 2.0, la llamada question library, es el conjunto completo a partir del cual se construye cada inspección. Cada pregunta incluye orientaciones sobre qué debe mirar el inspector, qué evidencias objetivas se esperan y qué referencias del sector se aplican.

Ninguna inspección utiliza la biblioteca entera. Las preguntas se agrupan para que cada visita cubra lo esencial, mientras el detalle varía de una inspección a otra:

• Preguntas núcleo. Preguntas prioritarias ligadas a los riesgos más significativos, pensadas para formularse en cada inspección del tipo de buque correspondiente.
• Preguntas rotatorias. Preguntas que se incluyen en unas inspecciones y no en otras, de modo que con el tiempo se cubre todo el alcance sin hacer inmanejable cada visita.
• Preguntas de campaña y condicionales. Las primeras centran la atención en un tema concreto durante un periodo; las segundas solo se aplican cuando el buque tiene el equipo, el tipo de carga o la operación correspondientes.

A partir de las preguntas aplicables al buque y de los datos enviados por el operador, el sistema genera el Compiled Vessel Inspection Questionnaire, o CVIQ. Es el conjunto de preguntas para esa inspección concreta de ese buque concreto.

Como el contenido rotatorio cambia, la tripulación no puede prepararse memorizando una lista fija. La única preparación fiable es conocer toda la biblioteca y los procedimientos del propio buque, de forma que cualquier pregunta pueda responderse con evidencias.

Datos previos a la inspección: HVPQ, PIQ, fotografías y certificados

Una inspección SIRE 2.0 empieza en la oficina, mucho antes de que llegue el inspector. El operador es responsable de mantener actualizado en el sistema de OCIMF un conjunto de datos previos a la inspección, y esos datos dan forma al CVIQ.

• HVPQ. El Harmonised Vessel Particulars Questionnaire recoge las características del buque: dimensiones, sistemas de carga, equipos y otros datos estables.
• PIQ. El Pre-Inspection Questionnaire contiene información que cambia con más frecuencia y es relevante para la inspección concreta, como detalles de la operación actual del buque.
• Photograph Repository. Fotografías de zonas y equipos definidos a bordo, aportadas por el operador. OCIMF exige renovarlas cada seis meses.
• Certificate Repository. Copias de los certificados del buque cargadas con antelación, para que su validez pueda comprobarse antes y durante la inspección.

Los datos desactualizados crean problemas antes incluso de que empiece la inspección. Si el HVPQ describe equipos que ya se han sustituido, o las fotografías muestran zonas en un estado que ya no corresponde a la realidad, tanto el cuestionario como las expectativas del inspector serán erróneos.

Las fotografías merecen especial atención. Forman parte de la base de evidencias, y una imagen que muestra corrosión, una etiqueta que falta o un objeto mal estibado puede generar preguntas por sí sola.

La renovación semestral debe tratarse como una tarea controlada, con un responsable a bordo y un revisor en tierra, y no como una carga de última hora.

El día de la inspección SIRE: tabletas, evidencias y entrevistas a la tripulación

Los inspectores de SIRE 2.0 registran su trabajo en tabletas intrínsecamente seguras con cámara y grabación de voz, que ejecutan la aplicación Inspection Editor de OCIMF. La tableta presenta el CVIQ pregunta por pregunta y recoge respuestas, comentarios y evidencias mientras el inspector recorre el buque.

La jornada suele seguir las operaciones del buque más que una revisión documental en una mesa. Los inspectores recorren la cubierta, la sala de control de carga, la sala de máquinas, el puente y la habilitación, y hablan con las personas que hacen el trabajo en cada lugar.

El factor humano en la práctica

Las entrevistas a la tripulación son centrales. El inspector puede pedir a un oficial joven que explique cómo se vigila una operación de carga, pedir a un subalterno que describa una respuesta de emergencia u observar cómo se comunica la guardia durante un trasvase. Las respuestas se valoran por la comprensión, no por recitar un procedimiento palabra por palabra.

Aquí es donde muchos buques se llevan una sorpresa. Los oficiales superiores suelen prepararse a fondo, mientras que el inspector habla deliberadamente con tripulantes de todos los niveles. Un recién embarcado que no sabe dónde está el procedimiento, o por qué importa una barrera, puede generar una observación con la misma facilidad que un manómetro averiado.

El capitán puede ayudar marcando el tono. Una tripulación que entiende que el inspector quiere ver el buque tal como opera normalmente, y que se siente cómoda diciendo «consultaría el procedimiento» en lugar de adivinar, suele responder mejor.

Observaciones, comentarios del operador e informe publicado

Cada respuesta de un informe SIRE 2.0 está estructurada. En lugar de un simple sí o no, el inspector registra lo que encontró frente a los elementos pertinentes de la pregunta y asigna un resultado.

Cómo se registran las respuestas

• Hardware. El estado físico y el funcionamiento de equipos, estructura y sistemas, por ejemplo si un sistema de detección de gases funciona y está calibrado.
• Proceso. Si los procedimientos, registros y planes existen, son adecuados y se siguen, por ejemplo si el plan de carga se preparó y firmó como exige el sistema de gestión de la seguridad.
• Elemento humano. Si las personas implicadas tienen los conocimientos y las competencias no técnicas para realizar la tarea con seguridad, por ejemplo si el oficial de guardia sabe explicar los límites de alarma.

Entre los resultados figuran, por ejemplo, «as expected», «exceeded expectation» y «not as expected». Una respuesta «not as expected» se convierte en una observación negativa, y el comentario y las evidencias del inspector explican el motivo. También pueden registrarse hallazgos positivos, lo que permite destacar a los buques bien gestionados.

El plazo de 14 días para comentarios

Cuando el inspector envía el informe, este llega primero a la submitting company que solicitó la inspección. El operador dispone después de un plazo de 14 días para añadir comentarios a cada observación. Transcurrido ese plazo, el informe se publica y queda a disposición de los destinatarios del programa durante 12 meses.

Los comentarios del operador se leen junto a las observaciones por cada destinatario que compra el informe. Una respuesta vaga como «tomado nota, tripulación instruida» tranquiliza poco a un departamento de vetting. Una respuesta estructurada demuestra que la compañía entendió el problema y eliminó su causa.

Un buen comentario del operador suele seguir el mismo esquema:

1. Reconocer el hallazgo de forma objetiva, sin discutir la descripción del inspector salvo que sea claramente errónea.
2. Indicar la acción inmediata tomada a bordo, con la fecha en que se completó.
3. Identificar la causa raíz, distinguiendo entre un fallo de hardware, una carencia del procedimiento y un problema humano o de formación.
4. Describir las acciones correctivas y preventivas, indicando si se revisaron otros buques de la flota por el mismo problema.
5. Citar las evidencias del cambio, como una orden de trabajo, un procedimiento revisado o un registro de formación.

Catorce días son pocos cuando el buque está operando, la tripulación está ocupada y varios departamentos deben acordar una causa raíz. Las compañías que responden bien suelen tener su flujo de investigación preparado antes de la inspección.

Cómo prepararse para una inspección SIRE: un plan de 90 días

Los buenos resultados de vetting salen de un buque que está preparado todos los días. Aun así, una cuenta atrás estructurada ayuda a concentrar el esfuerzo en los meses previos a una inspección prevista.

90 días antes

Revisar los informes SIRE anteriores y las inspecciones internas en busca de temas recurrentes. Comprobar que el HVPQ y el PIQ describen el buque tal como es hoy y planificar la próxima renovación de fotografías. Contrastar la biblioteca de preguntas con el sistema de gestión de la seguridad para detectar procedimientos poco claros, poco prácticos o desactualizados.

30 días antes

Realizar una autoevaluación sobre las partes pertinentes de la biblioteca de preguntas, a ser posible dirigida por alguien que no navegue en ese buque.

Cerrar el mantenimiento atrasado, probar alarmas críticas y equipos de emergencia y hacer los ejercicios sobre los que el inspector podría preguntar, como la respuesta a un derrame de carga o el gobierno de emergencia.

La familiarización de la tripulación importa tanto como el hardware. Sesiones breves a bordo en las que oficiales y subalternos explican sus propias tareas, en lugar de escuchar una presentación, crean la seguridad que exigen las entrevistas. Nuestra guía del Código IGS (ISM) en la práctica explica cómo encajan ejercicios, familiarización y auditorías internas en el sistema de gestión de la seguridad.

7 días antes

Confirmar que los certificados están vigentes y cargados, que registros como el diario de carga, los libros registro de hidrocarburos y de basuras y las horas de descanso están completos, y que el capitán y el primer oficial conocen el plan de la inspección.

Conviene no escenificar el buque: un estado preparado para un solo día rara vez coincide con los registros, y las entrevistas a la tripulación suelen ponerlo de manifiesto.

Errores habituales en SIRE 2.0 y los datos detrás de un informe limpio

La mayoría de las observaciones negativas no se deben a un único defecto llamativo. Proceden de un pequeño número de debilidades recurrentes que ya son visibles en los datos de la oficina mucho antes de que el inspector las vea a bordo.

• Datos previos desactualizados. Un HVPQ, un PIQ o unas fotografías que ya no corresponden al buque.
• Procedimientos que nadie usa. Instrucciones escritas para la oficina y no para la tripulación que debe seguirlas.
• Relevos sin familiarización. Recién embarcados a los que nadie ha explicado los equipos propios del buque ni sus funciones de emergencia.
• Mantenimiento aplazado en sistemas críticos. Trabajos abiertos en alarmas, detección de gases o equipos de carga que el inspector encontrará.
• Cierre débil de hallazgos anteriores. Observaciones de inspecciones previas respondidas sobre el papel pero no corregidas en toda la flota.

SIRE 2.0 está alineado con el TMSA, el programa Tanker Management and Self Assessment de OCIMF, pero es independiente de él. El TMSA examina el sistema de gestión de la compañía, mientras que SIRE examina un buque en un día. Los resultados de uno deberían alimentar al otro, y las compañías que gestionan ambos con los mismos datos se llevan menos sorpresas.

Esos datos suelen estar repartidos en varios lugares. El estado de certificados y reconocimientos corresponde a la gestión del cumplimiento de la flota. La familiarización, los registros de formación y las horas de descanso se tratan en nuestro artículo sobre gestión de tripulaciones y cumplimiento del MLC 2006.

El historial de mantenimiento es el tercer pilar. Un sistema de mantenimiento planificado que muestra los equipos críticos probados a tiempo es una evidencia sólida para el elemento hardware, y los métodos basados en condición descritos en el ROI del mantenimiento predictivo en el transporte marítimo ayudan a evitar los fallos que encuentran los inspectores. Las reparaciones mayores que solo pueden hacerse en astillero deben entrar en la planificación de la próxima varada en dique seco.

Preguntas frecuentes

¿Qué es SIRE 2.0?

SIRE 2.0 es la versión actual del Ship Inspection Report Programme de OCIMF. A lo largo de 2024 sustituyó al programa basado en el VIQ7 con una biblioteca de preguntas basada en el riesgo, datos previos aportados por el operador, inspecciones en tableta y un enfoque mucho más marcado en el factor humano.

¿Qué diferencia hay entre el HVPQ y el PIQ?

El HVPQ contiene las características armonizadas del buque, como dimensiones, sistemas de carga y equipos, que cambian poco. El PIQ recoge información relevante para la inspección concreta y cambia con más frecuencia. Ambos alimentan el Compiled Vessel Inspection Questionnaire que se utiliza el día de la inspección.

¿Cuánto tiempo tiene el operador para comentar un informe SIRE?

El operador dispone de un plazo de 14 días para añadir sus comentarios una vez enviado el informe. Cuando se cierra ese plazo, el informe se publica y permanece disponible para los destinatarios del programa durante 12 meses.

¿Una inspección SIRE aprueba o suspende a un buque?

No. SIRE proporciona informes de inspección, no aprobaciones. Cada compañía petrolera, fletador o terminal aplica sus propios criterios de vetting al informe, incluidos los comentarios del operador, y toma su propia decisión sobre si utiliza el buque.

¿Cada cuánto hay que actualizar las fotografías de SIRE 2.0?

OCIMF exige renovar las fotografías del Photograph Repository cada seis meses. También es buena práctica actualizarlas siempre que un cambio significativo a bordo haga que las imágenes existentes dejen de ser exactas.

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