SIRE-Inspektion nach SIRE 2.0: Praxisleitfaden zum Tanker-Vetting der OCIMF

Kaum ein Ereignis hat im kommerziellen Leben eines Tankers so viel Gewicht wie eine SIRE-Inspektion. Ein einziger Tag an Bord erzeugt einen Bericht, den Ölgesellschaften, Charterer und Terminalbetreiber noch monatelang lesen, bevor sie entscheiden, ob sie das Schiff einsetzen. Ein großer Teil des Vettings entscheidet sich genau hier.

Seit die OCIMF im Laufe des Jahres 2024 SIRE 2.0 eingeführt hat, hat sich der Charakter der Inspektion verändert. Die Checklistenlogik der VIQ7-Zeit ist einer risikobasierten Fragenbibliothek, fotografischen Nachweisen, der Erfassung auf Tablets und einem deutlich genaueren Blick darauf gewichen, wie die Besatzung tatsächlich arbeitet.

Dieser Leitfaden erklärt, wie das SIRE-Programm der OCIMF heute funktioniert, welche Daten der Betreiber übermitteln muss, bevor der Inspektor an Bord kommt, was am Inspektionstag geschieht, wie Beobachtungen erfasst und kommentiert werden und wie man Schiff und Besatzung vorbereitet. Er richtet sich an Tankerbetreiber, Vetting- und Marine-Superintendents sowie an Kapitäne.

SIRE 2.0 belohnt Schiffe, die so betrieben werden, wie es ihre Verfahren beschreiben. Eine Vorbereitung, die eine Woche vor dem Besuch des Inspektors beginnt, kann die Lücken nicht verbergen, die Besatzung, Aufzeichnungen und Fotos innerhalb weniger Stunden offenlegen.

Was das SIRE-Programm der OCIMF ist und warum Tanker-Vetting zählt

SIRE, das Ship Inspection Report Programme, wird von der OCIMF betrieben, dem Oil Companies International Marine Forum. Es bietet ein einheitliches Format für die Inspektion von Tankern und eine gemeinsame Datenbank, in der Inspektionsberichte gespeichert und den Empfängern des Programms zur Verfügung gestellt werden.

SIRE selbst genehmigt oder verwirft kein Schiff, sondern liefert Informationen. Jede Ölgesellschaft, jeder Charterer und jedes Terminal, das einen Bericht liest, wendet eigene Vetting-Kriterien an und entscheidet selbst, ob das Schiff für eine bestimmte Reise, eine bestimmte Ladung oder einen bestimmten Liegeplatz akzeptabel ist.

Deshalb ist Tanker-Vetting ebenso eine kommerzielle wie eine technische Frage. Ein Bericht mit schlecht beantworteten Beobachtungen kann bedeuten, dass das Schiff für eine Charter nicht akzeptiert wird, auf eine weitere Inspektion warten muss oder nur zu schlechteren Konditionen befrachtet wird. Ein sauberer, gut dokumentierter Bericht hält das Schiff dagegen marktfähig.

Der Umfang der Nutzung erklärt den Druck. Nach Angaben der OCIMF werden jeden Monat mehr als 8.000 SIRE-Berichte abgerufen. Zum Zeitpunkt der Erstellung dieses Beitrags kostet ein Bericht 47 Pfund für OCIMF-Mitglieder und 58 Pfund für Nichtmitglieder, und jeder veröffentlichte Bericht bleibt 12 Monate lang verfügbar.

Von VIQ7 zu SIRE 2.0: Was sich geändert hat

Das frühere Programm beruhte auf der siebten Ausgabe des Vessel Inspection Questionnaire, kurz VIQ7. Die Inspektoren arbeiteten eine lange, weitgehend einheitliche Fragenliste ab und hielten Beobachtungen vor allem dann fest, wenn etwas fehlte oder mangelhaft war.

SIRE 2.0 hat dieses Modell durch einen risikobasierten Ansatz ersetzt. Die OCIMF hat den neuen Fragenkatalog mit Hilfe der Bowtie-Risikoanalyse entwickelt. Diese Methode verknüpft die Bedrohungen, die zu einem gefährlichen Ereignis führen, mit den Barrieren, die es verhindern sollen, und mit den Folgen, wenn diese Barrieren versagen.

In der Praxis zielt jede Frage nun auf eine Barriere, die für die Sicherheit oder die Verhütung von Verschmutzung von Bedeutung ist. Der Inspektor soll nicht nur prüfen, ob Ausrüstung vorhanden ist und Zeugnisse gültig sind, sondern auch, ob Verfahren verstanden werden und ob die Besatzung die jeweiligen Aufgaben kompetent ausführen kann.

Die zweite große Veränderung ist das Gewicht menschlicher Faktoren. Nicht-technische Fähigkeiten wie Kommunikation, Situationsbewusstsein, Führung und Teamarbeit werden direkt beobachtet, und die Antworten unterscheiden zwischen menschlichem Element, Prozess und Hardware. Ein Schiff kann also eine einwandfreie Ausrüstung haben und trotzdem negative Beobachtungen dazu erhalten, wie diese Ausrüstung genutzt wird.

Was gleich bleibt

Einige Grundlagen haben sich nicht verändert. Inspektionen werden weiterhin von akkreditierten Inspektoren durchgeführt, Berichte werden weiterhin über die OCIMF mit den Programmempfängern geteilt, und der Betreiber hat nach wie vor die Möglichkeit, vor der Veröffentlichung Stellung zu nehmen. Verändert hat sich vor allem die Tiefe der Nachweise hinter jeder einzelnen Antwort.

Die SIRE-2.0-Fragenbibliothek und der zusammengestellte Fragebogen

Die SIRE-2.0-Fragenbibliothek, die sogenannte Question Library, ist der Gesamtbestand an Fragen, aus dem jede Inspektion zusammengesetzt wird. Zu jeder Frage gibt es Hinweise darauf, was der Inspektor betrachten soll, welche objektiven Nachweise erwartet werden und welche Branchenstandards und Referenzen gelten.

Keine Inspektion verwendet die gesamte Bibliothek. Die Fragen sind so gruppiert, dass jeder Besuch das Wesentliche abdeckt, während die Details von Inspektion zu Inspektion variieren:

• Kernfragen. Vorrangige Fragen zu den bedeutendsten Risiken, die bei jeder Inspektion des betreffenden Schiffstyps gestellt werden sollen.
• Rotierende Fragen. Fragen, die in manchen Inspektionen enthalten sind und in anderen nicht, sodass der gesamte Umfang über die Zeit abgedeckt wird, ohne jeden einzelnen Besuch unüberschaubar zu machen.
• Kampagnen- und bedingte Fragen. Kampagnenfragen richten die Aufmerksamkeit für einen bestimmten Zeitraum auf ein bestimmtes Thema; bedingte Fragen gelten nur, wenn das Schiff über die entsprechende Ausrüstung, Ladungsart oder Betriebsweise verfügt.

Aus den für das Schiff geltenden Fragen und den vom Betreiber übermittelten Daten erzeugt das System den Compiled Vessel Inspection Questionnaire, kurz CVIQ. Er ist der Fragenkatalog genau für diese eine Inspektion dieses einen Schiffes.

Da sich die rotierenden Inhalte ändern, kann sich eine Besatzung nicht durch das Auswendiglernen einer festen Liste vorbereiten. Die einzig verlässliche Vorbereitung besteht darin, die gesamte Bibliothek und die eigenen Verfahren des Schiffes zu kennen, damit sich jede Frage mit Nachweisen beantworten lässt.

Daten vor der Inspektion: HVPQ, PIQ, Fotos und Zeugnisse

Eine SIRE-2.0-Inspektion beginnt im Büro, lange bevor der Inspektor eintrifft. Der Betreiber ist dafür verantwortlich, eine Reihe von Vorab-Daten im OCIMF-System aktuell zu halten, und genau diese Daten bestimmen den CVIQ.

• HVPQ. Der Harmonised Vessel Particulars Questionnaire enthält die Schiffsdaten: Abmessungen, Ladungssysteme, Ausrüstung und andere dauerhafte Merkmale.
• PIQ. Der Pre-Inspection Questionnaire umfasst Angaben, die sich häufiger ändern und für die konkrete Inspektion relevant sind, etwa Einzelheiten zum aktuellen Betrieb des Schiffes.
• Photograph Repository. Fotos festgelegter Bereiche und Ausrüstungen an Bord, die der Betreiber bereitstellt. Die OCIMF verlangt, dass sie alle sechs Monate erneuert werden.
• Certificate Repository. Kopien der Schiffszeugnisse, die vorab hochgeladen werden, damit ihre Gültigkeit vor und während der Inspektion geprüft werden kann.

Veraltete Daten verursachen Probleme, noch bevor die Inspektion beginnt. Beschreibt der HVPQ Ausrüstung, die längst ersetzt wurde, oder zeigen die Fotos Bereiche in einem Zustand, der nicht mehr der Wirklichkeit entspricht, sind sowohl der Fragebogen als auch die Erwartungen des Inspektors falsch.

Fotos verdienen besondere Aufmerksamkeit. Sie gehören zur Nachweisgrundlage, und ein Bild, das Korrosion, ein fehlendes Schild oder einen schlecht gelaschten Gegenstand zeigt, kann ganz eigene Fragen aufwerfen. Die halbjährliche Erneuerung sollte daher als gesteuerte Aufgabe mit einem Verantwortlichen an Bord und einem Prüfer an Land behandelt werden, nicht als hastiger Upload in letzter Minute.

Am Tag der SIRE-Inspektion: Tablets, Nachweise und Gespräche mit der Besatzung

SIRE-2.0-Inspektoren erfassen ihre Arbeit auf eigensicheren Tablets mit Kamera und Sprachaufzeichnung, auf denen die OCIMF-Anwendung Inspection Editor läuft. Das Tablet zeigt den CVIQ Frage für Frage an und erfasst Antworten, Kommentare und Nachweise, während sich der Inspektor durch das Schiff bewegt.

Der Tag folgt in der Regel dem Schiffsbetrieb und nicht einer Dokumentenprüfung am Schreibtisch. Die Inspektoren gehen über das Deck, durch den Ladungskontrollraum, den Maschinenraum, die Brücke und die Unterkünfte, und sie sprechen an jedem Ort mit den Menschen, die dort die Arbeit erledigen.

Menschliche Faktoren in der Praxis

Die Gespräche mit der Besatzung stehen im Mittelpunkt. Der Inspektor kann einen jungen Offizier bitten zu erklären, wie ein Ladungsvorgang überwacht wird, ein Mannschaftsmitglied eine Notfallmaßnahme beschreiben lassen oder beobachten, wie die Wache während eines Umschlags kommuniziert. Bewertet wird das Verständnis, nicht das wortgetreue Aufsagen eines Verfahrens.

Genau hier werden viele Schiffe überrascht. Die Schiffsleitung bereitet sich oft gründlich vor, während der Inspektor ganz bewusst mit Besatzungsmitgliedern aller Ebenen spricht. Ein Neuzugang, der nicht weiß, wo das betreffende Verfahren abgelegt ist oder warum eine Barriere wichtig ist, kann ebenso leicht eine Beobachtung auslösen wie ein defektes Manometer.

Der Kapitän kann helfen, indem er den Ton vorgibt. Eine Besatzung, die versteht, dass der Inspektor das Schiff im normalen Betrieb sehen will, und die sich traut, „Ich würde im Verfahren nachsehen“ zu sagen, statt zu raten, antwortet in der Regel besser und überzeugender.

Beobachtungen, Kommentare des Betreibers und der veröffentlichte Bericht

Jede Antwort in einem SIRE-2.0-Bericht ist strukturiert. Statt eines einfachen Ja oder Nein hält der Inspektor fest, was er in Bezug auf die jeweiligen Elemente der Frage vorgefunden hat, und vergibt ein Ergebnis.

Wie Antworten erfasst werden

• Hardware. Zustand und Funktion von Ausrüstung, Struktur und Anlagen, zum Beispiel ob eine Gaswarnanlage funktioniert und kalibriert ist.
• Prozess. Ob Verfahren, Aufzeichnungen und Pläne vorhanden, angemessen und befolgt sind, zum Beispiel ob ein Ladeplan so erstellt und unterzeichnet wurde, wie es das Sicherheitsmanagementsystem verlangt.
• Mensch. Ob die Beteiligten über das Wissen und die nicht-technischen Fähigkeiten verfügen, die Aufgabe sicher auszuführen, zum Beispiel ob der wachhabende Offizier die Alarmgrenzen erklären kann.

Zu den möglichen Ergebnissen gehören zum Beispiel „as expected“, „exceeded expectation“ und „not as expected“. Eine Antwort mit „not as expected“ wird zu einer negativen Beobachtung, deren Grund Kommentar und Nachweise des Inspektors erläutern. Auch positive Feststellungen können erfasst werden, sodass sich gut geführte Schiffe sichtbar abheben können.

Die 14-tägige Kommentarfrist

Wenn der Inspektor den Bericht übermittelt, geht er zunächst an die Submitting Company, die die Inspektion angefordert hat. Anschließend hat der Betreiber eine Frist von 14 Tagen, um jede Beobachtung zu kommentieren. Danach wird der Bericht veröffentlicht und steht den Programmempfängern 12 Monate lang zur Verfügung.

Die Kommentare des Betreibers werden von jedem Empfänger, der den Bericht kauft, zusammen mit den Beobachtungen gelesen. Eine vage Antwort wie „zur Kenntnis genommen, Besatzung unterwiesen“ überzeugt eine Vetting-Abteilung kaum. Eine strukturierte Antwort zeigt dagegen, dass das Unternehmen das Problem verstanden und seine Ursache beseitigt hat.

Ein guter Betreiberkommentar folgt meist demselben Muster:

1. Die Feststellung anerkennen, sachlich und ohne die Beschreibung des Inspektors zu bestreiten, sofern sie nicht nachweislich falsch ist.
2. Die Sofortmaßnahme nennen, die an Bord ergriffen wurde, mit dem Datum ihres Abschlusses.
3. Die Grundursache bestimmen und dabei zwischen Hardwareausfall, Lücke im Verfahren und menschlichem oder schulungsbedingtem Problem unterscheiden.
4. Korrektur- und Vorbeugemaßnahmen beschreiben, einschließlich der Angabe, ob andere Schiffe der Flotte auf dasselbe Problem geprüft wurden.
5. Die Nachweise benennen, dass die Änderung umgesetzt wurde, etwa einen Arbeitsauftrag, ein überarbeitetes Verfahren oder einen Schulungsnachweis.

Vierzehn Tage sind knapp, wenn das Schiff im Einsatz ist, die Besatzung ausgelastet ist und sich mehrere Abteilungen auf eine Grundursache einigen müssen. Unternehmen, die gut antworten, haben ihren Untersuchungsablauf in der Regel schon vor der Inspektion festgelegt.

So bereiten Sie eine SIRE-Inspektion vor: ein 90-Tage-Plan

Gute Vetting-Ergebnisse entstehen auf einem Schiff, das jeden Tag bereit ist. Dennoch hilft ein strukturierter Countdown, die Kräfte in den Monaten vor einer erwarteten Inspektion zu bündeln.

90 Tage vorher

Frühere SIRE-Berichte und interne Inspektionen auf wiederkehrende Themen durchsehen. Prüfen, ob HVPQ und PIQ das Schiff so beschreiben, wie es heute ist, und die nächste Fotoerneuerung einplanen. Die Fragenbibliothek mit dem Sicherheitsmanagementsystem abgleichen, um unklare, unpraktische oder veraltete Verfahren zu finden und rechtzeitig zu überarbeiten.

30 Tage vorher

Eine Selbstbewertung anhand der relevanten Teile der Fragenbibliothek durchführen, idealerweise geleitet von jemandem, der nicht auf diesem Schiff fährt. Überfällige Wartung abschließen, kritische Alarme und Notfallausrüstung testen und die Übungen abhalten, nach denen ein Inspektor fragen könnte, etwa zur Reaktion auf eine Ladungsleckage oder zur Notsteuerung.

Die Einweisung der Besatzung zählt ebenso viel wie die Hardware. Kurze Einheiten an Bord, in denen Offiziere und Mannschaften ihre eigenen Aufgaben erklären, statt einer Präsentation zuzuhören, schaffen die Sicherheit, die die Gespräche mit dem Inspektor verlangen. Unser Leitfaden zum ISM-Code in der Praxis zeigt, wie Übungen, Einweisungen und interne Audits in das Sicherheitsmanagementsystem passen.

7 Tage vorher

Bestätigen, dass die Zeugnisse gültig und hochgeladen sind, dass Aufzeichnungen wie Ladungsjournal, Öltagebuch, Mülltagebuch und Ruhezeiten vollständig sind und dass Kapitän und Erster Offizier den Ablauf der Inspektion kennen. Der Versuchung, das Schiff zu inszenieren, sollte man widerstehen: Ein nur für einen Tag hergestellter Zustand passt selten zu den Aufzeichnungen, und die Gespräche mit der Besatzung zeigen das meist deutlich.

Typische Fehler bei SIRE 2.0 und die Daten hinter einem sauberen Bericht

Die meisten negativen Beobachtungen gehen nicht auf einen einzelnen spektakulären Mangel zurück. Sie entstehen aus einer kleinen Zahl wiederkehrender Schwächen, die in den Daten des Büros sichtbar sind, lange bevor der Inspektor sie an Bord bemerkt.

• Veraltete Vorab-Daten. Ein HVPQ, ein PIQ oder ein Fotosatz, der nicht mehr zum Schiff passt.
• Verfahren, die niemand nutzt. Anweisungen, die für das Büro geschrieben wurden und nicht für die Besatzung, die sie befolgen muss.
• Besatzungswechsel ohne Einweisung. Neuzugänge, denen niemand die schiffsspezifische Ausrüstung und ihre Rollen im Notfall erklärt hat.
• Aufgeschobene Wartung an kritischen Systemen. Offene Aufträge an Alarmen, Gaswarnanlagen oder Ladungseinrichtungen, die der Inspektor finden wird.
• Schwacher Abschluss früherer Feststellungen. Beobachtungen aus früheren Inspektionen, die auf dem Papier beantwortet, aber nicht in der gesamten Flotte behoben wurden.

SIRE 2.0 ist auf TMSA abgestimmt, das Tanker Management and Self Assessment Programm der OCIMF, bleibt aber davon getrennt. TMSA betrachtet das Managementsystem des Unternehmens, SIRE dagegen ein Schiff an einem Tag. Die Ergebnisse des einen sollten in das andere einfließen, und Unternehmen, die beide aus denselben Daten steuern, erleben erfahrungsgemäß weniger Überraschungen.

Diese Daten liegen meist an mehreren Stellen. Der Status von Zeugnissen und Besichtigungen gehört zum Compliance-Management der Flotte. Einweisungen, Schulungsnachweise und Ruhezeiten der Besatzung behandelt unser Beitrag zu Crew-Management und MLC-2006-Compliance.

Die Wartungshistorie ist die dritte Säule. Ein System für geplante Instandhaltung, das zeigt, dass kritische Ausrüstung termingerecht getestet wurde, ist ein starker Nachweis für das Hardware-Element. Die zustandsbasierten Methoden aus unserem Beitrag zum ROI der vorausschauenden Instandhaltung in der Handelsschifffahrt helfen, genau die Ausfälle zu verhindern, die Inspektoren finden. Größere Reparaturen, die nur auf der Werft möglich sind, gehören in die Planung der nächsten Dockung im Trockendock.

Häufig gestellte Fragen

Was ist SIRE 2.0?

SIRE 2.0 ist die aktuelle Version des Ship Inspection Report Programme der OCIMF. Es hat im Laufe des Jahres 2024 das auf VIQ7 basierende Programm abgelöst und setzt auf eine risikobasierte Fragenbibliothek, vom Betreiber bereitgestellte Vorab-Daten, Inspektionen per Tablet und einen deutlich stärkeren Fokus auf menschliche Faktoren.

Worin unterscheiden sich HVPQ und PIQ?

Der HVPQ enthält die harmonisierten Schiffsdaten wie Abmessungen, Ladungssysteme und Ausrüstung, die sich selten ändern. Der PIQ sammelt Angaben, die für die konkrete Inspektion relevant sind, und ändert sich häufiger. Beide fließen in den Compiled Vessel Inspection Questionnaire ein, der am Inspektionstag verwendet wird.

Wie viel Zeit hat der Betreiber, um einen SIRE-Bericht zu kommentieren?

Der Betreiber hat nach der Übermittlung des Berichts eine Frist von 14 Tagen, um seine Kommentare hinzuzufügen. Nach Ablauf dieser Frist wird der Bericht veröffentlicht und bleibt 12 Monate lang für die Programmempfänger verfügbar.

Besteht ein Schiff eine SIRE-Inspektion oder fällt es durch?

Nein. SIRE liefert Inspektionsberichte, keine Zulassungen. Jede Ölgesellschaft, jeder Charterer und jedes Terminal wendet auf den Bericht, einschließlich der Kommentare des Betreibers, eigene Vetting-Kriterien an und entscheidet selbst, ob das Schiff eingesetzt wird.

Wie oft müssen die Fotos für SIRE 2.0 aktualisiert werden?

Die OCIMF verlangt, dass die Fotos im Photograph Repository alle sechs Monate erneuert werden. Es ist außerdem gute Praxis, sie immer dann zu aktualisieren, wenn eine wesentliche Änderung an Bord die vorhandenen Bilder ungenau macht.

Das Merchant-Modul von SupaMaritime bündelt die SIRE-2.0-Fragen und die zugehörigen Nachweise pro Schiff an einem Ort und verfolgt jede Korrekturmaßnahme von der Eröffnung bis zum Abschluss, mit benanntem Verantwortlichen und Frist, neben Zeugnissen, Wartung und Besatzungsunterlagen. Erfahren Sie, wie es Tankerbetreiber unterstützt, entdecken Sie das Merchant-Modul und sehen Sie sich die vollständige Funktionsliste an.