Il codice ISM nella pratica: sistema di gestione della sicurezza, DPA e audit
Ogni compagnia che gestisce una nave passeggeri, o una nave da carico di stazza pari o superiore a 500 GT, in viaggi internazionali opera sotto il codice ISM. È il motivo per cui a bordo ci sono manuali, checklist e registrazioni delle esercitazioni, ed è il motivo per cui una persona designata a terra è raggiungibile a qualsiasi ora.
Sulla carta il codice è breve. Fissa obiettivi e requisiti funzionali invece di regole dettagliate, e lascia a ogni compagnia il compito di costruire il proprio sistema di gestione della sicurezza (SMS) attorno alle proprie navi, ai propri traffici e alle proprie persone.
Questa guida spiega che cosa richiede il codice ISM nella pratica: come funziona la certificazione, che cosa deve contenere un SMS, il ruolo della persona designata a terra, che cosa succede durante un audit ISM e perché i sistemi deboli finiscono nei rapporti di fermo del Port State Control. È pensata per DPA, ispettori tecnici e marittimi, comandanti e responsabili della conformità.
Il codice ISM non chiede alle compagnie di scrivere manuali. Chiede di dimostrare, ogni giorno e su ogni nave, che ciò che i manuali descrivono è ciò che accade davvero. La maggior parte delle carenze ISM nasce nella distanza fra le due cose.
Che cos'è il codice ISM e perché esiste
L'International Management Code for the Safe Operation of Ships and for Pollution Prevention, noto come codice ISM, è stato adottato dall'IMO con la risoluzione A.741(18) nel 1993. È diventato obbligatorio attraverso il Capitolo IX della SOLAS, dedicato alla gestione della sicurezza delle navi.
Il codice nasce da gravi incidenti nei quali gli investigatori scoprirono che le cause profonde non stavano solo in plancia o in sala macchine, ma nel modo in cui le navi venivano gestite da terra. Il rovesciamento del traghetto ro-ro passeggeri Herald of Free Enterprise è il caso citato più spesso.
La risposta fu spostare l'attenzione da dotazioni e certificati alla gestione. Il codice stabilisce chi è responsabile della sicurezza, come comunicano nave e terra, come vengono segnalati i problemi e come la compagnia verifica che il proprio sistema funzioni.
Gli obiettivi sono dichiarati in modo semplice: sicurezza in mare, prevenzione di lesioni e perdite di vite umane, tutela dell'ambiente e dei beni. Ogni altra disposizione del codice è al servizio di questi scopi.
Il codice è stato emendato più volte fra il 2000 e il 2013, e gli ultimi emendamenti sono entrati in vigore il 1° gennaio 2015. La logica non è cambiata: pochi requisiti che ogni compagnia deve tradurre in un sistema funzionante e su misura.
A chi si applica il codice ISM e come funziona la certificazione
Navi e compagnie interessate
Il codice ISM è stato introdotto in due fasi, e quelle date ne definiscono ancora oggi l'ambito:
- Dal 1° luglio 1998. Navi passeggeri, incluse le unità veloci passeggeri, e petroliere, chimichiere, gasiere, bulk carrier e unità veloci da carico di stazza pari o superiore a 500 GT.
- Dal 1° luglio 2002. Le altre navi da carico e le unità mobili di perforazione offshore di stazza pari o superiore a 500 GT.
- La Compagnia. L'organizzazione che ha assunto la responsabilità dell'esercizio della nave: può essere l'armatore, una società di gestione o un noleggiatore a scafo nudo.
Documento di conformità e certificato di gestione della sicurezza
La certificazione ISM funziona su due livelli. La compagnia dimostra che la propria organizzazione a terra rispetta il codice, e ogni nave dimostra che il sistema è applicato a bordo. I certificati sono rilasciati dall'Amministrazione di bandiera o da un organismo riconosciuto che agisce per suo conto.
Il Document of Compliance (DOC) è rilasciato alla compagnia per i tipi di nave che gestisce. Ha validità di cinque anni, con una verifica annuale del sistema di terra, e una copia deve trovarsi a bordo di ogni nave coperta.
Il Safety Management Certificate (SMC) è rilasciato alla singola nave. Anch'esso vale cinque anni, con una verifica intermedia fra il secondo e il terzo anniversario. L'SMC presuppone che la compagnia abbia un DOC valido per quel tipo di nave.
Certificazione provvisoria
Le situazioni nuove hanno bisogno di una via d'ingresso. Il DOC provvisorio, valido fino a 12 mesi, consente a una nuova compagnia, o a una compagnia che aggiunge un nuovo tipo di nave, di iniziare a operare mentre il sistema si consolida. L'SMC provvisorio, valido fino a sei mesi, copre le navi nuove alla consegna, i cambi di bandiera e i cambi di compagnia di gestione.
I certificati provvisori sono un punto di partenza, non un'esenzione. L'audit completo che segue cerca evidenze oggettive che il sistema abbia davvero funzionato, quindi le registrazioni devono cominciare dal primo giorno.
Il sistema di gestione della sicurezza: che cosa deve contenere
L'SMS è il sistema strutturato e documentato della compagnia. Il codice non fornisce un modello, ma la sezione 1.4 elenca i requisiti funzionali che ogni sistema di gestione della sicurezza deve soddisfare:
- Politica di sicurezza e ambiente. Una politica scritta sulla sicurezza e sulla tutela ambientale, conosciuta e applicata a tutti i livelli, a terra e a bordo.
- Istruzioni e procedure. Regole per l'esercizio sicuro e la protezione dell'ambiente conformi alla normativa internazionale e dello Stato di bandiera.
- Autorità e comunicazione. Livelli di autorità e linee di comunicazione definiti fra il personale di terra e quello di bordo, e all'interno di ciascun gruppo.
- Segnalazioni. Procedure per segnalare incidenti e non conformità rispetto alle disposizioni del codice.
- Preparazione alle emergenze. Procedure per prepararsi e rispondere alle situazioni di emergenza.
- Audit e riesami. Procedure per gli audit interni e i riesami della direzione sul sistema.
Il codice chiede inoltre alla compagnia di valutare i rischi per le navi, il personale e l'ambiente, e di adottare misure di salvaguardia adeguate. Un buon SMS si costruisce quindi attorno alle operazioni che ogni nave svolge davvero, non si copia da un'altra flotta.
Le sezioni operative del codice
Dopo la politica, le responsabilità della compagnia e la persona designata a terra, il codice indica le aree che l'SMS deve coprire nell'operatività quotidiana:
- Sezione 5: responsabilità e autorità del comandante.
- Sezione 6: risorse e personale, con qualifiche, familiarizzazione e addestramento.
- Sezione 7: operazioni di bordo, con piani, procedure e istruzioni per le attività principali.
- Sezione 8: preparazione alle emergenze, esercitazioni e addestramenti.
- Sezione 9: segnalazione e analisi di non conformità, incidenti ed eventi pericolosi.
- Sezione 10: manutenzione della nave e delle dotazioni.
- Sezione 11: documentazione e controllo dei documenti.
- Sezione 12: verifica, riesame e valutazione da parte della compagnia.
La sezione 6 è il punto in cui gestione degli equipaggi e gestione della sicurezza si sovrappongono di più. Marittimi qualificati, certificati e idonei, una familiarizzazione corretta e registrazioni che provino entrambe le cose sono evidenze ISM essenziali, come spieghiamo nel nostro articolo sulla gestione degli equipaggi e la conformità MLC 2006.
La persona designata a terra: il collegamento fra nave e vertice aziendale
La sezione 4 del codice ISM impone a ogni compagnia di nominare una o più persone designate a terra (Designated Person Ashore, DPA). Il DPA ha il compito di garantire l'esercizio sicuro di ogni nave e di assicurare il collegamento fra la compagnia e chi si trova a bordo.
Due caratteristiche definiscono il ruolo. Il DPA deve avere accesso diretto al più alto livello della direzione ed è responsabile del monitoraggio degli aspetti di sicurezza e di prevenzione dell'inquinamento nell'esercizio di ogni nave, compresa la verifica che risorse e supporto da terra siano adeguati.
Nella pratica, il DPA è la persona a cui un comandante può rivolgersi quando un problema di sicurezza non trova soluzione attraverso la normale linea gerarchica. L'indipendenza conta: un DPA che riferisce solo al manager di cui si mettono in discussione le decisioni non può svolgere il ruolo come previsto.
Nel lavoro quotidiano il DPA segue le segnalazioni di incidenti e non conformità, controlla che le azioni correttive vengano chiuse, supporta gli audit interni, prepara i dati per il riesame della direzione e partecipa alla risposta alle emergenze della compagnia.
Niente di tutto questo funziona senza informazioni tempestive e affidabili dalla flotta. Un DPA che scopre un near miss tre settimane dopo, da un allegato email, sta monitorando la storia e non la sicurezza.
Nelle compagnie più piccole il DPA spesso unisce questo ruolo a compiti di qualità, security o conformità. È una scelta comune e accettabile, ma la funzione di monitoraggio non deve diventare un'attività marginale schiacciata fra altre responsabilità. L'IMO ha pubblicato linee guida su qualifiche, formazione ed esperienza attese per questo ruolo.
L'autorità prevalente del comandante
La sezione 5 rende il comandante responsabile di applicare a bordo la politica di sicurezza e ambiente, motivare l'equipaggio a rispettarla, impartire ordini e istruzioni chiari, verificare che i requisiti siano osservati, riesaminare periodicamente l'SMS e segnalarne le carenze alla direzione a terra.
Il codice va oltre. La compagnia deve dichiarare chiaramente nell'SMS che il comandante ha l'autorità prevalente e la responsabilità di prendere decisioni in materia di sicurezza e prevenzione dell'inquinamento, e di chiedere assistenza alla compagnia quando necessario.
Questo principio viene messo alla prova quando la pressione commerciale incontra il rischio operativo: un programma serrato, il meteo che peggiora in banchina, un'operazione di carico che non convince. Un comandante che ritarda la partenza per motivi di sicurezza deve poterlo fare senza doversi prima giustificare rispetto al contratto di noleggio.
Auditor e ispettori cercano prove che questa autorità sia reale. Riesami del comandante che riportano "nessun commento" anno dopo anno, o carenze segnalate all'ufficio e mai riscontrate, indicano un sistema che esiste soprattutto sulla carta.
Manutenzione, esercitazioni e non conformità nell'operatività quotidiana
Gran parte del codice ISM si vive in tre routine: mantenere la nave, prepararsi alle emergenze e imparare da ciò che va storto. Sono anche le aree in cui auditor e ispettori del Port State Control trovano la maggior parte delle lacune.
Manutenzione della nave e delle dotazioni
La sezione 10 chiede alla compagnia di mantenere la nave conforme alle norme e ai regolamenti applicabili e agli eventuali requisiti aggiuntivi interni. Le ispezioni si svolgono a intervalli adeguati, le non conformità vengono segnalate con la loro possibile causa, si adottano azioni correttive e si conservano le registrazioni.
Il codice chiede anche di individuare le apparecchiature e i sistemi tecnici il cui guasto improvviso potrebbe creare situazioni pericolose, e di promuoverne l'affidabilità. Questo comprende prove regolari dei sistemi di riserva e delle apparecchiature che non sono in uso continuo.
La manutenzione rinviata al prossimo bacino deve essere visibile e motivata, non spostata in silenzio. La nostra guida al bacino di carenaggio delle navi commerciali mostra come lo storico della manutenzione guidi la specifica dei lavori, mentre gli approcci basati sulle condizioni sono trattati in ROI della manutenzione predittiva nello shipping.
Preparazione alle emergenze ed esercitazioni
La sezione 8 chiede alla compagnia di individuare le possibili situazioni di emergenza a bordo, stabilire procedure di risposta e svolgere un programma di esercitazioni e addestramenti. L'organizzazione a terra deve poter rispondere in qualsiasi momento a pericoli, incidenti ed emergenze che coinvolgono le sue navi.
Un'esercitazione registrata ma non davvero eseguita è uno dei segnali più chiari di un sistema debole. Gli ispettori possono chiedere di svolgere un'esercitazione in loro presenza, e la sicurezza con cui l'equipaggio usa le dotazioni e conosce i propri compiti dice più di qualsiasi annotazione sul giornale di bordo.
Segnalare non conformità, incidenti e near miss
La sezione 9 richiede procedure per segnalare alla compagnia non conformità, incidenti ed eventi pericolosi, seguite da indagine, analisi e azioni correttive che migliorino sicurezza e prevenzione dell'inquinamento.
È con i near miss che questa sezione dimostra il suo valore. Una flotta che segnala molti quasi incidenti di solito non è meno sicura di una che non ne segnala nessuno. È più probabile che abbia una cultura in cui le persone parlano, e un sistema che trasforma piccoli segnali in cambiamenti prima che accada un incidente.
Audit ISM: audit interni, verifiche esterne e riesame della direzione
Il codice ISM si basa su verifiche a più livelli. Capire come si differenziano aiuta la compagnia a prepararsi a ogni audit ISM senza duplicare il lavoro e senza considerare l'audit esterno come l'unico che conta.
- Audit interni. La sezione 12 chiede alla compagnia di svolgere audit interni di sicurezza a bordo e a terra, per verificare che le attività di sicurezza e prevenzione dell'inquinamento siano conformi all'SMS. Gli auditor dovrebbero essere indipendenti dall'area verificata, salvo che le dimensioni della compagnia lo rendano impraticabile.
- Verifiche esterne. L'Amministrazione di bandiera, o un organismo riconosciuto per suo conto, esegue le verifiche iniziali, annuali, intermedie e di rinnovo di DOC e SMC.
- Riesame della direzione. La compagnia valuta periodicamente l'efficacia dell'SMS e lo aggiorna se necessario, usando risultati degli audit, riesami del comandante, segnalazioni e analisi degli incidenti.
- Azioni correttive. I rilievi di ogni livello vengono portati all'attenzione dei responsabili, e la direzione interviene tempestivamente per risolverli.
Gli auditor esterni classificano i rilievi. Una non conformità è una situazione in cui evidenze oggettive mostrano che un requisito del codice o dell'SMS non è stato soddisfatto.
Una non conformità maggiore è una deviazione identificabile che rappresenta una seria minaccia per il personale, la sicurezza della nave o l'ambiente, oppure una mancata applicazione efficace e sistematica di un requisito. Richiede un'azione correttiva immediata e può impedire il rilascio o il mantenimento dei certificati.
Un buon programma di audit interni dovrebbe trovare questi problemi prima di un auditor esterno. Un audit interno che per anni non produce rilievi raramente è segno di perfezione. Più spesso significa che l'audit controlla documenti e non pratiche.
Port State Control e fermi ISM: i segnali di un SMS di carta
I regimi di Port State Control come il Paris MoU, il Tokyo MoU e la US Coast Guard esaminano l'applicazione del codice ISM durante le ispezioni. Singole carenze su dotazioni o documenti portano spesso a una domanda più profonda: il sistema di gestione della sicurezza funziona davvero?
Quando le carenze sono gravi o ripetute, gli ispettori possono registrare una carenza ISM, che può giustificare il fermo della nave. Può anche portare a un esame più approfondito dell'SMS e, a seconda del regime, al coinvolgimento della bandiera o del suo organismo riconosciuto prima che la nave possa ripartire.
Gli schemi dietro i rilievi ISM sono ben noti. Insieme descrivono quello che nel settore si chiama SMS di carta: un sistema che sembra completo in ufficio e sullo scaffale, ma che a bordo non viene seguito.
- Procedure non seguite. Checklist firmate in anticipo, o lavori in coperta diversi da quanto descritto nel manuale.
- Esercitazioni non registrate o non realistiche. Registrazioni che non corrispondono al programma, o equipaggi che non sanno ammainare una lancia o usare le dotazioni antincendio quando richiesto.
- Near miss non segnalati. Registri vuoti su navi con pericoli evidenti, segno che le segnalazioni sono scoraggiate o semplicemente ignorate.
- Manutenzione scaduta. Lavori arretrati su apparecchiature critiche senza una motivazione documentata o una valutazione del rischio per il rinvio.
- Equipaggio che non conosce il sistema. Marittimi che non sanno spiegare i propri compiti in emergenza, trovare le procedure principali o dire chi è il DPA.
Nessuno di questi problemi nasce da un manuale mancante. Nascono dalla distanza fra documentazione e pratica quotidiana, e tendono a presentarsi insieme.
Da un SMS di carta a un sistema di gestione della sicurezza vivo
Colmare questa distanza è soprattutto una questione di informazioni. Quando procedure, registrazioni delle esercitazioni, lavori di manutenzione e segnalazioni di non conformità stanno in raccoglitori, fogli di calcolo e catene di email separati, nessuno a terra ha un quadro aggiornato di come il sistema funziona davvero.
La sezione 11 non impone la carta. I documenti devono essere controllati, le versioni valide devono essere disponibili in tutti i luoghi pertinenti e le modifiche devono essere riesaminate e approvate. Un sistema digitale con un'unica fonte di verità per tutta la flotta soddisfa questo requisito più facilmente di raccoglitori aggiornati via corriere.
I vantaggi vanno oltre il controllo dei documenti. Quando esercitazioni, manutenzione e segnalazioni sono registrate in un unico posto, il DPA vede le azioni scadute su tutta la flotta, l'auditor interno può esaminare le evidenze prima di salire a bordo e il riesame della direzione si basa su dati invece che su aneddoti.
Approfondiamo questo approccio nel nostro articolo sul software di gestione della flotta per la conformità marittima. Anche i dati digitali comportano rischi: l'IMO si aspetta che i rischi informatici siano gestiti all'interno del sistema di gestione della sicurezza, un tema che trattiamo in perché lo shipping è diventato un bersaglio del ransomware.
Ogni flotta sente la pressione in punti diversi. Sulle navi passeggeri, soggette al codice fin dall'inizio, esercitazioni, sicurezza dei passeggeri e rapidità di risposta da terra hanno la posta più alta. È il contesto del nostro modulo Ferry e della nostra pagina per gli operatori ro-pax.
Per le navi cisterna, le evidenze ISM alimentano anche il vetting commerciale. Gli ispettori valutano come il sistema di gestione della sicurezza funziona nella pratica, ed è per questo che trattiamo i due temi insieme nella nostra guida alle ispezioni SIRE 2.0.
Domande frequenti
Che cos'è il codice ISM in parole semplici?
Il codice ISM è lo standard IMO per la gestione e l'esercizio sicuro delle navi e per la prevenzione dell'inquinamento. Obbliga ogni compagnia ad avere un sistema di gestione della sicurezza documentato, a nominare una persona designata a terra e a dimostrare con audit che il sistema è applicato a terra e su ogni nave.
Che differenza c'è fra DOC e SMC?
Il Document of Compliance è rilasciato alla compagnia e attesta che la sua organizzazione a terra rispetta il codice ISM per determinati tipi di nave. Il Safety Management Certificate è rilasciato a ogni nave e attesta che il sistema è applicato a bordo. Entrambi valgono cinque anni, con verifiche periodiche.
Che cosa fa la persona designata a terra?
Il DPA monitora gli aspetti di sicurezza e prevenzione dell'inquinamento nell'esercizio di ogni nave, verifica che risorse e supporto da terra siano adeguati e fa da collegamento fra nave e compagnia. Il ruolo richiede accesso diretto al più alto livello della direzione.
Ogni quanto si svolge un audit ISM?
Le verifiche esterne seguono i certificati: verifica annuale per il DOC e verifica intermedia fra il secondo e il terzo anniversario per l'SMC, con rinnovo ogni cinque anni. Gli audit interni a bordo e a terra sono svolti dalla compagnia stessa, agli intervalli stabiliti nel suo SMS.
Le carenze ISM possono portare al fermo della nave in un'ispezione PSC?
Sì. Il Port State Control può registrare carenze ISM quando i rilievi dell'ispezione mostrano che il sistema di gestione della sicurezza non è applicato in modo efficace. Carenze gravi o ripetute possono giustificare il fermo e portare a un esame più approfondito dell'SMS prima che la nave possa ripartire.
SupaMaritime riunisce monitoraggio della conformità ISM, programmi delle esercitazioni, preparazione agli audit, certificati, manutenzione programmata e dati degli equipaggi in un unico sistema condiviso fra navi e ufficio. Per capire come supporta la gestione della sicurezza, scopri il modulo Merchant e l'elenco completo delle funzionalità, le nostre pagine per gli operatori di navi cisterna e gli operatori di bulk carrier, e il modulo Ferry per il trasporto passeggeri.
